Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12 hay nhất năm 2022 cho các bạn học viên ngành đang làm Luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Luận văn thì với đề tài Luận văn: Quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn

Chứng thực là một hoạt động mang tính hành chính – pháp lý, do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện, cốt yếu nhằm mục đích hỗ trợ cho chức năng quản lý nhà nước.

Quốc gia nào cũng vậy, việc quản lý nhà nước được dựa trên hệ thống quy định chặt chẽ của pháp luật trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể. Việc cấp quyền sở hữu, quyền sử dụng hay văn bằng, chứng chỉ, giấy phép,… cũng chỉ là tiền đề nhằm hợp thức hoá các quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức, đồng thời tạo một công cụ quản lý nhà nước thêm hiệu lực, hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế các loại giấy phép, giấy chứng nhận, văn bằng, chứng chỉ,… thường có một bản hoặc cấp một lần (trừ trường hợp cấp lại, cấp đổi, cấp mới) mà nhu cầu giao dịch thì lại nhiều, cần nhiều bản cho một giao dịch hoặc nhiều giao dịch cùng một lúc. Thế nên, việc chứng thực giấy tờ tất yếu được ra đời và cũng là hoạt động rất thiết thực với đời sống, đặc biệt trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hợp tác toàn cầu như hiện nay.

Rõ ràng, hoạt động chứng thực là cần thiết, tuy vậy nếu không có sự ràng buộc mặt pháp lý và cơ chế quản lý phù hợp sẽ gây ra nhiều hệ luỵ nghiêm trọng, nhất là thời điểm mà cơ chế thị trường can thiệp sâu rộng như hiện nay. Thực tế cho thấy việc quản lý nhà nước đối với chứng thực còn thiếu sót và có kẻ hở để hành vi sai lệch làm ảnh hưởng đến lợi ích của cá nhân, tổ chức và suy giảm uy tín Nhà nước. Bởi lẽ:

Một là, mức độ tinh vi, tiểu xảo trong làm giả giấy tờ, giấy phép, bằng cấp, chứng chỉ….ngày càng nhiều và đa dạng. Đặc biệt đối với thực trạng dân số đông đúc, mật độ giao dịch cao và thường xuyên.

Hai là, tình hình thực tế tiến hành công tác quản lý nhà nước đối với chứng thực còn bất cập, có thể nói vẫn còn việc sai lệch quy trình, còn ảnh hưởng bởi văn hoá địa phương. Bên cạnh đó, chế định pháp luật chưa thực sự hoàn thiện, chất lượng cán bộ, công chức và trình độ chuyên môn cũng gặp không ít khó khăn. nước ta, hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực đã được chú trọng và phát triển rõ ràng, từ sau Cách mạng tháng Tám thành công năm 1945, thì Sắc lệnh số 59/SL được ban hành quy định về “Thể lệ thị thực các giấy tờ” đã là căn cứ pháp lý quan trọng. Sau đó, từ thời điểm đổi mới đến nay, nhiều Nghị định của Chính phủ được ban hành và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế cũng lần lượt ra đời và hoàn thành sứ mệnh, đến hiện tại là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây được xem là văn bản tương đối hoàn thiện và đang là căn cứ quan trọng cho hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực.

Theo đó, Uỷ ban nhân dân cấp huyện được giao nhiệm vụ cung ứng dịch vụ chứng thực (Phòng Tư pháp) lại vừa thực hiện quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn, rõ ràng đây là nhiệm vụ khó và quan trọng cho một đơn vị hành chính cấp huyện.

Trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, với mật độ dân số đông đúc (9.815 người/km²), nhiều khu công nghiệp, trường đại học được hình thành, đồng thời đây là cửa ngõ giao thương các khu vực, cũng như nước ngoài, do đó nơi đây trở thành nơi thu hút đầu tư phát triển các khu công nghiệp – thương mại – dịch vụ. Theo đó, các hoạt động giao dịch, trao đổi sẽ diễn ra nhộn nhịp, điều này dẫn đến hoạt động chứng thực hợp đồng giao dịch, mua bán, chứng thực giấy tờ lại càng nhiều. Đồng thời, tình hình xã hội hoá đối với hoạt động chứng thực được chú trọng, đó là việc chuyển giao một số thẩm quyền cho các tổ chức hành nghề công chứng và đạt được những kết quả nhất định, vì vậy rất cần sự can thiệp, quản lý để kiểm soát đảm bảm thực hiện đúng quy định của pháp luật. Mặt khác, tình hình quản lý nhà nước đối với chứng thực gặp nhiều khó khăn, bất cập do thể chế chưa rõ ràng, cơ cấu tổ chức, nhân lực mỏng, áp lực công việc lớn. Do đó, tác giả lấy tên đề tài “Quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh“, mà trọng tâm xuyên suốt là hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực của Uỷ ban nhân dân Quận 12.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Dịch Vụ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Quản Lý Công

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Khóa luận: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Dịch vụ công, dịch vụ hành chính công luôn được nhiều tác giả chú ý và lựa chọn nghiên cứu. Trong lĩnh vực chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực cũng vậy. Các công trình nghiên cứu của các tác giả như:

Đề tài nghiên cứu về “Quản lý nhà nước về chứng thực thực trạng và phương hướng đổi mới” của tác giả Chu Thị Tuyết Lan năm 2012 [15]. Luận văn làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về Quản lý nhà nước về chứng thực. Đánh giá thực trạng Quản lý nhà nước về chứng thực. Phương hướng đổi mới và đề xuất các giải pháp cơ bản nhằm đổi mới Quản lý nhà nước chề chứng thực trước khi Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời.

Đề tài nghiên cứu về “Quản lý nhà nước về chứng thực hiện nay – Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Sỹ Chung [9]. Luận văn đã phân tích hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần Nghị định 79/2007/NĐ-CP nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà nước đối với hoạt động của chính quyền và ngành tư pháp thành phố Hà Nội. Về phạm vi, luận văn đã khảo sát thực tiễn ở cấp huyện và cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Đề tài nghiên cứu “Quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực huyện Hoài Đức, Thành phố Hà Nội” của tác giả Nguyễn Duy Giang [10]. Luận văn phân tích hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần Nghị định 79/2007/NĐ-CP, nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực của chính quyền huyện Hoài Đức và ngành Tư pháp Thành phố Hà Nội.

Đề tài nghiên cứu “Quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội” của tác giả Phan Thanh Hương [11]. Luận văn đã phân tích hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần Nghị định 79/2007/NĐ-CP.

Đề tài nghiên cứu về “Nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành chính công trong hoạt động cấp phép và chứng thực tại uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm, tỉnh Lâm Đồng” của tác giả Vũ Thị Lịch năm 2013 [16]. Bài viết đi sâu vào hai lĩnh vực quan trọng và thiết yếu đó là cấp phép và chứng thực, song lại giới hạn về hoạt động cung ứng dịch vụ, chưa rõ về hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực.

Đặc san “Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 chủ đề pháp luật về chứng thực” của tác giả Vũ Thị Thảo [39]. Đặc san đã cho khái niệm về chứng thực, phân biệt giữa công chứng và chứng thực. Đặc san phân tích hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng, giao dịch.

Các đề tài trên tiếp cận ở nhiều góc độ khác nhau, cơ bản làm rõ được chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực cả về lý luận lẫn thực tiễn. Nhưng xét trên phạm vi địa bàn Quận 12 trong thời gian 05 năm trở lại, chưa có tên đề tài nào trùng lặp với Quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh mà tác giả tiếp cận theo góc độ Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn Khóa luận: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Mục đích của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận, đi sâu phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực của UBND Quận 12. Chỉ ra ưu, nhược điểm trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực của UBND cấp huyện nói chung và UBND Quận 12 nói riêng .

Để hoàn thành mục tiêu đó, luận văn cần tập trung giải quyết các nhiệm vụ:

Một là, phân tích tổng quan chung về cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực của UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Hai là, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12.

Ba là, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện cho hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND cấp huyện từ năm 2015 đến nay (12/2019). Cụ thể:

Phạm vi quy mô: Tại địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.

Phạm vi thẩm quyền: Thẩm quyền quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12.

Phạm vi thời gian: Từ năm 2015 đến nay (12/2019).

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu Khóa luận: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam và pháp luật của Nhà nước, chương trình cải cách nền hành chính đặc biệt là cải cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020.

Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phân tích, tổng hợp, phương pháp so sánh và phỏng vấn sâu. Ngoài ra, luận văn sử dụng phương pháp khảo sát bằng phiếu thực tế nhằm làm rõ các nội dung QLNN đối với chứng thực trên thực tế.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Nghĩa lý luận: Luận văn sẽ đưa cái nhìn tổng thể, có hệ thống về hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực dưới góc độ thẩm quyền UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Làm cơ sở để hoàn thiện hơn hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.

Nghĩa thực tiễn: Qua việc tìm hiểu, phân tích thuận lợi, khó khăn trong công tác quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, từ đó có những giải pháp nhằm hoàn thiện trong cách thức quản lý đối với lĩnh vực này, bên cạnh đó luận văn cũng là tài liệu tham khảo cho các địa phương có nhu cầu.

7. Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 03 chương.

Chương I: Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn quận.

Chương II: Thực trạng quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận

Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cho hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12.

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN

1.1. Những vấn đề chung về chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

1.1.1. Khái niệm chứng thực

Theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về Công chứng, chứng thực định nghĩa về chứng thực như sau: “Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định” [5]. Tuy nhiên, Nghị định 79/2007/NĐ-CP và nay là Nghị định 23/2015/NĐ-CP không có quy định nào định nghĩa về chứng thực mà chỉ đưa ra định nghĩa các hoạt động chứng thực cụ thể như: cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Pháp luật hiện hành không khái niệm cụ thể chứng thực là gì, nhưng thông qua các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận đối với các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch dân sự của cá nhân, tổ chức qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản và các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch. Bao gồm: cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Tuỳ theo cách tiếp cận, mục đích, phạm vi và thời điểm nghiên cứu sẽ có cách hiểu khác nhau về hoạt động chứng thực. Chẳng hạn:

Tại Thuỵ Sĩ, chỉ có quy định điều chỉnh về hoạt động chứng thực mà chưa có sự tách biệt riêng thành Luật Công chứng, Luật Chứng thực, còn chứng thực có thể hiểu là: “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc dịch.”[39]

Tại Cộng hoà Liên bang Đức, tại Điều 39 Chương III Luật Công chứng ngày 28/09/1969 quy định về chứng thực đơn giản: “Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ.”[39] nước ta, trong Sắc lệnh số 59/SL của Chủ tịch Hồ Chí Minh về ấn định thể lệ việc thị thực giấy tờ, Người không dùng “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”: “Các uỷ ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Uỷ ban thị thực phải là Uỷ ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Uỷ ban ở nơi sở tại bất động sản.”

Thông tư số 858/QLTPK ngày 10/10/1987 quy định về công chứng nhà nước là văn bản pháp luật đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng thực”: Công chứng viên có thể chứng thực chữ ký của người lập ra các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa.

Tại Điều 19 Nghị định số 31/CP ngày 18/05/1996 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước:

“Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.”

Tại Việt Nam năm 2000 với việc ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực (gọi tắt là Nghị định 75/2000/NĐ-CP) thì mới có sự phân biệt giữa thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”. Theo đó ” Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp động giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định.”

Như vậy theo quy định số 75/2000/NĐ-CP hoạt động chứng thực bao gồm:

Xác nhận sao y giấy tờ;
Xác nhận hợp đồng, giao dịch;
Xác nhận chữ ký.

Tiếp đến là sự ra đời của Luật Công chứng 2006 điều chỉnh hoạt động công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính (gọi tắt là Nghị định 79/2007/NĐ-CP) điều chỉnh hoạt động chứng thực sao y bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực chữ ký. Như vậy hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 79/2007/NĐ-CP, tuy nhiên nghị định này chưa nêu khái niệm “Chứng thực” mà chỉ giải thích việc cụ thể từng mảng của hoạt động chứng thực. Có thể thấy phạm vi của hoạt động chứng thực chỉ còn:

Cấp bản sao từ sổ gốc;
Chứng thực bản sao từ bản chính;
Chứng thực chữ ký cá nhân (bao gồm bản dịch từ Tiếng việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại) trong các loại giấy tờ, văn bản phụ vụ cho giao dịch dân sự.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP không điều chỉnh chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản hướng dẫn; Luật Nhà ở năm 2005 và các văn bản hướng dẫn; như vậy vô hình chung Nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (gọi tắt là Nghị định 88/2009/NĐ-CP) quy định cụ thể các loại hợp đồng, giao dịch, giao dịch mà UBND cấp xã được chứng thực, sẽ chồng chéo với hoạt động công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Bởi bản chất của hoạt động công chứng là xác nhận tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, thẩm quyền này đã giao cho các tổ chức hành nghề công chứng. Nhận thấy được điều này nên Nghị định 88/2009/NĐ-CP đã quy định cho

UBND cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà các tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu. Ở những nơi tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng hợp đồng, giao địch thì UBND cấp tỉnh sẽ quyết định cho các tổ chức này làm, đồng thời UBND cấp huyện, cấp xã của địa bàn đó không thực hiện chức năng chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008 về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP. Luật Công chứng 2006 và Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã phân biệt được hai hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong các loại văn bản, giấy tờ.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hoạt động chứng thực được cụ thể hoá trong các thuật ngữ:

Chứng thực bản sao từ bản chính;
Chứng thực chữ ký;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Hiện hay chủ trương chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện tại 63/63 tỉnh thành của cả nước. Tuy nhiên đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản thì vẫn được đảm nhiệm của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, như vậy sẽ giảm tải áp lực cho các tổ chức hành nghề công chứng.

Tóm lại, trải qua các thời kỳ cho đến nay, Việt Nam chưa có văn bản pháp luật nào có khái niệm rõ ràng và đầy đủ bản chất của hoạt động chứng thực, mà chỉ có khái niệm gắn chứng thực với một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên có thể khái quát chứng thực như sau: “Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân, để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính,…”

1.1.2 Chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Căn cứ theo Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực là Phòng Tư pháp của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức ngoại giao của Việt Nam, Tổ chức lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Đối với Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Đối với Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

Chứng thực di chúc;

Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Đới với cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện [3].

Đối với Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)[3].

Chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực có thể là cá nhân, tổ chức nhà nước và cũng có thể là cá nhân, tổ chức được uỷ quyền trong xã hội thực hiện. Nhìn chung chủ thể cung ứng dịch vụ đa dạng, tạo điều kiện cho người dân lựa chọn và mang tính cạnh tranh cao trong quá trình hoàn thiện chất lượng dịch vụ.

1.1.3 Nội dung, đặc điểm, phân loại chứng thực và phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Nội dung chứng thực

Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính – pháp lý của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao y bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Về bản chất cơ quan thực hiện chứng thực chỉ chứng thực đúng bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, trạng thái năng lực hành vi dân sự, thời gian, địa điểm của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của văn bản, giấy tờ, điều khoản thoả thuận mà mình yêu cầu chứng thực.

Đặc điểm chứng thực

Một là, chứng thực là hoạt động mang tính hành chánh pháp lý do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.

Khác với hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng không mang tính quyền lực nhà nước và có thể uỷ quyền, hoạt động chứng thực do UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan đại diện Việt Nam và ngoài ra vẫn do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nhưng được giới hạn bởi phạm vi cung ứng dịch vụ trong một số lĩnh vực.

Hai là, chứng thực là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật.

Đó là hoạt động nhân bản các giấy tờ có tính pháp lý đã được cơ quan nhà nước xác nhận cho phép áp dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội. Nhằm bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức. Mục tiêu xa hơn đó là phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước được hiệu lực, hiệu quả.

Ba là, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản đã chứng thực.

Vì là hoạt động có tính quyền lực nhà nước nên chủ thể thực hiện phải có trách nhiệm về hành vi của mình trong việc xác thực, điều này thể hiện tính pháp quyền xã hội chủ nghĩa và tăng cường tính pháp chế trong các hoạt động cung ứng dịch vụ công.

Phân loại chứng thực:

Nếu tiếp cận theo chủ thể thực hiện thì:

Phòng Tư pháp của UBND cấp huyện;
UBND cấp xã;
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và các tổ chức được uỷ quyền;
Các Tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu tiếp cận theo nội dung thực hiện thì:

Chứng thực bản sao từ bản chính;
Cấp bản sao từ sổ gốc;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng:

Trên thực tế vẫn còn nhiều trường hợp nhầm lẫn giữa hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng, về cơ bản có thể phân biệt hai hoạt động này như sau:

Một là, về khái niệm:

“Công chứng” là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi chung là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi chung là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. (Điều 2, Luật công chứng 2014).

“Chứng thực” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, hợp pháp của bản sao từ sổ gốc, bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Bao gồm các hoạt động sau: Cấp bản sao từ sổ gốc; Chứng thực bản sao từ bản chính; Chứng thực chữ ký.

Hai là, về thẩm quyền và nội dung thực hiện:

Công chứng là hoạt động do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện:

Phòng Công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân).
Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên trở lên thành lập theo quyết định của UBND tỉnh và được Sở Tư pháp cấp giấy phép hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, cũng có con dấu và tài khoản riêng, thu nhập từ nguồn phi và các nguồn hợp pháp khác theo quy định.

Chứng thực là thẩm quyền chủ yếu do cơ quan nhà nước thực hiện:

UBND cấp huyện (do Phòng Tư pháp phụ trách, tham mưu);
UBND cấp xã;
Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Công chứng viên;

Tuỳ từng loại giấy tờ mà hoạt động chứng thực được thực hiện ở cơ quan khác nhau.

Ba là, về giá trị pháp lý:

Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác; có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”. Về giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực: Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản”.

Tóm lại, hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, khác về thẩm quyền, khác về đối tượng, tính chất công việc và khác nhau về tính chất pháp lý. Đây là cơ sở để đổi mới về nhận thức lý luận về hoạt động chứng thực ở Việt Nam hiện nay.

1.2. Quản lý nhà nước đối với chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

1.2.1. Khái niệm, đặc điểm của quản lý nhà nước đối với chứng thực

1.2.1.1. Khái niệm quản lý nhà nước đối với chứng thực

Quản lý là hoạt động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý tác động đến đối tượng quản lý, bằng các công cụ, phương pháp quản lý để đạt được mục tiêu đã định trước.

Quản lý nhà nước (QLNN) được hiểu theo hai phạm vi:

Theo nghĩa rộng: QLNN là toàn bộ hoạt động của Nhà nước nói chung, mọi hoạt động mang tính Nhà nước, nhằm thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước. Chủ thể của QLNN theo nghĩa rộng là tất cả các cơ quan Nhà nước của bộ máy nhà nước, tức là cả hệ thống các cơ quan thực hiện chức năng Lập pháp, hành pháp và tư pháp.

Theo nghĩa hẹp: QLNN theo nghĩa rộng bao hàm QLNN theo nghĩa hẹp, chủ thể chủ yếu QLNN theo nghĩa hẹp là toàn bộ hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước đứng đầu là Chính phủ và các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

Như vậy, bản chất của QLNN chính là bản chất của hoạt động chấp hành và điều hành. Hoạt động chấp hành là việc thực hiện trên thực tế các luật và các văn bản mang tính chất luật của Nhà nước, các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên nói chung. Điều hành là hoạt động dựa trên cơ sở luật và các văn bản cấp trên để chỉ đạo trực tiếp hoạt động của đối tượng được quản lý.[12,tr.407]

Quản lý nhà nước đối với chứng thực là việc nhà nước thông qua các hoạt động xây dựng, hoàn thiện pháp luật về chứng thực, tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực, xử lý vi phạm pháp luật về chứng thực, thực hiện sự tác động mang tính quyền lực nhà nước lên các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực chứng thực nhằm định hướng cho xử sự của các chủ thể tham gia trong lĩnh vực chứng thực phù hợp với yêu cầu của pháp luật.

1.2.1.2. Đặc điểm của quản lý nhà nước đối với chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Quản lý nhà nước đối với chứng thực có những đặc điểm của quản lý nhà nước nói chung, song cũng có những đặc điểm riêng, do tính chất đặc thù của lĩnh vực chứng thực quy định. Đó là những đặc điểm sau:

Một là, chủ thể thực hiện quản lý nhà nước đối với chứng thực

Chủ thể quản lý nhà nước đối với chứng thực là các cơ quan nhà nước, tổ chức được pháp luật quy định có thẩm quyền quản lý hoặc tham gia quản lý nhà nước về chứng thực. Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với chứng thực được tổ chức thành một hệ thống hoạt động theo nguyên tắc tập trung, thống nhất chỉ đạo, điều hành quản lý từ Trung ương xuống địa phương.

Chủ thể thực hiện hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực được quy định chi tiết từ Điều 41 đến Điều 43 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

Hai là, công cụ quản lý nhà nước đối với chứng thực

Quản lý nhà nước đối với chứng thực sử dụng các quy định pháp luật về chứng thực là chủ yếu. Các quy định này tồn tại dưới hình thức một hệ thống từ nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Các quy định được hoàn thiện dần theo thời gian, hiện nay trên thực tế căn cứ chủ yếu tiến hành hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực là Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đồng thời vẫn xem xét lĩnh vực chứng thực trong khuôn khổ các Bộ Luật, Luật và quy định liên quan để hợp lý nhất.

Ba là, đối tượng quản lý nhà nước đối với chứng thực

Đối tượng của quản lý nhà nước đối với chứng thực đa dạng, nó bao gồm hoạt động của các cá nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực từ trong và ngoài Nhà nước thực hiện.

Cán bộ tư pháp, cơ quan tư pháp cấp dưới là đối tượng quản lý của cơ quan nhà nước cấp trên là cơ quan quản lý theo ngành dọc. Ở những lĩnh vực quản lý chuyên ngành liên quan, phải chịu sự quản lý, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quyền lực ở Trung ương và địa phương. Những đối tượng bị quản lý phải định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình hoạt động của ngành với Bộ Tư pháp, UBND cùng cấp, báo cáo công tác tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực trước HĐND địa phương, chịu sự giám sát của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, Mặt trận và đoàn thể ở địa phương…

UBND cấp dưới là đối tượng quản lý của cơ quan nhà nước cấp trên. UBND cấp Tỉnh chịu trách nhiệm trước Chính phủ về quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương do mình quản lý.

Các cơ quan khác của Nhà nước là đối tượng quản lý nhà nước đối với chứng thực gồm: Bộ Tài chính, Cục kiểm soát thủ tục hành chính, Bộ ngoại giao,… là đối tượng quản lý khi thực hiện chức năng phối hợp hoạt động, phải chịu sự quản lý, kiểm tra, giám sát của các chủ thể quản lý có thẩm quyền.

Bốn là về mục đích quản lý nhà nước về chứng thực

Mục đích riêng của quản lý nhà nước về chứng thực là quản lý chặt chẽ các quan hệ xã hội, đảm bảo hoạt động chứng thực được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo giá trị về mặt pháp lý cho giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

Mục đích tổng quát của quản lý nhà nước đối với chứng thực là nhằm thể chế hoá đường lối xây dựng nền kinh tế thị trường hướng xã hội chủ nghĩa, thực hiện chủ động hội nhập; tham gia tích cực vào quá trình toàn cầu hoá; xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế- xã hội, thúc đẩy công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước…

1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy cung ứng dịch vụ chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự sắp xếp theo một trật tự của các bộ phận trong một cơ quan, tổ chức để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình. Tuỳ vào mỗi chức năng, nhiệm vụ cũng như loại hình dịch vụ cung ứng mà có sự bố trí, sắp xếp khác nhau cho phù hợp và thuận tiện.

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ nêu dẫn chứng về cơ cấu tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực của UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

Cơ cấu tổ chức bộ máy cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp huyện được tổ chức theo cơ cấu ngành dọc. Cơ quan chuyên môn tại UBND cấp huyện đảm nhận trực tiếp cung ứng dịch vụ này là Phòng Tư pháp sẽ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ từ cơ quan chuyên môn cấp trên – sở Tư pháp, đồng thời chịu sự chỉ đạo của UBND cùng cấp và thực hiện chỉ đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho công chức chuyên trách tại UBND cấp xã.

Cùng với các loại hình DVHCC khác, cơ cấu tổ chức bộ máy cung ứng dịch vụ chứng thực được tổ chức theo mô hình cơ chế một cửa tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan HCNN ở địa phương, có thể khái quát như sau:

Một, lãnh đạo của Phòng Tư pháp. Bộ phận này sẽ thực hiện ký chứng thực các văn bản, hồ sơ đã được chứng thực và chịu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra sai sót về nghiệp vụ hay vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực. Ngoài ra, lãnh đạo phòng còn có trách nhiệm trong công tác chỉ đạo QLNN về chứng thực theo phạm vi thẩm quyền được phân cấp trong quy định của pháp luật.

Hai, bộ phận đảm nhận trực tiếp hoạt động chứng thực tại Phòng Tư pháp. Cơ cấu nhân sự cho bộ phận này thường từ một đến hai công chức có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, giải đáp thắc mắc, thực hiện nghiệp vụ chứng thực, trình lãnh đạo ký chứng thực. Do vậy, đây cũng là bộ phận chịu trách nhiệm cùng với lãnh đạo nếu để ra sai sót hay có hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình cung ứng dịch vụ này.

Ba, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ)- trực thuộc Văn phòng UBND cấp huyện. Đây là bộ phận được thiết lập nhằm TN&TKQ hồ sơ cho người dân tại một đầu mối, có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ từ phía người dân, kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc về thủ tục hành chính có liên quan, chuyển hồ sơ cho Phòng Tư pháp và trả kết quả cho người dân.

1.2.3. Quy trình cung ứng dịch vụ

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ nêu dẫn chứng về quy trình cung ứng dịch vụ chứng thực của UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

Mỗi một DVHCC đều được quy định về quy trình, thủ tục hành chính theo quy định để đảm bảo hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả, hợp lý và thuận tiện cho người dân. Được vận hành theo cơ chế một cửa, do vậy, có thể khái quát quy trình cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp huyện được tiến hành như sau:

Bảng 1.1. Quy trình cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp huyện theo cơ chế một cửa

Sơ đồ 1.1. Quy trình cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp huyện theo cơ chế một cửa.

1.2.4. Nội dung quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND cấp huyện Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Pháp luật là công cụ quan trọng để nhà nước tổ chức quản lý xã hội nhất là khi xây dựng một chế độ xã hội mới. Cho nên, nhà nước cần phải thực hiện các hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật, xử lý vi phạm pháp luật. Đây là ba khâu quan trọng của qui trình quản lý nhà nước bằng pháp luật, hoạt động quản lý nhà nước sẽ không thực hiện được nếu thiếu một trong ba khâu đó. Giữa chúng tồn tại một mối quan hệ khăng khít, không thể tách rời cấu thành nội dung của quản lý nhà nước bằng pháp luật. Quản lý nhà nước về chứng thực cũng vậy, nội dung của nó được cấu thành từ ba khâu là xây dựng và hoàn thiện các qui định của pháp luật về chứng thực, tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, bảo vệ các quy định của pháp luật về chứng thực.

Nước ta hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực do Chính phủ quản lý chung thống nhất. Bộ Tư pháp tham mưu cho Chính phủ về hoạt động này trên phạm
Cả nước; Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối với các Cơ quan đại diện. Ở địa phương là hệ thống cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp quản lý tại địa bàn thuộc phạm vi thẩm quyền.

Tại Khoản 2, Điều 43 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015, UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước đối với chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Một là, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Cán bộ, công chức là nguồn lực quan trọng để nền hành chính quốc gia hoạt động hiệu quả. Hoạt động thực thi công vụ của cán bộ, công chức có tác động rất lớn đến tình hình ổn định của đất nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội với yêu cầu ngày càng cao của hệ tiêu chuẩn, tiêu chí quy định đối với cán bộ, công chức nên chỉ thông qua đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ mới có thể đáp ứng được việc nâng cao trình độ, kiến thức, phẩm chất để thực thi công việc được tốt hơn. Lĩnh vực chứng thực cũng không ngoại lệ, đây là một hoạt động liên quan đến nhiều lĩnh vực, đặc thù ở việc các quy định thường xuyên cập nhật để phù hợp với thực tế, nếu không có các hoạt động bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho cán bộ, công chức thì rất dễ lúng túng, thậm chí làm sai. Đồng thời, thông qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ sẽ là phương tiện tương tác với thực tiễn mà cán bộ, công chức gặp khó khăn trong quá trình làm việc để hoàn thiện các quy định về chứng thực sao cho hài hoà và không chồng chéo với các quy định của lĩnh vực khác.

Đối với UBND cấp xã, hoạt động chứng thực được xem là một trong những công việc nhiều áp lực, tiếp xúc trực tiếp với dân, nhiều loại giấy tờ, nhiều thắc mắc và đòi hỏi cán bộ Tư pháp – Hộ tịch phải nắm rõ chuyên môn, nghiệp vụ. Thực tế có những vấn đề phát sinh không phải lúc nào họ cũng đủ khả năng, thẩm quyền đáp ứng cho người dân, do đó, việc hướng dẫn, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ cấp cơ sở là thiết thực. Đó có thể là hoạt động cung cấp tài liệu liên quan, là mở lớp tập trung cán bộ chứng thực để phổ biến quy định mới, kỹ năng nghiệp vụ khác. Hoặc thậm chí việc hướng dẫn được trao đổi qua điện thoại, email.

Hai là, tổ chức thực tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực

Chứng thực là một hoạt động liên quan đến hầu hết các lĩnh vực đời sống, với hệ thống quy định có tần suất biến động cao (lịch sử cho thấy khoảng năm 05 năm lại thay đổi quy định), chưa ổn định, thẩm quyền đa dạng, nếu không được tiếp cận thông tin thì người dân rất dễ nhầm lẫn và tất nhiên sẽ có sai phạm.

Bằng trách nhiệm, thẩm quyền và chức năng của mình, UBND cấp huyện có thể tổ chức tuyên truyền dưới nhiều hình thức đa dạng khác nhau. Chẳng hạn như:

Tổ chức buổi toạ đàm, phổ biến đến cán bộ, công chức đang công tác trong lĩnh vực chứng thực tại địa phương và các tổ chức, cá nhân có liên quan đảm bảo các đối tượng này có thể nắm bắt, triển khai, vận dụng và thi hành một cách hiệu quả, đúng pháp luật. Đồng thời, hướng dẫn các cấp cơ sở trong việc tổ chức các buổi tuyên truyền đến người dân đảm bảo đa số người dân được tiếp cận đến pháp luật trong lĩnh vực này một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

Hoạt động niêm yết, công khai là hoạt động triển khai niêm yết thủ tục hành chính, lệ phí, đảm bảo luôn cập nhật thủ tục, chủ thể giải quyết, lệ phí hiện hành, thời gian trả kết quả. Bên cạnh đó, nêu cao tinh thần xây dựng mô hình chính phủ điện tử với hàng loạt các thủ tục hành chính, dịch vụ công được cung cấp trực tuyến, chú trọng cấp độ 3, 4 nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian cho người dân, đồng thời nâng cao mức độ chuyên nghiệp, kỹ năng cho cán bộ, công chức. Và đây cũng chính là một kênh phổ biến pháp luật hiệu quả.

Về cơ bản, mục đích của việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật nói chung và quy định về chứng thực nói riêng là nhằm đem lại hiểu biết, nghiêm túc chấp hành, không làm trái pháp luật và xây dựng ý thức thượng tôn pháp luật làm cho cán bộ, công chức, người dân. Các hoạt động này một mặt làm cho pháp luật của Nhà nước đi vào đời sống xã hội, mặt khác nhằm nâng cao nhận thức của người dân khi thực hiện pháp luật.

Ba là, cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

Căn cứ Điều 40 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, như sau:

Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 của Nghị định này.

Ngoài ra, UBND cấp huyện là một trong những chủ thể được trao thẩm quyền cung ứng dịch vụ chứng thực, hoạt động này tại cơ quan này được phân tích ở những khía cạnh sau:

Về thẩm quyền cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND cấp huyện

Tại Khoản 1, Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện cụ thể như sau:

Thứ nhất, Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản. Đây là những văn bản thông thường, mang tính phổ biến do vậy được đảm bảo cung ứng bởi tất cả các chủ thể được trao quyền thực hiện dịch vụ này.

Thứ hai, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Đây là đặc quyền chỉ có Phòng Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đại diện mới được chứng thực.

Thứ ba, Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Đây được xem như là một trong những nội dung mà chỉ Phòng Tư pháp và cơ quan đại diện là được quyền thực hiện. Vì thủ tục khi triển khai hoạt động này cần đến cộng tác viên dịch thuật và chỉ có Phòng Tư pháp là được phép tuyển dụng nhân sự này hay người có trình độ, chuyên môn về ngoại ngữ – nhân viên làm việc tại cơ quan lãnh sự. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm đối với nội dung, chất lượng của bản dịch. Do vậy, đây được xem là một trong những loại hình chứng thực bị giới hạn nhất về cơ quan thực hiện.

Thứ tư, Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản. Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Theo điều 107, Bộ Luật Dân sự năm 2015 đã quy định “ Bất động sản là các tài sản bao gồm: Đất đai; Nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất đai, kể cả các tài sản gắn liền với nhà, công trình xây dựng đó; các tài sản khác gắn liền với đất đai. Động sản là những tài sản không phải là động sản”[29]. Do vậy, tất các cả hợp đồng, giao dịch, văn bản thoả thuận phân chia di sản liên quan đến tài sản là động sản mà pháp luật đã quy định như trên đều sẽ được chứng thực tại Phòng Tư pháp.

Bốn là, lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực

Việc lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực được quy định tại Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Điều 5 Thông tư 20/2015/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

UBND cấp huyện là một trong những tổ chức trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực do vậy mà lưu trữ sổ chứng thực cũng là một trong những nội dung mà cơ quan này thực hiện, để phục vụ cho công tác QLNN, giải quyết các khiếu nại trong những trường hợp cần thiết. Để đảm bảo cho hoạt động này được diễn ra một cách an toàn, hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải trang bị những phương tiện, vật chất cần thiết đồng thời tuỳ vào loại hồ sơ, thời hạn lưu trữ mà có những cách thức thực hiện khác nhau.

Sổ chứng thực là một trong những tài liệu không thể thiếu phục vụ cho quá trình QLNN. Đây là công cụ dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được thiết lập dưới hai hình thức phổ biến là thiết lập sổ chứng thực theo hình thức truyền thống và trên máy tính. Việc thiết lập sổ cũng cần phải đảm bảo theo những hướng dẫn về mặt nghiệp vụ trong quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, tuỳ vào từng loại chứng thực mà thiết lập các mẫu sổ chứng thực khác nhau theo mẫu chung đã được quy định để đảm bảo đầy đủ thông tin lưu trữ. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn. Do vậy, có thể nhận thấy rằng cách thức lưu trữ bằng hệ thống công nghệ thông tin sẽ tiện ích rất nhiều trong việc tiết kiệm được không gian, giấy tờ và yếu tố lưu trữ dài hạn sẽ được đảm bảo tối ưu và hiệu quả nhất.

Về giá trị lưu trữ có thể hiểu là giá trị pháp lý và thời gian lưu trữ đối với từng loại giấy tờ, văn bản khác nhau. Cụ thể, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch thì cơ quan, tổ chức thực hiện phải lưu trữ 01 bản chính và trong thời hạn 20 năm; còn đối với chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch thì lưu trữ 02 năm kèm theo một bản đã chứng thực. Đồng thời, trong pháp luật hiện hành thì hoạt động lưu trữ đối với chứng thực bản sao từ bản chính đã được huỷ bỏ. Với một khối lượng lớn các hồ sơ chứng thực từ loại hình này cùng với nhu cầu người dân ngày càng tăng thì đây được đánh giá là một trong những giải pháp giúp giảm bớt về khối lượng hồ sơ lưu trữ. Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Rõ ràng việc lưu trữ có giá trị đối chiếu và hạn chế rủi ro cho chủ thể hoạt động chứng thực đồng thời phục vụ cho việc giải quyết khiếu nại, tố cáo có hiệu quả.

Năm là, kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn

Kiểm tra và thanh tra đều là những công cụ quan trọng, một chức năng chung của quản lý nhà nước, là hoạt động mang tính chất phản hồi của “chu trình quản lý”. Qua kiểm tra, thanh tra, các cơ quan quản lý nhà nước có thể phân tích đánh theo dõi quá trình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ quản lý đề ra.

Kiểm tra là một trong những hoạt động thường xuyên và liên tục trong hệ thống HCNN đối với các ngành và lĩnh vực nhằm đảm bảo hoạt động được diễn ra theo đúng pháp luật. Đây là hoạt động của cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới trong quan hệ trực thuộc nhằm xem xét, đánh giá mọi mặt hoạt động của cấp dưới khi thấy cần thiết hoặc trong trường hợp cần kiểm tra một vấn đề cụ thể nào đó.[13,tr.21]

Đối với công tác kiểm tra chứng thực, Chính phủ vẫn chưa có văn bản QPPL nào quy định về thẩm quyền, hình thức, phương pháp kiểm tra cụ thể. Công tác kiểm tra chứng thực thường được thực hiện lồng ghép với các cuộc kiểm tra tư pháp do UBND cấp huyện (dưới sự tham mưu của Phòng Tư pháp cấp huyện) đối với cơ quan QLNN về chứng thực cấp dưới.

Kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND cấp xã, có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn. Kiểm tra của UBND cấp huyện đối với hoạt động chứng thực của UBND cấp xã được tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau:

UBND cấp huyện sẽ yêu cầu UBND cấp xã trong việc thực hiện các báo cáo định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu để nắm bắt tình hình chứng thực tại các cơ sở.

UBND cấp huyện tiến hành chấm điểm hoạt động tư pháp hàng năm của các đơn vị này, thông qua đó kiểm tra hoạt động chứng thực tại địa phương.

Các cuộc kiểm tra được thực hiện định kỳ hay kiểm tra đột xuất trong trường hơp khẩn cấp.

Đối với công tác thanh tra về chứng thực thì hiện nay được thực hiện theo quy định của Luật Thanh tra năm 2010, Nghị định số 54/2014/NĐ-CP ngày 29/5/2014 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thanh tra ngành tư pháp và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Các văn bản này quy định cụ thể về thẩm quyền của lực lượng thanh tra Tư pháp, trình tự, thủ tục về thanh tra đối với công tác QLNN về chứng thực. Theo quy định của Luật Thanh tra 2010 thì khái niệm hoạt động thanh tra có thể hiểu là việc xem xét, đánh giá việc chấp hành chính sách pháp luật, thực hiện những việc của các cơ quan, cá nhân, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan quản lý Nhà nước.

Từ những kết luận thanh tra, kiểm tra về thực hiện QLNN đối với chứng thực, các cơ quan có thẩm quyền sẽ xây dựng những giải pháp chấn chỉnh phù hợp với từng đối tượng trong phạm vi quản lý, thúc đẩy hiệu quả công tác QLNN đối với chứng thực.

Sáu là, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền

Đây là thẩm quyền của lãnh đạo UBND cấp huyện với sự tham mưu của Phòng Tư pháp. Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật liên quan đến chứng thực giúp đảm bảo quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan khi có dấu hiệu bị xâm phạm, đồng thời góp phần đảm bảo tính nghiêm minh trong thực thi pháp luật, khẳng định bản chất Nhà nước của Nhân dân, do Nhân dân và vì Nhân dân.

Trong QLNN đối với chứng thực, trách nhiệm và quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại năm 2012, Luật Tố cáo năm 2012. Đối với quy trình xử lý vi phạm hành chính được quy định cụ thể tại Luật xử lý phạm hành chính năm 2012; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Nghị định 110/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 03 năm 2013 về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghệp, hợp tác xã. Những văn bản pháp luật trên là căn cứ để các cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong khuôn khổ quy định pháp luật xử lý vi phạm hành chính. Riêng việc áp dụng trách nhiệm hình sự đối với các hành vi làm giả con dấu, giấy tờ, tài liệu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền được quy định tại Bộ luật Hình sự năm 2015.

Bảy là, định kỳ 06 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định

Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện việc tổng hợp và thống kê số liệu về chứng thực, trình UBND cấp huyện xem xét. Đó là số liệu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao y bản chính, chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ, chứng thực hợp đồng, giao dịch, công tác lưu trữ và quản lý, sử dụng phí chứng thực của UBND cấp xã gửi về.

Bên cạnh hoạt động kiểm tra, thanh tra thì việc tổng hợp số liệu báo cáo cũng giúp UBND cấp huyện nắm bắt được tình hình chứng thực (nhu cầu chứng thực, khiếu nại, tố cáo liên quan đến chứng thực) để có những phương hướng quản lý phù hợp.

Việc tổng hợp, báo cáo tạo được cơ chế liên thông từ cấp xã đến cấp tỉnh, vừa nắm bắt được tình hình chứng thực, quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND cấp xã, vừa báo cáo hoạt động, xin chỉ đạo kịp thời và phương hướng phát triển phù hợp của UBND cấp tỉnh về quản lý nhà nước đối với chứng thực.

1.2.5. Sự cần thiết của quản lý nhà nước đối với chứng thực Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

QLNN là một trong những yêu cầu bức thiết đối với bất kỳ ngành, lĩnh vực nào trong xã hội. Và lĩnh vực chứng thực cũng vậy, sự cần thiết của QLNN xuất phát từ chính những điều kiện khách quan sau:

Một là, tạo khuôn khổ cho hoạt động chứng thực đi vào nề nếp, đảm bảo cho hoạt động này diễn ra thống nhất, hợp lý, hiệu quả, thuận lợi cho người dân theo đúng tinh thần của Nhà nước. Hệ thống pháp luật được thiết lập rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quá trình thực hiện dịch vụ chứng thực, là căn cứ pháp lý quan trọng giải quyết các tranh chấp nếu có. UBND cấp huyện là cơ quan trung gian giữa cấp tỉnh và cấp xã trong hệ thống cơ quan HCNN ở Việt Nam ta, đây sẽ là cơ quan đóng vai trò trong việc triển khai các chính sách, pháp luật của cấp trên và thực hiện công tác hoạch định nhằm hướng dẫn, chỉ đạo cơ quan QLNN cấp dưới trong hoạt động này do vậy hệ thống pháp luật cũng cần đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả.

Hai là, đảm bảo nghiệp vụ chứng thực diễn ra chuyên nghiệp hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Xuất phát từ tính chất là lĩnh vực mang tính nhạy cảm, có sự tương tác thường xuyên và liên tục giữa người dân và tổ chức có thẩm quyền, do vậy cần có sự can thiệp của công tác QLNN để đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời có những chỉ đạo cải tiến, đổi mới liên tục đem đến sự hài lòng cho người dân.

Ba là, hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ cùng với quá trình toàn cầu hoá thì cũng đã xuất hiện nhiều hành vi gian lận, trái pháp luật trong hoạt động chứng thực đặc biệt các hành vi này có dấu hiệu nguy hiểm, tinh vi và phức tạp hơn, cần có sự quản lý để nhanh chóng phát hiện, xử lý kịp thời các vi phạm này để đảm bảo quyền và lợi ích của các cá nhân và tổ chức trong hoạt động giao dịch hàng ngày.

Bốn là, hoạt động chứng thực cũng đã được xã hội hoá thông qua việc chuyển giao một số thẩm quyền cho các tổ chức hành nghề công chứng. Vì vậy, rất cần sự can thiệp, quản lý để kiểm soát đảm bảo thực hiện theo đúng quy định pháp luật và định hướng của Nhà nước.

Như vậy, công tác QLNN đối với chứng thực là vô cùng cần thiết, đặc biệt là với tốc độ phát triển nhanh của xã hội cũng như nhu cầu của người dân ngày càng được nâng cao thì công tác Quản lý nhà nước lại càng quan trọng.

1.2.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động QLNN trên địa bàn quận Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các chủ thể khác nhau theo các nhu cầu, trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau và chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố để từ nhiều hướng khác nhau với những mức độ khác nhau. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của UBND cấp huyện, có thể nhìn nhận chúng dưới góc độ tác động bên trong và ngoài như sau:

Các yếu tố bên trong:

Trình độ văn hoá, trình độ pháp luật của chủ thể

Đây là các yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực. Trình độ dân trí cao là điều kiện đầu tiên, cơ bản để người dân dễ dàng hiểu biết pháp luật, nhận thức đúng pháp luật và dẫn đến việc thực hiện pháp luật tốt và ngược lại. Yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến chủ thể là những cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực mà còn ảnh hưởng đến những chủ thể là những người thực hiện chứng thực. Bởi những người thực hiện chứng thực có trình độ văn hoá, trình độ pháp luật cao không chỉ nhận thức đúng đường lối, chính sách mà còn có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật.

Yếu tố tâm lý

Trong điều kiện xã hội hiện nay, truyền thống coi trọng tình nghĩa, quan hệ họ hàng, làng xóm của người Việt Nam là một nét đẹp, giá trị đời sống tinh thần của người dân. Đây là nhân tố tích cực thúc đẩy các chủ thể thực hiện chứng thực tích cực hơn, nhiệt tình hơn vì họ không muốn mang tiếng xấu với người thân, làng xóm. Tuy nhiên, cũng từ tâm lý trọng tình nghĩa này tác động đến người thực hiện chứng thực có trường hợp nể nang, tuỳ tiện thực hiện chứng thực mà không đảm bảo trình tự, thủ tục, quy định của pháp luật.

Các yếu tố bên ngoài:

Sự phát triển kinh tế xã hội

Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu chứng thực của các cá nhân, tổ chức là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính nhà nước. Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp luật khiến cho lượng yêu cầu chứng thực gia tăng cũng như sự phức tạp của việc chứng thực. Điều này ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực và sự phát triển khoa học pháp lý điều chỉnh quan hệ pháp luật chứng thực.

Hệ thống pháp luật

Bản thân pháp luật sinh ra là để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là cơ sở để các chủ thể thực hiện pháp luật. Sự thống nhất, toàn diện, đồng bộ, phù hợp của các văn bản pháp luật, các đạo luật là vô cùng quan trọng, đảm bảo cho hiệu quả của việc thực hiện pháp luật. Người dân thực hiện pháp luật tốt hơn với một hệ thống pháp luật toàn diện, đồng bộ, phù hợp. Hoạt động chứng thực sẽ được thực hiện tốt, có hiệu quả nếu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực phù hợp với quy luật phát triển khách quan của xã hội, đồng bộ và thống nhất. Ngược lại, văn bản pháp luật chứng thực ban hành không phù hợp với quy luật phát triển khách quan của xã hội, không đồng bộ, thống nhất phải sửa đổi, bổ sung, thậm chí phải thay thế bằng văn bản khác không những ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện mà còn gây thiệt hại cho công dân, đất nước.

Yếu tố chính trị

Yếu tố chính trị có ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu quả của hoạt động thực hiện pháp luật của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật chứng thực, đặc biệt là các cá nhân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng pháp luật chứng thực. Một đất nước có môi trường chính trị ổn định là điều kiện thuận lợi đối với hoạt động thực hiện pháp luật nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng, bởi nó củng cố niềm tin của người dân, để họ tin vào chính sách pháp luật của Nhà nước, tin vào Đảng và chính quyền và ngược lại.

Ngoài ra, mức độ dân chủ của xã hội cũng ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện pháp luật chứng thực. Trong điều kiện xã hội có nền dân chủ rộng rãi, các tầng lớp trong xã hội có thể thẳng thắn, công khai bày tỏ ý kiến, quan điểm, nguyện vọng của mình đối với chính quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi tham gia quan hệ pháp luật chứng thực. Ngược lại, trong điều kiện xã hội thiếu dân chủ, thông tin nghèo nàn, bầu không khí chính trị ngột ngạt, gò bó thì công dân không dám bày tỏ những suy nghĩ thật của mình, không giám đòi hỏi công lý vì tâm lý lo lắng, e ngại.

Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và các cơ quan hữu quan

Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm trong tổ chức, thực hiện chứng thực một cách khoa học có sự phân công rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn…để xử lý công việc nhanh chóng, đúng pháp luật. Sự thiếu thống nhất, thiếu đồng bộ và thiếu sự phối hợp với nhau ở các cơ quan liên quan đến hoạt động chứng thực sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong cách giải quyết và đùn đẩy lẫn nhau.

Tiểu kết chương I

Nhận thấy rằng từ giai đoạn chuyển giao chế độ, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng các quan hệ dân sự, đất đai…những quan hệ, giao dịch không thể thiếu trong đời sống kinh tế – xã hội được diễn ra bình thường. Chính vì thế, có thể nói hoạt động chứng thực đã ra đời như một tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước và là công cụ phục vụ đời sống nhân dân, kinh tế – xã hội, an ninh trật tự quốc gia.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời khắc phục được các hạn chế của quy định cũ, đồng thời tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực, cũng tạo điều kiện để các địa phương chủ động xã hội hoá dịch vụ này trên thực tế.

Chương I trình bày về các khái niệm và nội dung quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND cấp huyện theo tinh thần Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đây cũng là tiền đề, cơ sở quan trọng để nghiên cứu, khái quát về thực trạng của công tác này tại UBND Quận 12. Luận văn: Quản lý chứng thực trên địa bàn Quận 12

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY

===>>> Luận văn: Khái quát chung về Quận 12 ở TP Hồ Chí Minh