Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội hay nhất năm 2022 cho các bạn học viên ngành đang làm Luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Luận văn thì với đề tài Luận văn: Thực hiện pháp luật công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.
2.2. THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Tổng số tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội tính đến tháng 4/2014 là 103, trong đó 10 Phòng công chứng và 93 Văn phòng công chứng. Năm 2007 có 9 tổ chức, năm 2008 có 26 tổ chức, năm 2009 có 51 tổ chức, năm 2010 có 50 tổ chức, năm 2011 có 68 tổ chức, năm 2012 có 96 tổ chức, năm 2013 có 103 tổ chức, năm 2014 có 103 tổ chức [57].
Với đội ngũ công chứng viên nhiều kinh nghiệm cộng với uy tín đã được tích lũy qua nhiều năm, các Phòng công chứng vẫn giữ được số lượng hợp đồng, giao dịch đều đặn, đặc biệt là các hợp đồng thế chấp; bảo đảm giải quyết nhanh chóng, đúng pháp luật đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân. Thời gian qua, hoạt động xã hội hóa công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội đứng đầu trong cả nước (năm 2007 chưa có Văn phòng công chứng được thành lập, đến hết năm 2013 có 93 Văn phòng công chứng). Đến nay, sau hơn 07 năm thi hành Luật Công chứng số 82/2006/QH11, sự phân biệt đối xử của các tổ chức và cá nhân trên địa bàn Thủ đô về sự khác nhau giữa Phòng công chứng và Văn phòng công chứng đã không còn.
2.2.1. Phòng công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Toàn thành phố có 10 Phòng công chứng, với 68 công chứng viên. Các Phòng đều chủ động rà soát, đơn giản hóa một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng nhằm nâng chất lượng phục vụ ngày càng tốt hơn. Các thủ tục, quy trình công chứng cũng như phí, thù lao đối với từng loại việc công chứng được niêm yết công khai. Các Phòng có trụ sở khang trang, rộng rãi, được nhà nước đầu tư trang thiết bị đầy đủ, đều ban hành nội quy, quy chế làm việc, chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc, bảo đảm giải quyết nhanh chóng, đúng pháp luật đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân [57].
Tại các Phòng công chứng, trước đây, trong khoảng thời gian từ 1990 đến 2006, bình quân mỗi Phòng công chứng có từ 4-5 công chứng viên và có từ 2-3 thư ký giúp việc cho các công chứng viên trong việc hướng dẫn hồ sơ, thủ tục cho người dân, soạn thảo và hướng dẫn người dân ký hợp đồng công chứng, công chứng viên kiểm tra lại các điều kiện thực hiện giao dịch, hợp đồng và ký công chứng, do đó, chất lượng các văn bản công chứng rất cao, trình tự, thủ tục chặt chẽ, khiến người dân cảm thấy sự nghiêm minh của pháp luật.
Tuy nhiên, sau khi Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ra đời, các Phòng công chứng phải chuyển thành đơn vị sự nghiệp, không bị hạn chế bởi biên chế nhà nước, nên các Phòng công chứng đã đề nghị bổ nhiệm công chứng viên cho tất cả những người đã có đủ tiêu chuẩn, dẫn tới số lượng công chứng viên tại các phòng công chứng tăng đột biến, dù biên chế không tăng. Hiện nay bình quân là 7 công chứng viên/1 Phòng công chứng, thậm chí Phòng công chứng số 3 thành phố Hà Nội hiện nay có 15 công chứng viên trên tổng số 30 người, gần như tất cả các thư ký nghiệp vụ, giúp việc cho các công chứng viên đều được bổ nhiệm công chứng viên sau khi Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ra đời. Kết quả là các công chứng viên tại các Phòng công chứng hoạt động gần như độc lập, không có sự trợ giúp của các thư ký như trước đây, công chứng viên phải kiêm cả những công việc sự vụ, hành chính (tất cả các khâu từ tiếp nhận hồ sơ, lấy phiếu hỏi, hướng dẫn người yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, soạn thảo hợp đồng, hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký kết hợp đồng), làm -tầm thường hóa- hình ảnh của công chứng viên trong mắt người dân. Việc duy trì tối thiểu 1 thư ký giúp việc cho công chứng viên là cần thiết, một mặt giúp công chứng viên các công việc mang tính chất hành chính, mặt khác cũng tạo cơ hội, điều kiện để các thư ký được rèn luyện các kỹ năng cần thiết trong nghề công chứng. Việc xã hội hóa công chứng tại Hà Nội đã diễn ra mạnh mẽ, các Phòng công chứng phải chuyển sang đơn vị sự nghiệp, tự chủ về mặt tài chính, áp lực cạnh tranh lớn, khiến biên chế của các Phòng công chứng không nhiều (bao gồm cả các bộ phận mang tính chất bắt buộc như kế toán, thủ quỹ, lưu trữ, bảo vệ…), trong khi số lượng công chứng viên lại nhiều, do đó, việc bố trí thư ký giúp việc cho công chứng viên rất khó khăn, hạn chế trong việc đào tạo đội ngũ kế cận cho các Phòng công chứng. Ngoài ra, hạn chế lớn nhất của các Phòng công chứng chính là thái độ tiếp dân, việc thực hiện đạo đức hành nghề công chứng. Vẫn còn hiện tượng công chứng viên hạch sách, cửa quyền, có thái độ không phù hợp trong khi tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:
===>>> Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Luật Học
2.2.2. Văn phòng công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Thực hiện chủ trương xã hội hóa lĩnh vực công chứng, số lượng các Văn phòng công chứng được thành lập trên địa bàn thành phố Hà Nội tăng lên nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu giao dịch ngày càng tăng của người dân.
Tính đến ngày 01/04/2014, toàn thành phố có 93 Văn phòng công chứng, trong đó 88 Văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, 05 văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Các Văn phòng công chứng khi mới thành lập có gặp một số khó khăn về vốn, trụ sở, nhân viên, khách hàng, xây dựng thương hiệu v.v… không ít Văn phòng công chứng ra đời khi chưa kịp chuẩn bị chu đáo về nhân sự, về cơ sở vật chất, làm ảnh hưởng chất lượng hoạt động. Vượt qua những khó khăn, trở ngại ban đầu, đến nay, đa số Văn phòng công chứng đã dần khẳng định được vị trí, vai trò của mình, hoạt động theo hướng ngày càng chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của người dân [57].
Tuy nhiên, các Văn phòng công chứng cũng xuất hiện những bất cập, hạn chế sau:
Thứ nhất, mặc dù chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng nhưng nhà nước không có chính sách ưu đãi, hỗ trợ để cụ thể hóa chủ trương này, người thành lập văn phòng công chứng phải tự đầu tư mua hoặc thuê trụ sở, mua sắm máy móc, trang thiết bị, tuyển nhân sự, chi phí hành chính,… Nhiều công chứng viên không có đủ điều kiện về tài chính nên phải góp vốn với người khác để thành lập văn phòng công chứng, dẫn đến trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi, trách nhiệm giữa người bỏ vốn đầu tư và công chứng viên đứng tên đăng ký thành lập văn phòng công chứng (ép ký hợp đồng trái quy định pháp luật, bỏ qua một số thủ tục, giấy tờ trong hồ sơ…). Do đó, nên quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của thành viên góp vốn, bảo đảm thành viên góp vốn không được can thiệp vào chuyên môn, nghiệp vụ của công chứng viên.
Trưởng Văn phòng công chứng Đống Đa Cáp Văn Chinh – nguyên thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao cho biết: Văn phòng công chứng Đống Đa chính thức đi vào hoạt động từ tháng 9-2008. Ngôi nhà hiện là trụ sở của Văn phòng công chứng Đống Đa thuộc sở hữu của luật sư Hoàng Đàm. Luật sư Đàm cũng là người đầu tư tài chính cho hoạt động của văn phòng. -Tới đầu tháng 4-2009 thì giữa tôi và anh Đàm bắt đầu có xung đột- ông Chinh nói.
Theo lời kể của ông Chinh, trong quá trình làm việc, luật sư Đàm đã soạn thảo một số hợp đồng liên quan đến việc góp vốn thành lập văn phòng, quyền và nghĩa vụ của luật sư Đàm và ông Chinh… Tinh thần chung của các bản hợp đồng đó là: luật sư Đàm là người góp vốn, nắm toàn quyền điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng. -Trong một hợp đồng, anh Đàm nói Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, anh Đàm là cổ đông, đồng thời là chủ tịch Hội đồng quản trị, còn tôi được cử làm trưởng Văn phòng công chứng… Tôi nói điều này không phù hợp với Luật Công chứng, không thể ký kết hợp đồng như vậy được. Vì đây là Văn phòng công chứng có một công chứng viên, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, trưởng văn phòng là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về hoạt động của văn phòng – ông Chinh bức xúc.
Sự việc không dừng lại ở đó, theo ông Chinh, luật sư Đàm còn cho lắp camera để theo dõi hoạt động của công chứng viên vì cho rằng – bỏ tiền ra góp vốn thì phải được quyền điều hành, giám sát…. Và từ khi phát sinh mâu thuẫn, luật sư Đàm đã giữ chặt con dấu của Văn phòng công chứng, quản lý tất cả giấy tờ gốc của văn phòng… [59]. Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Thứ hai, biểu hiện cạnh tranh không lành mạnh là điều dễ nhận thấy ở các Văn phòng công chứng. Như chuyện thu phí dịch vụ theo thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có văn phòng công chứng thu cao, có văn phòng công chứng thu thấp, dẫn đến sự không thống nhất. Để thu hút khách hàng đến với mình, nhiều khi các Văn phòng công chứng -đơn giản hóa- các loại giấy tờ, cố tình lược bỏ những thủ tục cần thiết, tùy tiện thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở trái pháp luật dẫn tới tình trạng công chứng ẩu, công chứng sai. Xuất hiện tình trạng công chứng viên lỉnh kỉnh mang theo đầy đủ -đồ nghề-, con dấu đi tới bất cứ địa chỉ nào mà khách hàng yêu cầu, để thực hiện công việc, bất chấp quy định của pháp luật. Thậm chí, có trường hợp giải quyết thủ tục công chứng tại nơi quán xá, nhà hàng, khó tránh khỏi những việc làm tiêu cực, sai trái.
Vẫn còn tình trạng một số văn bản công chứng chưa đảm bảo chặt chẽ, vẫn còn nhiều sai sót về lỗi kỹ thuật; Hồ sơ công chứng còn thiếu một số giấy tờ có liên quan, quy trình thực hiện các giao dịch công chứng chưa thực hiện tốt; một số công chứng viên chưa nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nghề nghiệp, nghiệp vụ còn non kém, chủ quan; lời chứng trong các văn bản công chứng còn thiếu chặt chẽ. Trụ sở làm việc của một số Văn phòng công chứng còn chật chội, chưa tách bạch giữa Văn phòng công chứng và tổ chức hành nghề khác, chưa thực hiện đúng theo Đề án và yêu cầu, hướng dẫn của cơ quan quản lý. Vì vậy, chưa đáp ứng được hết các yêu cầu cần thiết, tối thiểu của khách hàng. Có hiện tượng một số Văn phòng công chứng tự treo các biển hiệu tiếp nhận hồ sơ ở các địa điểm ngoài trụ sở… Ngoài ra, còn có hiện tượng trốn thuế ở một số Văn phòng, thiếu sự gắn kết về nghiệp vụ giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Một số Văn phòng vẫn có sự kiêm nhiệm trong hoạt động của nhân viên như: Kế toán kiêm lưu trữ, lưu trữ kiêm công tác văn phòng… [48].
Thứ ba, thời gian đầu thực hiện Luật Công chứng, các văn phòng công chứng tại Hà Nội được thành lập chủ yếu là các văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập. “Tính đến tháng 6 năm 2009, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã cấp đăng ký hoạt động cho 39 Văn phòng công chứng, trong đó có 04 văn phòng hoạt động theo mô hình Công ty hợp danh, 35 Văn phòng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân” [46].
Điều này cho thấy sự phù hợp của quy định với nhu cầu thực tiễn, mô hình doanh nghiệp tư nhân được ưu tiên lựa chọn hơn. Tính đến 4/2014, trong số 93 Văn phòng công chứng thì có 88 Văn phòng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, chỉ còn 5 Văn phòng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân. Thực tế cho thấy, Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân còn bất cập. Văn phòng công chứng có một công chứng viên duy nhất khiến cho hoạt động của cả Văn phòng bị phụ thuộc nhiều vào Trưởng văn phòng, các văn phòng này thường rơi vào tình trạng quá tải về công việc, ảnh hưởng đến sự chính xác, khách quan trong công việc, không có việc trao đổi nghiệp vụ giữa các công chứng viên trong công việc. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do các Văn phòng công chứng này chủ yếu do các công chứng viên sau khi nghỉ hưu hoặc chuyển từ các ngành nghề khác sang, độ tuổi khi thành lập Văn phòng công chứng tương đối cao, cộng với kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều, do đó ảnh hưởng tới chất lượng hoạt động chung của Văn phòng công chứng. Trong thời gian tới, khi lực lượng công chứng viên được đào tạo bài bản tăng lên, độ tuổi trẻ hơn, sức khỏe tốt hơn, thì những bất cập trên của Văn phòng công chứng do 1 công chứng viên thành lập sẽ không còn.
Thứ tư, công ty tư nhân và công ty hợp danh là 2 mô hình doanh nghiệp có sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp, tuy nhiên các Văn phòng công chứng không được hưởng các quyền của doanh nghiệp như mở văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại Điều 37 Luật doanh nghiệp, không được quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng,… mâu thuẫn với chủ trương khuyến khích xã hội hóa. Đây là những quyền chính đáng của doanh nghiệp nhằm mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng. Nhà nước chủ trương thu hút tư nhân tham gia lĩnh vực công chứng nhưng lại có nhiều quy định cản trở, gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ năm, các Văn phòng công chứng, giống như các doanh nghiệp, trong hoạt động của mình, các Văn phòng công chứng tùy theo sự tăng trưởng hay sụt giảm về doanh thu, khách hàng mà có sự điều chỉnh về mặt quy mô, nhân sự, tài chính,… Nếu hoạt động thuận lợi, khách hàng đông, doanh thu tăng nhanh, các Văn phòng công chứng sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô, tăng thêm số công chứng viên; ngược lại, nếu ít khách hàng, doanh thu giảm, các Văn phòng công chứng sẽ có nhu cầu giảm quy mô, giảm số lượng công chứng viên. Do đó, phát sinh yêu cầu chuyển đổi mô hình Văn phòng công chứng từ Văn phòng do một công chứng viên thành lập sang Văn phòng do hai công chứng viên trở lên thành lập và ngược lại. Đây là hoạt động rất bình thường trong kinh doanh, tuy nhiên, không có quy định trong Luật doanh nghiệp về sự chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh và ngược lại, đồng thời Luật Công chứng cũng không quy định về vấn đề này gây khó khăn cho việc tổ chức, hoạt động của các văn phòng công chứng.
Trong quá trình quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng, Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã thực hiện việc hạn chế thành lập các Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập, khuyến khích các Văn phòng công chứng chuyển từ mô hình danh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh. Điều này vừa thể hiện sự yếu kém của cơ quan quản lý nhà nước -không quản lý được thì cấm-, vừa đi ngược với chủ trương xã hội hóa, ảnh hưởng tới quyền lợi của người được bổ nhiệm công chứng viên. Nếu một người được bổ nhiệm công chứng viên nhưng không tham gia hành nghề tại Phòng công chứng, tại Văn phòng công chứng do từ 02 công chứng viên thành lập (do không thỏa thuận được về các điều kiện hợp tác), trong khi không được thành lập các Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập thì sẽ dẫn tới tình trạng -treo bút-, có thể bị miễn nhiệm theo quy định tại điểm d, khoản 2, Điều 20 Luật Công chứng số 82/2006/QH11. Do đó, cần tiếp tục duy trì mô hình Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập và cho phép Văn phòng công chứng được thuê công chứng viên theo hợp đồng lao động nhằm giữ sự ổn định trong hoạt động của Văn phòng công chứng.
2.2.3. Quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Căn cứ -Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020- đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 thì đến năm 2020, Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội là 121 tổ chức, trong đó đến hết năm 2015 là 95 tổ chức, giai đoạn 2016-2020 là 26 tổ chức.
Số lượng Văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay vượt so với quy hoạch là 08 (quận Cầu Giấy 04, quận Đống Đa 02, quận Hai Bà Trưng 01, huyện Sóc Sơn 01). Các Văn phòng công chứng này đều được thành lập trước khi có Quy hoạch được phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ [57].
Việc thực hiện quy hoạch công chứng trên địa bàn Hà Nội tồn tại những vấn đề sau:
Thứ nhất, do Thủ tướng Chính phủ ban hành quy hoạch chậm (Luật Công chứng có hiệu lực thi hành năm 2007 thì 3 năm sau mới có Đề án quy hoạch tổng thể và thêm 1 năm nữa mới có Tiêu chí quy hoạch) nên đã rơi vào tình trạng phát triển “nóng”, quận Cầu Giấy, một địa bàn không lớn, nhưng có tới 10 tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm Phòng công chứng số 3, các Văn phòng công chứng: Đông Đô, Miền Bắc, Việt, Hà Nội, Hà Thành, A1, A9, Ngọn Lửa Việt, Cầu Giấy). Trên trục đường Giải Phóng – Ngọc Hồi, chiều dài khoảng sáu, bảy km, cũng có tới 05 Văn phòng công chứng nằm cách nhau không xa, dẫn tới tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Trong khi đó, ở nhiều huyện ngoại thành, người dân phải vượt quãng đường dài, có khi vài chục km mới tới được Văn phòng công chứng, khiến người dân đi lại vất vả.
Thứ hai, việc quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng đang là vấn đề gây tranh cãi về cơ sở pháp lý. Theo quan điểm và thực tiễn xây dựng luật hiện nay, Chính phủ, các Bộ chỉ được hướng dẫn chi tiết, quy định những vấn đề được giao trong luật. Trong Luật Công chứng số 82/2006/QH11 không quy định nhiệm vụ này cho Chính phủ, Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, Chính phủ lại cho rằng, Chính phủ được quyền hướng dẫn những vấn đề phát sinh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước. Như vậy, cơ sở pháp lý đúng hay sai sẽ hạn chế hay khuyến khích việc thành lập các tổ chức hành nghề công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội.
2.2.4. Nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
2.2.4.1. Thời gian làm việc
Thực tiễn cho thấy, việc quy định thời gian làm việc theo ngày, giờ hành chính gây rất nhiều khó khăn cho người yêu cầu công chứng. Nhu cầu công chứng ngoài giờ hành chính rất lớn, nhất là với những giao dịch, hợp đồng có sự tham gia của nhiều người, việc bố trí tất cả mọi người (với công việc khác nhau) đến ký kết hợp đồng công chứng trong giờ hành chính rất khó. Do đó, cần quy định cho phép các tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ ngoài giờ hành chính. Quy định này cũng phù hợp với quy định về việc ký công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, diễn ra chủ yếu ngoài giờ hành chính.
2.2.4.2. Bồi thường thiệt hại
Luật Công chứng quy định khi xảy ra thiệt hại, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên gây ra. Quy định này có những tồn tại, bất cập sau:
Thứ nhất, Luật chỉ quy định việc bồi thường đối với lỗi gây ra cho người yêu cầu công chứng, mà không bồi thường cho các cá nhân, tổ chức liên quan.
Thứ hai, Luật quy định nghĩa vụ bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng nhưng không quy định trách nhiệm hoàn trả tiền của công chứng viên cho tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ ba, công chứng viên chịu trách nhiệm cá nhân về việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định Văn phòng công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra. Quy định như vậy mâu thuẫn với trách nhiệm cá nhân của công chứng viên đối với những hành vi của mình.
2.2.4.3. Lưu trữ hồ sơ công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định các tổ chức hành nghề công chứng phải có nơi lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên quy định này không cụ thể nên trụ sở nhiều Văn phòng công chứng có diện tích nhỏ dẫn tới diện tích bố trí để lưu trữ hồ sơ không đạt yêu cầu, nhân sự bố trí làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm, không được đào tạo chuyên môn về lưu trữ, không có các biện pháp để bảo quản hồ sơ,.v.v… gây khó khăn cho các hoạt động liên quan (tra cứu, trích xuất hồ sơ theo cầu của người yêu cầu công chứng và các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền…). Trong khi đó, hồ sơ công chứng được coi như là – sinh mệnh- của các công chứng viên, có giá trị chứng minh công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch là đúng hay không đúng theo quy định pháp luật. Mặt khác, nếu hồ sơ công chứng bị thất lạc, hư hỏng sẽ làm đứt đoạn tình trạng pháp lý của tài sản, dễ dẫn đến tranh chấp, kiện cáo. Tại Phòng công chứng số 3 thành phố Hà Nội, diện tích phòng lưu trữ là mặt sàn trên 400 m2, các hồ sơ lưu trữ được phân loại, sắp xếp theo thứ tự thời gian, được xếp trên các giá sắt, được đầu tư thiết bị chống ẩm mốc, rất thuận tiện cho công tác tra cứu, xem xét văn bản công chứng.
Về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 20 năm, các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 5 năm. Quy định này là không phù hợp với lý do:
Thứ nhất, thực tiễn bản chính văn bản công chứng và hồ sơ kèm theo có giá trị pháp lý như nhau. Khi có tranh chấp hay kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hồ sơ kèm theo như bản sao, giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy tờ tùy thân, giấy chứng minh tình trạng hôn nhân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu v.v… có giá trị chứng minh bản chính văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận là đúng hay không đúng theo quy định pháp luật.
Thứ hai, bản chính văn bản công chứng và hồ sơ kèm theo được lưu cùng hồ sơ. Nếu thời gian lưu trữ không thống nhất sẽ gây khó khăn cho quá trình lưu trữ và tiêu hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Thứ ba, văn bản công chứng có những loại trong thời gian ngắn các bên đã thanh lý hợp đồng như hợp đồng vay và thế chấp tài sản, đây là giao dịch chiếm số lượng lớn trong các hoạt động công chứng nếu thời gian lưu trữ kéo dài đến 20 năm trong khi các bên đã thống nhất thanh lý hợp đồng là không cần thiết. Mặt khác có những văn bản công chứng thời hạn 20 năm chưa thực hiện xong quyền và nghĩa vụ như hợp đồng thuê góp vốn bằng quyền sử dụng đất thời hạn 50 năm theo Luật đất đai, di chúc v.v… Nếu thực hiện theo quy định lưu trữ là 20 năm thì không hợp lý.
Do đó, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 cần quy định chặt chẽ về việc lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng (diện tích, máy móc, thiết bị, nhân sự…), thời hạn lưu trữ bản chính văn bản công chứng và hồ sơ kèm theo thống nhất một thời gian và có sự phân loại việc công chứng để xác định thời hạn lưu trữ phù hợp.
2.2.4.4. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Mua bảo hiểm là cơ chế chia sẻ rủi ro cho công chứng viên trong quá trình hành nghề, đây là một quy định cần thiết nhằm phòng ngừa trường hợp các công chứng viên chứng nhận sai, gây thiệt hại và phải bồi thường thiệt hại. Đặc biệt trong bối cảnh giá trị của các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Hà Nội rất lớn, từ vài trăm triệu đến hàng chục tỷ. Quy định này có một số bất cập sau: “Bản chất của bảo hiểm: là việc phân chia tổn thất của một hoặc một số người cho tất cả những người tham gia bảo hiểm cùng chịu. Bảo hiểm hoạt động dựa trên quy luật số đông” [10].
Như vậy, càng đông người tham gia bảo hiểm thì càng dễ phân chia rủi ro và công ty kinh doanh bảo hiểm mới bán bảo hiểm. Hiện nay, do số lượng công chứng viên còn ít, khi xảy ra rủi ro thì thiệt hại cho doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm cao nên các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm không muốn bán bảo hiểm cho các công chứng viên.
Luật Công chứng số 82/2006/QH11 cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định cụ thể, rõ ràng trong việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề công chứng về thời hạn mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, việc thanh tra, kiểm tra việc mua bảo hiểm của các văn phòng công chứng không chặt chẽ…, dẫn tới tình trạng các Văn phòng công chứng không mua bảo hiểm cho công chứng viên hoặc có mua bảo hiểm nhưng với số tiền bảo hiểm thấp so với giá trị của hợp đồng, giao dịch, các tổ chức bảo hiểm không bán bảo hiểm công chứng hoặc. Khi xảy ra trách nhiệm bồi thường thiệt hại, số tiền mà bảo hiểm thanh toán không bù đắp được thiệt hại, số tiền còn lại mà các công chứng viên phải gánh chịu là rất lớn. Theo Sở Tư pháp thành phố Hà Nội: tính đến nay, trên địa bàn Hà Nội vẫn còn 13 Văn phòng công chứng với 36 công chứng viên chưa mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp (Các Văn phòng công chứng: MHK, Ba Vì, Quốc Dân, Bảo Minh, Phú Xuyên, Bắc Hà, Hưng Vượng, Quốc Thái, Tiến Thịnh).
Ngoài ra, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định chỉ các Văn phòng công chứng phải mua bảo hiểm cho các công chứng viên làm việc tại tổ chức mình, mà không quy định tương tự đối với các công chứng viên làm việc tại các Phòng công chứng, nên khi xảy ra trách nhiệm bồi thường thì các công chứng viên làm việc tại các Phòng công chứng rất khó khắc phục được hậu quả do nghĩa vụ tài chính phải bồi thường rất lớn.
Về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Luật Công chứng mới chỉ quy định Văn phòng công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình, trong khi đó không chỉ hoạt động của công chứng viên Văn phòng mới gây ra rủi ro mà hoạt động của công chứng viên các Phòng công chứng cũng có thể gây ra rủi ro [28].
2.2.4.5. Sự chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan liên quan Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Dữ liệu công chứng là toàn bộ thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Mỗi một tổ chức hành nghề công chứng có cơ sở dữ liệu riêng của tổ chức mình, nhiều hay ít phụ thuộc vào thời gian hoạt động của mỗi tổ chức. Trước khi tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch, các tổ chức hành nghề công chứng phải kiểm tra dữ liệu để biết tình trạng của tài sản đã giao dịch hay chưa, có bị tranh chấp hay không. Tuy nhiên, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 không quy định về nghĩa vụ này của các tổ chức hành nghề công chứng, nên các tổ chức hành nghề công chứng thiếu sự liên kết, chia sẻ thông tin về các tài sản giao dịch. Do đó, các tổ chức hành nghề công chứng chỉ khai thác cơ sở dữ liệu của chính tổ chức mình có khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch. Điều này dẫn đến xảy ra tình trạng nhiều trường hợp trên cùng một thửa đất được chủ sử dụng mang đi công chứng nhiều lần ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau, sau đó lừa bán cho nhiều người hoặc thế chấp tại nhiều ngân hàng khác nhau mà tổ chức hành nghề công chứng không phát hiện được.
Ví dụ:
Ngày 16/12/2010, Văn phòng công chứng Hà Nội nhận được hồ sơ đề nghị công chứng hợp đồng ủy quyền giữa chủ sử dụng đất là vợ chồng ông Hoàng Văn Thắng với bên nhận ủy quyền là bà Vương Thị Chắt liên quan tới quyền sử dụng đất tại thôn La Thạch, xã Phương Đình, huyện Đan Phượng (Hà Nội). Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số S700348, vào sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số 00904/QSDĐ/ĐP do Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng cấp ngày 30/9/2004 mang tên ông Hoàng Văn Thắng. Hợp đồng ủy quyền đã được lập, ký và công chứng tại Văn phòng công chứng Hà Nội ngày 16/12/2010, số công chứng: 11850/2010, quyển số 07 TP/CC-SCC/HĐUQ.
Căn cứ hợp đồng ủy quyền này, ngày 17/12/2010, bà Vương Thị Chắt đã đến Văn phòng công chứng Hoàng Cầu ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng thửa đất nêu trên cho bà Lê Thị Thanh Hà. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 2209/2010 do công chứng viên Phạm Huy Đản chứng nhận ngày 17/12/2010.
Ngày 3/6/2011, bà Vương Thị Chắt tiếp tục cầm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nêu trên đến Văn phòng công chứng Hà Nội để chuyển nhượng cho bà Đoàn Thị Quý. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 014211/2011 do công chứng viên Lê Quốc Hùng chứng nhận mà chưa ký hủy Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 2209/2010.
Sau đó, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 014211/2011 và hợp đồng ủy quyền số 011850/2010 đã được ký hủy. Nhưng khi ông Thắng đi công chứng thế chấp tại Phòng công chứng số 3 thành phố Hà Nội thì phát hiện hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 2209/2010 do Văn phòng công chứng Hoàng Cầu ký ngày 17/12/2010 vẫn còn hiệu lực. Theo thông tin từ hệ thống mạng Uchi, cuối tháng 6/2011 Văn phòng công chứng Hoàng Cầu mới tham gia hệ thống mạng Uchi công chứng và đến tháng 11/2011 Văn phòng công chứng Hoàng Cầu mới đưa thông tin hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 2209/2010 lên hệ thống mạng này. Chính vì vậy, khi ký công chứng hợp đồng chuyển nhượng số 014211/2011, Văn phòng công chứng Hà Nội không có bất kỳ thông tin gì về hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 2209/2010 để yêu cầu khách hàng hủy [56].
Để bảo đảm an toàn trong hợp đồng, giao dịch công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội thì phải có sự chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Năm 2011, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo Sở Tư pháp, Hội công chứng thành phố Hà Nội và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố xây dựng Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (được gọi là chương trình UCHI) để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro cho việc công chứng các hợp đồng. Mục đích của Chương trình là hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản, hạn chế việc công chứng đối với tài sản đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất…, hạn chế việc sử dụng văn bản công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm và quản lý dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên địa bàn thành phố. Sở Tư pháp đã phối hợp với Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã để thống kê, cập nhật các trường hợp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất vào Chương trình. “Đến ngày 01/04/2014, 102/103 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội đã tham gia Chương trình, đã có hơn 1.400.000 thông tin trong Chương trình và dữ liệu về Giấy chứng nhận bị mất, thu hồi, bị hủy của 25/30 quận, huyện, thị xã” [51].
Do đó, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan cần quy định về cơ chế phối hợp nghiệp vụ và chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức quản lý tài sản trong việc xác định các thông tin chuẩn xác về nhà đất, tài sản để khi thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bảo đảm kịp thời, không gây khó khăn cho người dân; đồng thời, hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Ðối với việc cung cấp thông tin liên quan nhà đất, tài sản, nên có cơ chế công khai, minh bạch về trình tự, thủ tục, thời gian trả kết quả, lệ phí cung cấp thông tin.
2.3. THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC CÔNG CHỨNG Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
2.3.1. Thủ tục chung về công chứng
2.3.1.1. Thủ tục công chứng
Luật Công chứng số 82/2006/QH11 là luật chuyên ngành để hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện các quyền của mình trong lĩnh vực dân sự, thương mại, kinh tế. Thủ tục công chứng quy định khá chi tiết, đầy đủ các bước thực hiện để công chứng viên cũng như người yêu cầu công chứng có thể nắm rõ để thực hiện.
Tuy nhiên, quy định này có những hạn chế, bất cập sau:
Thứ nhất, hồ sơ công chứng không được quy định chi tiết, cụ thể trong Luật Công chứng số 82/2006/QH11 và các văn bản hướng dẫn thi hành, do đó các công chứng viên phải áp dụng nhiều quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác như Bộ luật Dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở, Luật kinh doanh bất động sản, Luật hôn nhân và gia đình, Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật cư trú,… khiến cho việc áp dụng Luật Công chứng số 82/2006/QH11 tưởng chừng như đơn giản, chặt chẽ lại trở nên phức tạp, không rõ ràng. Thực tế cho thấy, các công chứng viên, tùy theo trình độ, năng lực, kinh nghiệm của mỗi người đã tiếp nhận, xử lý một cách khác nhau, dẫn đến tình trạng tổ chức hành nghề công chứng này thì tiếp nhận yêu cầu công chứng nhưng tổ chức hành nghề công chứng khác thì từ chối, công chứng viên này thì tiếp nhận nhưng công chứng viên khác lại từ chối.
Trước khi Luật Công chứng số 82/2006/QH11 được ban hành, Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT về hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự công chứng các hợp đồng, văn bản về bất động sản (chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, thế chấp, thừa kế…).
Ví dụ:
Hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu công chứng, chứng thực bao gồm: a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (Mẫu số 01/PYC) hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 31/PYC);
Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Trường hợp trong thời hạn theo quy định tại Điều 184 của Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai, nếu người đang sử dụng đất chưa có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì phải có bản sao một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai; trường hợp người sử dụng đất có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính thì phải có xác nhận bằng văn bản (bản sao) của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất.
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
1.2. Ngoài các giấy tờ nêu tại điểm 1.1 khoản này, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa đất;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;
Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;
Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm; Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
1.3. Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu công chứng, chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực nêu tại điểm 1.1 và 1.2 khoản này [9].
Tuy nhiên, từ khi Luật Công chứng số 82/2006/QH11 có hiệu lực đến nay, Bộ Tư pháp chưa có văn bản hướng dẫn chi tiết tương tự như vậy, gây khó khăn cho việc thực hiện các thủ tục công chứng, cách hiểu khác nhau khi thực hiện. Từ thực tiễn hoạt động công chứng cho thấy, dù có quy định chi tiết về hồ sơ thì việc thực hiện vẫn gặp nhiều khó khăn, Ví dụ: chứng minh nhân dân quá hạn nhưng vẫn được công chứng viên chấp nhận, có trường hợp được thay thế bằng đơn xin cấp lại chứng minh nhân dân, thẻ ngành, giấy phép lái xe. Các giấy tờ về hộ tịch liên quan như chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,… bị cấp sai hình thức (đăng ký quá hạn, đăng ký lại, cấp lại, bản sao, bản chính…), sai thẩm quyền (thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân huyện thì lại do Ủy ban nhân dân xã cấp), sai sót trong các giấy chứng nhận về quyền sử dụng, sở hữu tài sản (sai tên tuổi, địa chỉ, diện tích, chưa đăng ký biến động…) khi bị các công chứng viên yêu cầu đính chính lại cho đúng theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng lại cho là bị gây khó dễ. Ngược lại, có những công chứng viên do hạn chế về kinh nghiệm hoặc dễ dãi nên đã chấp nhận những giấy tờ này, dẫn tới sai sót.
Một số hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số 4, số 7, số 8, số 9; Văn phòng công chứng Đống Đa, Hoàng Cầu, Thái Hà thiếu chứng minh thư nhân dân của các bên tham gia giao dịch. Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2, số 4, số 6, số 7, số 8; Văn phòng công chứng Đống Đa; Hoàng Cầu; Hồ Gươm; Vạn Xuân không lưu chứng minh thư nhân dân của cán bộ ngân hàng được ủy quyền tham gia ký kết hợp đồng thế chấp tài sản trong trường hợp được ủy quyền theo vụ việc. Tình trạng công chứng viên cho phép các bên tham gia giao dịch sử dụng chứng minh thư nhân dân quá hạn diễn ra ở hầu hết các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Việc công chứng viên của các Tổ chức hành nghề công chứng dễ dãi trong việc tiếp nhận hồ sơ công chứng khi không có đầy đủ giấy tờ tùy thân rất dễ gây nên tranh chấp [28].
Thứ hai, người yêu cầu công chứng vẫn phải đi lại nhiều lần để thực hiện thủ tục vì lý do sau:
Lần đầu, người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ, thường là một người đi nộp, ít khi tất cả những người tham gia giao dịch đi cùng một lúc, vì nếu không đủ giấy tờ sẽ phải ra về để bổ sung. Nếu hồ sơ đầy đủ sẽ được công chứng viên tiếp nhận và hẹn thời điểm ký công chứng. Nếu hồ sơ không đầy đủ sẽ phải bổ sung, có những giấy tờ chỉ là quên không mang theo thì có thể bổ sung ngay, nhưng cũng có những giấy tờ phải làm lại hoặc xin xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, sẽ mất nhiều thời gian.
Sau khi chuẩn bị đủ giấy tờ bổ sung, người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ lần 2, công chứng viên tiếp nhận và hẹn lịch ký. Việc ký kết có thể thực hiện ngay thời điểm nộp hồ sơ nhưng phụ thuộc vào lịch làm việc của công chứng viên có trống hay không.
Theo lịch hẹn, những người liên quan trong hợp đồng giao dịch đến để ký kết hợp đồng công chứng.
Như vậy, thông thường, người yêu cầu công chứng phải 3 lần đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng mới có thể thực hiện được yêu cầu của mình, làm mất thời gian, công sức, tiền bạc của người yêu cầu công chứng.
Thứ ba, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định khi nộp hồ sơ, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Thời điểm này không hợp lý và gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng. Một là, có thể làm thất lạc giấy tờ. Hai là, nhiều trường hợp bên mua, bên nhận thế chấp là người đi nộp giấy tờ nên không thể có được bản chính của bên bán, bên thế chấp. Ba là, thời điểm nộp hồ sơ chưa phải là thời điểm ký kết văn bản công chứng. Thực tế cho thấy, thời gian nộp hồ sơ và thời gian ký văn bản công chứng thường không trùng nhau, thậm chí có trường hợp cách nhau rất xa do người yêu cầu công chứng phải chuẩn bị lại giấy tờ, bận công tác… Ví dụ: có trường hợp người yêu cầu công chứng xuất trình hộ khẩu bản chính tại thời điểm nộp hồ sơ và được hẹn thời điểm ký công chứng. Nhưng ngay sau đó, người yêu cầu công chứng lại nộp hộ khẩu để đăng ký thay đổi địa chỉ thường trú tại cơ quan công an. Tại thời điểm ký công chứng sẽ không có hộ khẩu bản chính và địa chỉ thường trú của người yêu cầu công chứng đã thay đổi mà công chứng viên không biết. Do đó, công chứng viên thường yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính để đối chiếu tại thời điểm ký kết văn bản công chứng, đây là thời điểm quan trọng để công chứng viên xác minh nhân thân người yêu cầu công chứng, xác minh đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thể, hạn chế sai sót trong hành vi công chứng.
Thứ tư, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 chưa quy định nghĩa vụ giải thích của công chứng viên về nội dung hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công chứng. Đặc biệt là đối với những hợp đồng, giao dịch làm thay đổi quyền của chủ sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản (ví dụ: hợp đồng tặng cho tài sản) hoặc có hậu quả pháp lý xảy ra sau này (ví dụ: hợp đồng thế chấp, hợp đồng ủy quyền để chuyển nhượng, bán, thế chấp tài sản, di chúc…). Trong thời điểm hiện tại, mặt bằng dân trí còn thấp, cần có sự tư vấn, giải thích kỹ lưỡng để người yêu cầu công chứng lựa chọn hình thức văn bản công chứng phù hợp, đúng với nguyện vọng, có những trường hợp yêu cầu công chứng hợp đồng tặng cho, sau khi được giải thích là khi đăng ký sang tên cho người được tặng cho thì người tặng cho sẽ không còn quyền gì đối với tài sản, thậm chí là có thể bị đuổi ra khỏi nhà, người yêu cầu công chứng đề nghị không ký hợp đồng tặng cho nữa. Hoặc khi ký hợp đồng ủy quyền về việc định đoạt tài sản, trong điều kiện không thực hiện được việc mua bán, nếu một trong hai bên chết thì hậu quả pháp lý là hợp đồng vô hiệu, người nhận ủy quyền sẽ không thực hiện hợp đồng nữa. Hoặc khi ký hợp đồng thế chấp tài sản, hậu quả pháp lý là nếu không trả được nợ, ngân hàng sẽ phát mại tài sản để trả nợ, nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng không thực hiện hợp đồng, giao dịch nữa sau khi nghe công chứng viên giải thích. Hoặc khi lập di chúc chung vợ chồng, sau khi được giải thích nếu vợ/chồng chết trước, thì người còn lại không được sửa nội dung di chúc, người yêu cầu công chứng không muốn lập di chúc nữa… Do đó, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 cần quy định trách nhiệm của các công chứng viên trong việc giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch trước khi ký kết hợp đồng, giao dịch. Đây chính là yếu tố quan trọng để phát huy vai trò – thẩm phán phòng ngừa- của các công chứng viên.
Về công chứng hợp đồng ủy quyền: Hiện nay, việc công chứng hợp đồng ủy quyền liên quan đến ôtô và bất động sản rất nhiều. Hầu hết các trường hợp có nội dung là ủy quyền toàn quyền quản lý, sử dụng, thế chấp, chuyển nhượng, cho tặng tài sản. Điều đó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và rất dễ bị các bên lợi dụng để mua bán tài sản nhằm trốn tránh nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước mà Công chứng viên không có quyền từ chối thực hiện. Do đó trước khi ký vào lời chứng thì công chứng viên phải giải thích rõ cho người ủy quyền biết nội dung ủy quyền, khả năng rủi ro có thể xảy ra khi ủy quyền định đoạt tài sản [28].
2.3.1.2. Địa điểm công chứng Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, chỉ trừ một số trường hợp cụ thể, người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Việc công chứng tại trụ sở có đặc điểm: thể hiện sự trang trọng, tôn nghiêm của pháp luật, trụ sở tổ chức hành nghề công chứng khang trang, rộng rãi, có đủ các phương tiện phục vụ việc ký hợp đồng, thậm chí có trường hợp, người yêu cầu công chứng còn thực hiện việc thanh toán tiền giao dịch tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra dữ liệu công chứng và sửa đổi, bổ sung nội dung thỏa thuận trong hợp đồng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, hạn chế được hành vi lừa dối của người yêu cầu công chứng như giả mạo giấy tờ, giả mạo người ký…
Tuy nhiên, việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng diễn ra khá phổ biến, vận dụng -lý do chính đáng- theo quy định của Luật Công chứng số 82/2006/QH11.
Thực tế thanh tra cho thấy, số lượng các vụ việc công chứng ngoài trụ sở khá nhiều. Ngoài các lý do người yêu cầu công chứng ốm, già yếu thì nhiều hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở còn có lý do bận công tác, để bảo quản giấy tờ, tài liệu gốc…; Thậm chí một số hồ sơ của Phòng công chứng số 7, Văn phòng công chứng Thăng Long, công chứng viên còn thực hiện việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở mà không có lý do [28].
Nguyên nhân chính là do người yêu cầu công chứng tương đối bận, số lượng người tham gia đông, nếu thực hiện việc công chứng trong giờ hành chính sẽ rất khó khăn trong việc bố trí, sắp xếp thời gian cho các bên. Ngoài ra, 1 nguyên nhân quan trọng khác, do đặc thù của thị trường bất động sản ở nước ta, cộng với trình độ hiểu biết về pháp luật còn hạn chế, người dân thường giao dịch với nhau bằng các hợp đồng viết tay, khi chưa có đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật. Ví dụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất khi chưa có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, mua bán căn hộ khi mới có hợp đồng góp vốn, hợp đồng mua bán căn hộ mà chưa có Giấy chứng quyền quyền sở hữu căn hộ. Khoảng thời gian từ khi mua bán thực tế diễn ra cho đến khi diện tích đất, căn hộ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu là từ 3 đến 5 năm, khi đó giá trị của bất động sản đã thay đổi rất nhiều so với thời điểm diễn ra giao dịch. Do đó, khi người nhận chuyển nhượng, người mua đến nhờ người chuyển nhượng, người bán ký hợp đồng chính thức để sang tên thì thường người chuyển nhượng, người bán không hợp tác, nêu ra nhiều lý do để không ký hợp đồng công chứng được, trong đó có lý do bố mẹ bận công việc, con cái bận học hành, không đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng được. Khi đó, người nhận chuyển nhượng, người mua phải yêu cầu các công chứng viên bố trí thời gian đến địa điểm theo yêu cầu để công chứng hợp đồng.
Tuy có một số hạn chế trong việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng so với công chứng tại trụ sở như: địa điểm ký công chứng không trang trọng, nhiều khi ký tại nhà hàng, quán xá, việc sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong hợp đồng khó khăn,… nhưng hoạt động này phần nào đã tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu công chứng về mặt thời gian, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, trong bối cảnh có quá nhiều các thủ tục hành chính phải thực hiện trong giờ hành chính, mặt khác, góp phần tăng doanh thu cho các tổ chức hành nghề công chứng, khuyến khích xã hội hóa do thu thêm phí dịch vụ ký ngoài trụ sở; hơn nữa, một lý do quan trọng là, địa điểm công chứng không ảnh hưởng đến hành vi công chứng, dù địa điểm ở bất cứ đâu thì công chứng viên vẫn phải thực hiện đầy đủ các bước của thủ tục công chứng theo quy định. Do đó, không nên hạn chế việc công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, mà nên quy định địa điểm ký tùy thuộc vào yêu cầu của người yêu cầu công chứng và khả năng đáp ứng của công chứng viên.
Lê Quốc Hùng – Trưởng Văn phòng công chứng Hà Nội: Không cần quy định việc công chứng bắt buộc phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng vì công chứng viên chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về văn bản công chứng nên việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở nếu công chứng viên thấy thuận lợi. Từ đó, trong quá trình bàn thảo sửa đổi Luật Công chứng, không nhất thiết phải tiếp tục giữ lại Điều 39 quy định về địa điểm công chứng [11].
2.3.1.3. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng (khoản 1 Điều 44). Quy định này trái với quy định tại Điều 588 Bộ luật Dân sự về đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền:
Điều 588. Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền
Trong trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.
Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.
Trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền [35].
Tương tự như vậy, quy định này trái với quy định tại Điều 103 Luật nhà ở về đơn phương hủy hợp đồng thuê nhà:
Điều 103. Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở
Bên cho thuê nhà ở có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng khi bên thuê nhà ở có một trong các hành vi sau đây:
- Không trả tiền thuê nhà ở theo thỏa thuận trong hợp đồng liên tiếp trong ba tháng trở lên mà không có lý do chính đáng;
- Sử dụng nhà ở không đúng mục đích như đã thỏa thuận; c) Cố ý làm hư hỏng nhà ở cho thuê;
- Sửa chữa, cải tạo, đổi nhà ở đang thuê hoặc cho người khác thuê lại nhà ở đang thuê mà không có sự đồng ý của bên cho thuê nhà ở;
- Làm mất trật tự, vệ sinh môi trường, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sinh hoạt của những người xung quanh đã được bên cho thuê nhà ở hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc lập biên bản đến lần thứ ba mà vẫn không khắc phục.
Bên thuê nhà ở có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở khi bên cho thuê nhà ở có một trong các hành sau đây:
- Không sửa chữa nhà ở khi nhà ở có hư hỏng nặng;
- Tăng giá cho thuê nhà ở bất hợp lý hoặc tăng giá mà không thông báo cho bên thuê nhà ở biết trước theo thỏa thuận;
- Khi quyền sử dụng nhà ở bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.
- Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở phải thông báo cho bên kia biết trước ít nhất một tháng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
- Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật [36].
Đây là hai loại hợp đồng không ngang bằng về quyền, nghĩa vụ giữa bên ủy quyền và được ủy quyền, giữa bên thuê nhà và cho thuê nhà, do đó, nếu quy định việc hủy bỏ phải có sự thỏa thuận của hai bên sẽ gây sự hiểu lầm về quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch, dẫn đến hành vi ký kết sai. Thực tế cho thấy, giao dịch về ủy quyền định đoạt nhà đất rất phổ biến, mà thực chất là giao dịch mua bán, chuyển nhượng, khi có điều khoản quy định việc hủy bỏ hợp đồng phải có sự thỏa thuận của hai bên khiến người yêu cầu công chứng rất yên tâm khi ký kết, nhưng về bản chất, quyền sở hữu về tài sản luôn luôn thuộc về người ủy quyền. Do đó, không nên quy định về việc hủy bỏ phải có thỏa thuận của hai bên đối với hợp đồng ủy quyền và hợp đồng thuê nhà.
Lê Quốc Hùng: Cần hợp chuẩn một số quy định còn mâu thuẫn giữa các luật: Khoản 1 Điều 44 Luật Công chứng quy định việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận, cam kết của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch đó. Trong khi đó, Điều 425 Bộ luật Dân sự 2005 lại quy định một bên có quyền hủy hợp đồng, Điều 103 và Điều 124 Luật nhà ở cũng quy định một bên có quyền đơn phương hủy hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng quản lý nhà ở. Sự mâu thuẫn này đã gây lúng túng cho người yêu cầu công chứng cũng như công chứng viên [11].
2.3.1.4. Sự phối hợp giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức liên quan Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Để thực hiện được mục đích của mình trong giao dịch dân sự, kinh tế, người dân phải thực hiện nhiều bước với thủ tục, hồ sơ khác nhau, trong đó thủ tục công chứng chỉ là một khâu.
Ví dụ: Để thực hiện việc chuyển nhượng, mua bán nhà đất, người dân phải thực hiện các bước sau: Bước một, ký kết hợp đồng công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Bước hai, nộp hồ sơ đăng ký sang tên từ người bán, chuyển nhượng sang người mua, nhận chuyển nhượng tại cơ quan tài nguyên và môi trường. Bước ba, nhận thông báo thuế và nộp thuế thu nhập cá nhân, trước bạ đối với diện tích nhà đất chuyển nhượng, mua bán tại kho bạc. Bước bốn, nộp giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính tại cơ quan tài nguyên và môi trường để nhận Giấy chứng nhận đã được đăng ký sang tên.
Để thực hiện việc thế chấp tài sản, người dân phải thực hiện các bước sau: Bước một, ký kết hợp đồng công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Bước 2, đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan tài nguyên và môi trường. Bước ba, thực hiện việc giải ngân khoản vay tại tổ chức tín dụng.
Với mỗi một bước như vậy, người dân phải thực hiện các thủ tục khác nhau, mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc để thực hiện. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, cần có quy định sự liên thông về thủ tục giữa các cơ quan liên quan (cơ quan thuế, kho bạc, công an, đăng ký giao dịch bảo đảm, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và nhà), lấy các tổ chức hành nghề công chứng là cơ quan “một cửa” thực hiện các thủ tục, người dân chỉ nộp hồ sơ một lần và nhận kết quả tại các tổ chức hành nghề công chứng, tạo thuận lợi cho người dân trong thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế, mà vẫn bảo đảm sự an toàn, đúng quy định của pháp luật.
Mặc dù đã có sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố nhưng công tác phối hợp giữa Sở Tư pháp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã còn hạn chế, chưa kịp thời bàn bạc, trao đổi, thống nhất để giải quyết một số khó khăn, vướng mắc liên quan đến công chứng [57].
2.3.2. Thủ tục công chứng một số loại giao dịch cụ thể
2.3.2.1. Công chứng hợp đồng ủy quyền Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
Trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhu cầu thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền rất lớn, đặc biệt là việc ủy quyền thực hiện các giao dịch về bất động sản. Nguyên nhân của việc người dân phải làm công chứng ủy quyền là vì các quy định của nhà nước đã hạn chế việc làm thủ tục sang tên trong khi các thủ tục khác không kịp để gối đầu giải quyết dẫn đến việc người dân phải chấp nhận làm công chứng ủy quyền. Giấy tờ chưa đầy đủ và thường xảy ra đối với nhà chung cư. Sau quá trình xây dựng, bàn giao nhà cho người mua nhưng chủ đầu tư chưa thể quyết toán, hoàn công công trình nên không thể làm thủ tục để cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở cho người mua. Thời gian từ lúc nhận bàn giao nhà cho đến khi nhận được Giấy chứng nhận thông thường mất khoảng 2 năm. Ngoài nguyên nhân này ra thì còn một số trường hợp với suy nghĩ mua nhà để ở, không mua đi bán lại nên làm thủ tục nhanh gọn nhất, đỡ tốn các chi phí trước bạ, thuế thu nhập cá nhân từ chuyển nhượng bất động sản… nên chỉ làm công chứng ủy quyền. Đối với xe ô tô, do giá trị thấp, lệ phí trước bạ sang tên cao, mong muốn thủ tục nhanh chóng, đơn giản nên thay vì thực hiện mua bán, hiện tượng người sử dụng xe ký kết hợp đồng ủy quyền khá phổ biến.
Tuy nhiên, Luật Công chứng không quy định cụ thể về thủ tục hợp đồng ủy quyền, các công chứng viên khi công chứng áp dụng các quy định trong Bộ luật Dân sự, khi thực hiện gặp một số vướng mặc có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu hoặc xảy ra tranh chấp, kiện cáo, cụ thể như:
Thứ nhất, hợp đồng ủy quyền có nội dung ủy quyền thế chấp tài sản để vay vốn tại các tổ chức tín dụng. Thực tế cho thấy, người được ủy quyền khi mang tài sản đi công chứng hợp đồng thế chấp đều bị các tổ chức hành nghề công chứng từ chối. Nguyên nhân là do nội dung ủy quyền trái với quy định tại khoản 1 Điều 342 của Bộ luật Dân sự: “Thế chấp tài sản là việc một bên (sau đây gọi là bên thế chấp) dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự đối với bên kia (sau đây gọi là bên nhận thế chấp) và không chuyển giao tài sản đó cho bên nhận thế chấp” [36].
Theo quy định này, thế chấp là việc chủ sở hữu tự mang tài sản của mình để thế chấp. Chủ sở hữu có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc ký kết hợp đồng thế chấp nhưng với điều kiện số tiền vay, lãi suất và các nghĩa vụ khác vẫn phải do chủ sở hữu thực hiện. Trong trường hợp này, hợp đồng ủy quyền đã khiến người được ủy quyền “lầm tưởng” mình là người sở hữu tài sản.
Thứ hai, hợp đồng ủy quyền, đặc biệt là các hợp đồng có nội dung định đoạt tài sản được ủy quyền, có ghi thời hạn ủy quyền là -không có thời hạn-, điều này dẫn đến cách hiểu là không có thỏa thuận về thời hạn của hợp đồng, do đó hợp đồng hết hạn sau 1 năm ký kết theo quy định tại Điều 582 Bộ luật Dân sự, trong khi mong muốn của người nhận quyền đối với tài sản thường là cho đến khi thực hiện xong việc bán tài sản: “Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền” [36].
Nếu sau khi hợp đồng hết hạn, người được ủy quyền thực hiện việc bán tài sản được ủy quyền sẽ không thực hiện được, theo đó tài sản được ủy quyền lại thuộc về bên ủy quyền, tranh chấp sẽ xảy ra giữa các bên.
Thứ ba, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 không quy định về thủ tục ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Trường hợp này xảy ra rất nhiều trong thực tế, các công chứng viên khi tiếp nhận hồ sơ vẫn hướng dẫn và thực hiện hợp đồng này theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP được ban hành trước khi Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ra đời.
Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng.
Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, thì bên ủy quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn của họ công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi họ thường trú hoặc tạm trú có thời hạn công chứng, chứng thực tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền [14].
2.3.2.2. Công chứng văn bản thừa kế
Việc công chứng Văn bản khai nhận, phân chia di sản, có một số bất cập, hạn chế sau:
Thứ nhất, trong việc xác định những người được quyền thừa kế di sản của người chết để lại theo quy định của pháp luật thì đối với trường hợp những người chết đã cao tuổi, bố mẹ của họ đã chết từ trước 1975 rất khó để người yêu cầu công chứng xin được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, có tổ chức hành nghề công chứng không đề nghị người yêu cầu công chứng phải chứng minh bố mẹ của người chết đã chết, có tổ chức bắt buộc người yêu cầu công chứng phải có giấy tờ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, thậm chí có những giấy xác nhận ban quản lý nghĩa trang với nội dung -ông A, bà B có mộ chôn tại nghĩa trang của địa phương-.
Thứ hai, theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP thì khi thực hiện công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế phải thực hiện niêm yết thông báo khai nhận thừa kế tại Ủy ban nhân dân xã, phường 30 ngày, nhằm tránh để lọt người được hưởng thừa kế còn trong Luật Công chứng số 82/2006/QH11 thì không có quy định nào về vấn đề này. Do đó, có tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện công chứng đã không thực hiện thủ tục niêm yết thông báo khai nhận thừa kế có tổ chức hành nghề công chứng vẫn thực hiện thủ tục này, dẫn đến thời gian thực hiện giữa 2 bên là khác nhau.
Chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thông báo khai nhận di sản tại địa phương có di sản để lại vì hiện nay còn có nhiều cách hiểu khác nhau và áp dụng khác nhau. Có nơi thì vẫn niêm yết thông báo theo Nghị định 75/CP trong thời hạn 30 ngày nhưng có tổ chức hành nghề công chứng lại không niêm yết thông báo vì cho rằng Luật Công chứng không quy định phải niêm yết [28].
Thứ ba, việc xác nhận số lượng người được hưởng di sản thừa kế rất khó khăn, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 không quy định và cũng không có hướng dẫn về điều này. Thông thường, các tổ chức hành nghề công chứng hay yêu cầu người được hưởng thừa kế cung cấp sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, tuy nhiên chỉ chấp nhận đối với lý lịch Đảng viên hoặc lý lịch cán bộ tại các cơ quan nhà nước, lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường thường không được chấp nhận, do Ủy ban nhân dân xã, phường chỉ xác nhận -ông A có hộ khẩu tại địa phương- mà không xác nhận ông A có bao nhiêu anh/chị/em. Do đó, không có căn cứ để các công chứng viên xác định số lượng người được hưởng di sản thừa kế. Luận văn: Thực trạng tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY
===>>> Luận văn: Giải pháp đảm bảo thực hiện luật công chứng tại HN
