Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12 hay nhất năm 2022 cho các bạn học viên ngành đang làm Luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Luận văn thì với đề tài Luận văn: Quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.2. Thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác chứng thực tại UBND Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

Luôn ý thức được tầm quan trọng của pháp luật trong công tác quản lý nhà nước nói chung và quản lý đối với chứng thực nói riêng, UBND Quận 12 luôn chủ động triển khai các văn bản pháp luật, chỉ đạo của cấp trên và tuyên truyền phổ biến cho công dân, tổ chức trên địa bàn quận.

Một số văn bản quy phạm pháp luật được xem là căn cứ cho UBND Quận 12 tiếp cận và triển khai thực hiện, có thể kể đến như:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch;

Quyết định 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về Ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch;

Quyết định 31/2011/QĐ-UBND ngày 20/5/2011 của UBND Tp. HCM về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Tp. HCM;

Quyết định 3677/QĐ-UBND ngày 28/7/2015 của UBND Tp. HCM về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan HCNN trên địa bàn thành phố HCM.

Từ đó UBND Quận 12 đã chủ động ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính thông thường để thực hiện chỉ đạo, chẳng hạn như: Kế hoạch 105/KH-UBND-TP ngày 07/4/2015 của UBND Quận 12 về Tổ chức triển khai Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Quyết định số 67/QĐ-UBND ngày 16/3/2015 của Ủy ban nhân dân Quận 12 về việc ban hành Kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính năm 2015 để đảm bảo các thủ tục hành chính được thực hiện theo đúng quy định pháp luật đã công khai hay Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 03/03/2015 về thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước năm 2015 nhằm tạo ra môi trường thận lợi cho người dân trong dịch vụ tại Quận.

Theo đó, hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12 được quy định rõ ràng, chặt chẽ, thuận tiện cho các chủ thể liên quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, cụ thể như sau:

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Quản Lý Công

2.2.1. Đối với công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Tại UBND Quận 12, trong thời gian qua vấn đề nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức đã được đẩy mạnh và triển khai rộng rãi, trong lĩnh vực chứng thực cũng vậy khi mà khối lượng hồ sơ công việc hàng ngày là rất lớn, nhu cầu chứng thực của người dân ngày càng đa dạng và phức tạp cùng với các văn bản pháp luật có sự thay đổi nên đây là một trong những hoạt động đã được Phòng Tư pháp Quận 12 triển khai thường xuyên để đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc.

Hoạt động hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho công chức làm công tác chứng thực tại UBND 11 phường thường được tiến hành theo kế hoạch định kỳ hàng năm dựa trên những văn bản QPPL mới được ban hành, báo cáo tổng kết từ công tác kiểm tra Tư pháp – Hộ tịch hàng năm hay xuất phát từ chính nhu cầu, kiến nghị của chính các đơn vị này. Trong giai đoạn 2015 – 2019, đã có nhiều chương trình tập huấn nghiệp vụ được diễn ra như tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ kết hợp với việc triển khai thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, đối tượng được hướng đến là cán bộ chủ chốt thuộc Phòng Tư pháp quận, cán bộ TN&TKQ quận và cán bộ Tư pháp – Hộ tịch 11 phường vào ngày 09/4/2015 với báo cáo viên được mời từ Sở Tư pháp, tập huấn nghiệp vụ cho UBND phường về triển khai thực hiện công văn số 3956/BTP-HTQTCT ngày 18/9/2014 của Bộ Tư pháp về chứng thực chữ ký trong giấy bán, cho, tặng xe cá nhân và xe chuyên dùng,…

Số lượng cán bộ, công chức làm công tác chuyên trách tham gia tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực giai đoạn 2015-2019 được thể hiện qua bảng 2.1 sau:

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng cán bộ, công chức làm công tác chuyên trách đã được Phòng Tư pháp tập huấn nghiệp vụ chứng thực giai đoạn 2015-2019

Qua Bảng 2.1, số lượng cán bộ, công chức chuyên trách cơ sở được Phòng Tư pháp tập huấn hàng năm luôn chiếm tỉ lệ khá cao, đạt trên 85% qua các năm. Con số này thể hiện tinh thần nâng cao năng lực, trình độ, nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức chuyên trách trên địa bàn quận.

Ngoài ra, UBND quận cũng chỉ đạo Phòng Tư pháp thường xuyên hướng dẫn công tác chứng thực cho các phường thông qua các cuộc họp giao ban công tác Tư pháp – Hộ tịch hàng quý. Đồng thời có văn bản, thông báo hướng dẫn của cấp trên liên quan đến công tác chứng thực đều được Phòng Tư pháp sao gửi cho bộ phận chứng thực và UBND 11 phường để thực hiện và đối với các trường hợp vướng mắc của UBND 11 phường đều được lãnh đạo Phòng Tư pháp giải đáp kịp thời.

Bên cạnh đó, hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ còn được diễn ra dưới hình thức gửi các văn bản trả lời, hướng dẫn nhằm giải quyết vấn đề nhanh chóng, kịp thời. Hay đó có thể là sự trao đổi, hướng dẫn, tương tác trực tiếp giữa Phòng Tư pháp và UBND phường thông qua điện thoại để giải quyết vấn đề khó khăn ngay tức thì, đảm bảo quyền lợi cho người dân.

Như vậy, công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ có thể được triển khai, tiến hành bằng nhiều hình thức linh hoạt, thuận tiện khác nhau, đảm bảo cho hoạt động cung ứng dịch vụ chứng thực ở UBND phường cũng như UBND quận tiến hành một cách liền mạch, thông suốt và đáp ứng nhu cầu người dân một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.

2.2.2. Đối với công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Tại UBND Quận 12 và UBND 11 phường, việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, đặc biệt là quy định về chứng thực được tiến hành thường xuyên. Các thủ tục, quy trình, mức phí đều được niêm yết tại thông báo UBND các cấp, đồng thời được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan. Trong bản tin phát thanh và tập san của đơn vị còn đề cập các thông tin mới về tình hình kinh tế – văn hoá – xã hội, sự thay đổi các văn bản pháp luật (trong đó có lĩnh vực chứng thực). Đặc biệt là mục hỏi đáp thắc mắc cho người dân được cập nhật và giải thích thấu đáo các vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền của đơn vị.

Thời điểm Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Quyết định 31/2011/QĐ-UBND của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh có hiệu lực, hoạt động tương tác và giải đáp thắc mắc cho người dân diễn ra thường xuyên, triệt để, từ việc phân quyền chứng thực giấy tờ song ngữ do cấp xã thực hiện đến chứng thực hợp đồng, giao dịch chuyển dần cho Văn phòng công chứng đảm nhiệm. Tất cả thông tin đó sẽ được truyền đạt trực tiếp khi làm việc với người dân của cán bộ Tư pháp – Hộ tịch cấp xã. Điều này là một kênh tuyên truyền, giúp người dân tiếp cận nhanh chóng và dễ hiểu nhất.

Đồng thời, hàng tháng, UBND 11 phường tổ chức các xe dân quân đi tuyên truyền các thông tin mới nhất cho người dân của các tuyến đường chính ở phường, nội dung này còn được nêu trong các cuộc họp của Tổ dân phố và dán ở bảng tin.

Ngoài ra, việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật được Quận 12 chú trọng và phổ biến đến mọi đối tượng trên địa bàn quận thông qua nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn:

Tổ chức các toạ đàm về các văn bản QPPL mới cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện và có liên quan trong lĩnh vực chứng thực. Đặc biệt phải kể đến đó là buổi toạ đàm triển khai công văn số 3956/BTP-HTQTCT ngày 18/9/2014 của Bộ Tư pháp về chứng thực chữ ký trong giấy bán, cho, tặng xe cá nhân và xe chuyên dùng; buổi tuyên truyền, triển khai bồi dưỡng kiến thức theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP có sự hiện diện cán bộ, công chức 11 phường, quận đảm nhận công tác chứng thực, các phòng ban, tổ chức chính trị xã hội, lãnh đạo tại phường và quận để có thể nắm được nội dung cốt lõi của quy định này.

Công khai các văn bản quy phạm pháp luật lên công thông tin điện tử của quận tại địa chỉ quan12.hochiminhcity.gov.vn, tại bảng tin của UBND quận để đảm bảo sự thuận tiện cho người dân có thể theo dõi và tra cứu.

Trong sáu tháng đầu năm 2019, UBND Quận 12 đã nhận được 11.642 lượt đánh giá, tỷ lệ hài lòng của người dân đạt hơn 97%. Trong tổng số hơn 19.500 hồ sơ tiếp nhận, nhờ cải tiến trong cách thức thực hiện cho nên số lượng hồ sơ được giải quyết đúng hạn đạt gần 95%. Đối với hồ sơ bị chậm trễ, UBND quận, các phường đã có văn bản xin lỗi trực tiếp đến người dân. (Số liệu từ Phó chủ tịch UBND Quận 12)

Tổ chức các cuộc thi kiến thức cải cách hành chính và tuyên truyền các văn bản QPPL mới nói chung và trong lĩnh vực chứng thực nói riêng, các nội dung liên quan đến công tác chứng thực sẽ được Phòng Tư pháp biên soạn gửi cho đơn vị nghiên cứu, cập nhật và thực hiện. Ngoài ra, kiến thức về chứng thực còn được lồng ghép vào các cuộc thi tìm hiểu pháp luật, cải cách hành chính trên địa bàn, đây được xem như là một trong những hình thức truyền thống song vẫn tiếp cận được đến nhiều chủ thể trong xã hội, trước hết là đội ngũ cán bộ, công chức chuyên trách.

Trong giai đoạn từ 2015-2019, UBND quận đã tổ chức các cuộc tuyên truyền có lồng ghép nội dung chứng thực như tuyên truyền Luật Công chứng 2014, tuyên truyền Bộ Luật Dân sự 2015, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật,… với số lượng được thể hiện cụ thể qua bảng 2.2 như sau:

Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng cuộc tuyên truyền có lồng ghép nội dung chứng thực từ 2015-2019 của UBND Quận 12

Qua Bảng 2.2. nhận thấy số lượng cuộc tuyên truyền có lồng ghép nội dung chứng thực là khá thấp trên tổng số cuộc tuyên truyền pháp luật, cho thấy việc tuyên truyền về chứng thực còn khiêm tốn, chưa tương xứng với áp lực giải quyết hồ sơ của lĩnh vực này trên thực tế, vì vậy cần nâng cao hơn chất lượng các cuộc tuyên truyền, mục đích vẫn là dân được biết, dân được hiểu rõ và làm đúng quy định.

2.2.3. Đối với thẩm quyền chứng thực và tổ chức quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12 Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

2.2.3.1. Về mặt thẩm quyền

Hoạt động chứng thực trên địa bàn Quận 12 được tổ chức cung ứng tại UBND phường, các tổ chức hành nghề công chứng và UBND quận mà trực tiếp đảm nhận đây là Phòng Tư pháp. Song về thẩm quyền thì lại có sự đa dạng và khác nhau theo quy định của pháp luật. Theo đó, Phòng Tư pháp sẽ có thẩm quyền trong việc:

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Chỉ có Phòng Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng là có thẩm quyền trong việc chứng thực các văn bản do tổ chức nước ngoài cấp. Đây là một trong những loại hình chứng thực phổ biến nhất và có nhu cầu cao nhất trong xã hội hiện nay. Do vậy, hoạt động chứng thực các loại hình này tại UBND phường và UBND quận luôn diễn ra với khối lượng lớn hàng ngày và chiếm đa số.

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;cùng với chứng thực bản sao từ bản chính do cơ quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng nhận thì đây cũng là loại hình mang tính phổ biến và có một nhu cầu khá lớn trong xã hội. Tuy nhiên, loại hình này lại ít được người dân lựa chọn thực hiện ở UBND quận mà chủ yếu được thực hiện tại UBND 11 phường cho thuận tiện.

Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; đây được xem là một trong những đặc quyền nổi bật mà chỉ có Phòng Tư pháp đảm nhận. Phòng Tư pháp phải đảm bảo có một đội ngũ cộng tác viên dịch thuật để đảm bảo cho nhu cầu ngày càng đa dạng của người dân liên quan đến các loại văn bản, giấy tờ nước ngoài.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực văn bản thảo thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Tuy nhiên, hiện nay đối với 2 loại hồ sơ này, tại Quận 12 nói riêng và TP. HCM nói chung không thực hiện chứng thực nữa mà đã có sự chuyển giao thẩm quyền cho các tổ chức hành nghề công chứng theo Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND ngày 20/5/2011 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đây được xem là một trong những điểm tích cực trong quá trình đẩy mạnh xã hội hóa DVHCC hiện nay tại TP. HCM. Đồng thời, sự chuyển giao này giúp giảm gánh nặng cho UBND quận, giúp cho hoạt động cung ứng dịch vụ diễn ra một cách hiệu quả, chất lượng hơn và để cho cơ quan này tập trung vào hoạt động quản lý nhà nước thuận lợi nhất.

2.2.3.2. Về mặt tổ chức Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Cơ cấu tổ chức để thực hiện hoạt động cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12 được tổ chức theo ngành dọc. Theo đó, cơ quan đảm nhiệm trực tiếp công tác này là Phòng Tư pháp chịu sự chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn nghiệp vụ từ Sở Tư pháp cũng như chịu trách nhiệm trước Sở về cung ứng dịch vụ chứng thực này. Tuy nhiên, phòng cũng chịu sự chỉ đạo, công tác biên chế từ phía UBND quận, là đơn vị trực tiếp giúp UBND quận trong công tác QLNN về chứng thực theo quy định của pháp luật.

Nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực tại Quận 12 được phân công về hai bộ phận chính với tổng số 07 cán bộ, công chức đảm nhiệm hoạt động theo sự phân bổ, sắp xếp như sau:

Bảng 2.4. Bảng số lượng cán bộ, công chức thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12

Theo Bảng 2.4. cho thấy số lượng cán bộ, công chức chuyên trách đối với hoạt động chứng thực tại UBND quận tương đối mỏng so với áp lực giải quyết hồ sơ cấp huyện. Nếu có sự rủi ro đối với công chức thực hiện nghiệp vụ chứng thực thì sẽ khó khăn cho tính thường xuyên liên tục của hồ sơ.

Cũng theo số liệu thống kê vào đến tháng 05/2019 của Phòng Nội vụ về Thống kê trình độ cán bộ, công chức phòng chuyên môn UBND quận thì hầu hết cán bộ, công chức đảm nhận cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12 đều đạt ở trình độ cao:

Bảng 2.5. Thống kê trình độ cán bộ, công chức thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12

Theo Bảng 2.5. trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thực hiện chứng thực là cao, có chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo.

2.2.3.3. Về mặt quy trình Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Trong quá trình tiếp nhận yêu cầu chứng thực, bộ phận TN&TKQ cần phải đảm bảo đúng những thủ tục, hồ sơ theo Quy trình phối hợp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch giữa Bộ phận TN&TKQ và Phòng Tư pháp. Cụ thể như sau:

Bảng 2.6. Thủ tục, hồ sơ khi yêu cầu chứng thực tại UBND Quận 12

Thủ tục, hồ sơ khi yêu cầu chứng thực là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động cung ứng được diễn ra một cách hiệu quả, thuận tiện cho người dân. Bên cạnh việc đảm bảo sự đơn giản, dễ hiểu tránh rườm ra, phức tạp thì hoạt động công khai thủ tục hành chính cũng được UBND quận quan tâm và chú trọng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay, ngoài hình thức niêm yết trực tiếp tại bộ phận TN&TKQ của UBND quận thì thủ tục còn được công khai trên trang thông tin điện tử của UBND Quận 12 tại website: www.quan12.hochiminhcity.gov.vn/ mục thủ tục hành chính, để người dân có thể thuận tiện trong việc chuẩn bị hồ sơ, nắm được quy trình thực hiện cũng như lệ phí cần phải trả.

Hình 2.1. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực được đăng tải trên trang thông tin điện tử UBND Quận 12.

Quy trình cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12 được thực hiện dựa trên Quyết định 3677/QĐ-UBND ngày 26/7/2015 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Bộ phận TN&TKQ cùng với Phòng Tư pháp sẽ phối hợp thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực.

Dựa trên Quy chế này, Phòng Tư pháp quận phối hợp với Văn phòng UBND quận ban hành quy trình phối hợp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong lĩnh vực Tư pháp

Hộ tịch được thể hiện như sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình giải quyết hồ sơ chứng thực tại UBND Quận 12

Như vậy, hoạt động cung ứng dịch vụ chứng thực được thực hiện dựa trên sự phối hợp giữa Phòng Tư pháp và văn phòng UBND quận dựa trên những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng theo cơ chế Một cửa và quy trình phối hợp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch giữa Phòng Tư pháp và Văn phòng UBND Quận 12.

2.2.4. Đối với công tác lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực

Hoạt động thiết lập sổ chứng thực tại Phòng Tư pháp được thực hiện bằng hình thức lưu sổ truyền thống và lưu sổ điện tử với các thông tin về hoạt động chứng thực được lưu lại trong máy tính của công chức đảm nhận trước khi trả kết quả về cho người dân, việc làm này góp phần tiết kiệm chi phí và giảm tải về kho lưu trữ.

Chế độ lưu trữ sổ sách chứng thực tiếp tục được duy trì thực hiện đúng theo quy định, vào cuối tháng 01 hàng năm Phòng Tư pháp thực hiện bàn giao sổ sách, hồ sơ giấy tờ đã được chứng thực vào kho lưu trữ chung của UBND quận.

Lưu trữ văn bản chứng thực, từ ngày 15/02/2016, phòng đã ngừng việc lưu trữ văn bản, hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính mà chỉ còn lưu trữ hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp về Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

2.2.5. Đối với công tác thanh, kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND 11 phường trên địa bàn Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

UBND quận đã trực tiếp chuyển giao thẩm quyền kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND phường cho Phòng Tư pháp theo quy định. Công tác kiểm tra luôn được Phòng Tư pháp chú trọng triển khai thực hiện, bên cạnh hoạt động kiểm tra định kỳ hàng năm thì phòng tiến hành với nhiều hình thức kết hợp khác nhau để đảm bảo tính khách quan. Công tác kiểm tra của Phòng Tư pháp Quận 12 được thực hiện dựa trên hai hình thức chính:

Một là, thực hiện công tác kiểm tra định kỳ

Về thời gian kiểm tra: Công tác kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND phường được thực hiện định kỳ 02 lần trong năm với kiểm tra Tư pháp – Hộ tịch 06 tháng đầu năm và kiểm tra, chấm điểm thi đua Tư pháp – Hộ tịch cuối năm.

Về nội dung kiểm tra: Công tác kiểm tra định kỳ hoạt động chứng thực của UBND phường được thực hiện dựa trên những nội dung chủ yếu sau: Sổ chứng thực – công tác lập sổ chứng thực, lưu trữ sổ chứng thực; Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký – thẩm quyền chứng thực của UBND phường, mẫu dấu chứng thực, biểu mẫu phiếu hẹn theo đúng quy định của pháp luật; hoạt động tuyên truyền, niêm yết, công khai các văn bản, thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực.

Sau mỗi đợt kiểm tra, phòng đều ban hành các báo cáo kết quả kiểm tra trong đó bao gồm các nội dung cụ thể sai phạm của từng phường, những ưu điểm, hạn chế, khó khăn chung mà các phường đang gặp phải để báo cáo cho UBND quận và Sở Tư pháp, đồng thời phòng cũng ban hành công văn đưa các chỉ đạo, hướng dẫn đối với từng loại sai phạm cụ thể đến từng phường để đảm bảo các phường nhanh chóng khắc phục.

Hai là, thông qua báo cáo của UBND phường

Báo cáo công tác 06 tháng, báo cáo công tác năm của UBND phường về công tác Tư pháp – Hộ tịch cũng là những công cụ để Phòng Tư pháp Quận 12 thực hiện kiểm tra được hoạt động của phường về công tác chứng thực về những mặt đạt được, hạn chế còn mắc phải những thuận lợi và khó khăn đang gặp phải để nhanh chóng có những biện pháp hỗ trợ, tập huấn để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ này tại các UBND phường.

2.2.6. Đối với công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền

Trong khoảng thời gian từ năm 2015-2017 UBND quận không ghi nhận trường hợp đơn thư, khiếu nại liên quan đến yêu cầu chứng thực.

Về công tác xử lý vi phạm hành chính trong chứng thực đảm bảo đúng nội dung, thủ tục và thẩm quyền xử lý theo quy định tại Luật xử lý vi phạm hành chính năm 2012, Nghị định 67/2015/NĐ-CP. Trong khoảng thời gian 2015-2017, Phòng Tư pháp quận đã lập biên bản xử lý hơn 150 trường hợp vi phạm, tịch thu 120 bằng cấp, giấy tờ giả, chứng chỉ giả mạo các loại, đã chuyển công an điều tra, khởi tố 04 trường hợp có dấu hiệu tội phạm hình sự. Tình hình xử lý vi phạm hành chính trong chứng thực được thể hiện như sau:

Bảng 2.7. Thống kê số vụ việc bị phát hiện và xử lý vi phạm pháp luật về chứng thực tại UBND Quận 12 từ 2015-2017

Thông qua Bảng 2.7, có thể nhận thấy hành vi vi phạm pháp luật được phát hiện trong QLNN về chứng thực có sự diễn biến hết sức phức tạp. Cần có biện pháp kiểm soát và xử lý nghiêm ngặt, có thể tăng cường thêm đội ngũ nhân sự làm công tác chuyên môn tại Phòng Tư pháp và các phường.

Tuy vậy, cần động viên khích lệ với năng lực, mức độ chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức chuyên trách đã phát hiện kịp thời và ngăn chặn hành vi sai phạm, góp phần ổn định trật tự xã hội tại địa phương.

2.2.7. Đối với công tác tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND quận, Phòng Tư pháp đã có các hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tổng hợp các khó khăn, vướng mắc từ đơn vị liên quan để có báo cáo Chủ tịch UBND quận và Sở Tư pháp nhằm kịp thời chỉ đạo, bên cạnh đó Phòng tham mưu cho UBND quận ban hành Công văn 446/UBND ngày 04/04/2016 về việc triển khai thực hiện Thông tư 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp và Công văn 435/HTQTCT-CT của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực cho UBND 11 phường. Việc thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã ổn định, dần đi vào nề nếp, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhân dân khi liên hệ công tác.

Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo kịp thời, và đúng thời gian quy định. Ngoài báo cáo định kỳ 06 tháng và báo cáo năm thì UBND quận ban hành một số báo cáo quan trọng sau:

Báo cáo số 275/BC-UBND ngày 09 tháng 10 năm 2015 của UBND Quận 12 về rà soát đội ngũ công tác chứng thực tại Quận 12;

Báo cáo số 80/BC-UBND ngày 22 tháng 04 năm 2016 về kết quả thực hiện công tác chứng thực theo Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ;
Báo cáo số751/BC-PTP ngày 23 tháng 7 năm 2016 phục vụ Đoàn khảo sát chuyển giao thẩm quyền công tác chứng thực;

Chế độ báo cáo được thực hiện theo đúng quy định, là cơ sở trình bày các kiến nghị, đề xuất các giải pháp thiết thực đến các cơ quan có thẩm quyền để kịp thời tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc phát sinh, tạo thuận lợi trong giải quyết công việc và góp phần vào tiến trình hoàn thiện các quy định về chứng thực.

2.3. Đánh giá quản lý nhà nước đối với chứng thực tại UBND Quận 12 Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

2.3.1. Trong công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã

2.3.1.1 Ưu điểm:

Công tác tổ chức, triển khai hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại Quận 12 được triển khai rất chủ động, kịp thời và đặc biệt là đảm bảo công chức thực hiện được trang bị đầy đủ nghiệp vụ cũng như kỹ năng cơ bản trước khi các văn bản QPPL mới có hiệu lực.

Hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ còn được thực hiện một cách thường xuyên và liên tục thông qua các phương tiện liên lạc thuận tiện và hiện đại. Luôn đảm bảo nghiệp vụ giải quyết được thực hiện đồng bộ, hiệu quả và phù hợp với quy định pháp luật. Công tác tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ được đảm bảo về mặt hình thức song về chất lượng vẫn chưa được đảm bảo hiệu quả. Theo kết quả khảo sát tại một số phường được lựa chọn trên địa bàn Quận 12 về Công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12 thì chỉ có 25% công chức thực hiện khảo sát đánh giá hoạt động hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực là hiệu quả.

Đánh giá hoạt động hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND phường.

Biểu đồ 2.1 Đánh giá hoạt động hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND phường của UBND Quận 12

2.3.1.2. Hạn chế

Một số công chức trực tiếp thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND phường và bộ phận TN&TKQ tại UBND quận không tham gia các công tác tập huấn một cách thường xuyên, dẫn đến một số sai sót trong khi thực hiện nghiệp vụ hay vẫn chưa thực hiện theo đúng những quy định mới của pháp luật.

Bồi dưỡng chỉ được tiến hành, tổ chức thực hiện mang tính chủ quan, một chiều hay chỉ khi có các văn bản QPPL mới được ban hành chứ chưa mang tính thường xuyên hay chưa dựa vào nhu cầu từ phía các công chức thực hiện.

2.3.2. Trong việc ban hành văn bản hướng dẫn và tuyên truyền, phổ biến các văn bản về chứng thực

2.3.2.1 Ưu điểm Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Thẩm quyền ban hành các văn bản QPPL của UBND Quận 12 tuân thủ theo đúng phạm vi thẩm quyền và theo đúng quy định pháp luật. Đồng thời, nội dung của các văn bản đảm bảo sự thống nhất, theo đúng tinh thần chỉ đạo của các văn bản QPPL của Trung ương và của UBND Tp. HCM.

Việc ban hành các văn bản QPPL cũng như các văn bản hành chính thông thường nhằm triển khai các chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan QLNN cấp trên tại UBND Quận 12 được đánh giá là thực hiện có hiệu quả, kịp thời và có sự chủ động. Theo kết quả khảo sát tại một số phường được lựa chọn trên địa bàn Quận 12 về Công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12 thì công tác ban hành văn bản pháp luật trong lĩnh vực chứng thực được đánh giá như sau

Công tác ban hành văn bản về chứng thực của UBND Quận 12

Biểu đồ 2.2. Đánh giá công tác ban hành văn bản trong lĩnh vực chứng thực của UBND Quận 12

Phòng Tư pháp đã triển khai một cách đầy đủ và toàn diện các văn bản pháp luật trong lĩnh vực chứng thực đến các đối tượng có liên quan với sự đa dạng với nhiều hình thức mới, hiệu quả trong công tác tuyên truyền.

Nhiều hình thức tuyên truyền được áp dụng công nghệ thông tin, đem đến sự thuận tiện cho người dân khi tiếp cận các thông tin mang tính pháp luật này. Phù hợp với tinh thần Chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan HCNN.

2.3.2.2. Hạn chế

Công tác tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực đáp ứng được về mặt hình thức nhưng vẫn chưa hiệu quả về mặt chất lượng. Số lượng công chức thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND phường và quận chưa hiểu rõ về các quy định pháp luật vẫn nhiều. Và theo kết quả khảo sát tại một số phường được lựa chọn trên địa bàn Quận 12 về Công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12 thì hiệu quả của hoạt động tuyên truyền và phổ biến pháp luật về chứng thực chỉ ở mức 50%.

Đánh giá hoạt động tuyên truyền và phổ biến pháp luật về chứng thực của UBND Quận 12

Biểu đồ 2.3. Đánh giá hoạt động tuyên truyền và phổ biến pháp luật về chứng thực của UBND Quận 12.

Các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động tuyên truyền các văn bản pháp luật đã được trang bị đầy đủ, hiện đại nhưng thông tin cập nhật về các văn bản QPPL mới về chứng thực chưa được thực hiện kịp thời, nhanh chóng. Điển hình như Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã có hiệu lực từ ngày 10/4/2015 nhưng đến nay vẫn chưa được đăng tải trên trang thông tin điện tử UBND Quận 12.

2.3.3. Công tác bố trí, phân công nhân sự thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

2.3.3.1. Ưu điểm

Thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, quy trình thực hiện đều được UBND Quận 12 thực hiện theo đúng quy định pháp luật và phạm vi được phân cấp.

Phòng Tư pháp – chủ thể trực tiếp đảm nhận công tác này đã có sự phối hợp với Văn phòng UBND thiết lập quy trình phối hợp hoạt động giữa hai bộ phận trong cung ứng dịch vụ chứng thực với các quy định cụ thể rõ ràng về thẩm quyền, trách nhiệm cũng như thời gian tiếp nhận, trả kết quả của từng bộ phận để đảm bảo sự phối hợp được hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời có những trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra sai sót. Do vậy mà trong những năm vừa qua, công tác trả hồ sơ cho người dân trong lĩnh vực chứng thực luôn đạt ở mức độ 100% đúng hẹn.

Phòng Tư pháp liên tục, thường xuyên có những hướng dẫn, hỗ trợ về nghiệp vụ một cách kịp thời cho Bộ phận TN&TKQ hồ sơ chứng thực, để giảm thiểu tình trạng thiếu, sai sót trong quá trình tiếp nhận hồ sơ.

Công nghệ thông tin đã được ứng dụng khá tốt và hiệu quả phục vụ cho hoạt động cung ứng dịch vụ chứng thực tại UBND Quận 12, giúp cho cán bộ, công chức thực hiện thuận tiện, hợp lý từ khâu công khai quy trình, thủ tục đến cả hoạt động quản lý tình trạng trễ hẹn.

Môi trường tiếp đón người dân khi đến yêu cầu thực hiện dịch vụ cũng đã được đầu tư một cách hiện đại, khoa học với hệ thống lấy số tự động, wifi miễn phí, trang thiết bị đầy đủ giúp cho người dân cảm thấy thoải mái trong lúc chờ đợi kết quả.

2.3.3.2. Hạn chế Khóa luận: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Quy trình phối hợp giữa Phòng Tư pháp và văn phòng UBND đã được ban hành nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập gây ra một số khó khăn trong việc thực hiện.

Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm nhận hồ sơ, xem xét và hướng dẫn hồ sơ, tức là trực tiếp làm việc, tiếp xúc với người dân. Trong khi đó, Phòng Tư pháp mới là cơ quan trực tiếp thực hiện nghiệp vụ chứng thực. Nếu như một hồ sơ chứng thực mà bộ phận TN&TKQ không kiểm tra kỹ dẫn đến không đảm bảo theo đúng quy định mà phải đợi đến khi Phòng Tư pháp phát hiện thì người dân sẽ mất rất nhiều thời gian chờ đợi, bổ sung hay bổ túc hồ sơ, rất phiền hà cho người dân.

Bộ phận TN&TKQ trong công tác tiếp nhận hồ sơ chứng thực chưa đảm bảo đáp ứng trình độ chuyên môn trong việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực, dẫn đến chất lượng trong cung ứng dịch vụ cho người dân chưa đảm bảo được.

Ứng dụng công nghệ thông tin vẫn chưa được triển khai một cách triệt để. Chúng ta có website của UBND quận đăng tải các thủ tục hành chính liên quan song việc thường xuyên cập nhật, sửa chữa các thủ tục theo các quy định mới hiện hành của pháp luật vẫn còn rất chậm, điển hình như Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã có hiệu lực từ tháng 4/2015 thay thế cho Nghị định 79/2007/NĐ-CP mà trên website vẫn đăng tải theo nghị định cũ này, do đó, dẫn đến tình trạng gây khó khăn, bất cập cho người dân khi sử dụng hoat động tra cứu trực tuyến này.

Bất cập về nhân sự trong sự phân công, bố trí thực hiện cung ứng dịch vụ. Nhân sự thực hiện công tác chứng thực tại phòng hiện chỉ do một chuyên viên đảm nhận. Do vậy dẫn đến thiếu linh hoạt, chủ động trong việc tổ chức cung ứng tại phòng.

2.3.4.Công tác lấy số, lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực

2.3.4.1. Ưu điểm Khóa luận: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Hoạt động thiết lập sổ chứng thực tại Phòng Tư pháp ngoài lưu sổ truyền thống còn được thực hiện bằng hình thức điện tử với các thông tin về hoạt động chứng thực được lưu lại trong máy tính của công chức đảm nhận công tác này. Giúp cho hoạt động lập sổ diễn ra thuận tiện, tiết kiệm mà hiệu quả. Sổ chứng thực, văn bản chứng thực được Phòng Tư pháp thực hiện lưu trữ theo đúng thời hạn quy định của pháp luật tại kho của UBND quận.

2.3.4.2. Hạn chế

Về công tác lập sổ chứng thực, mặc dù được tiến hành và lưu giữ trong máy tính nhưng việc lưu trữ sổ chứng thực vẫn duy trì ở mức truyền thống là lưu giữ tại các kho nên chất lượng của các sổ chứng thực cũng như văn bản chứng thực không được đảm bảo về mặt chất lượng. Đồng thời, với quy định mới theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc không lưu bản sao chứng thực từ bản chính cũng gây khó khăn cho việc đối chiếu khi có khiếu nại hoặc đối chứng phát sinh.

Về hoạt động sắp xếp kho lưu trữ tại UBND quận chưa thực sự khoa học, chưa đảm bảo đầy đủ điều kiện, chưa kể nhiệt độ, độ ẩm và an toàn cháy nổ. Khoảng đầu năm 2018, UBND Quận 12 đã thực hiện chỉnh lý, lưu trữ và số hoá tài liệu, dưới hình thức thuê ngoài dịch vụ của Trung tâm Tin học và số hoá tài liệu (CID). Theo đó, đơn vị này sẽ sắp xếp, phân loại tài liệu, đánh số trang và lưu thành tập hồ sơ theo từng dãy kệ có đánh dấu thời hạn theo Luật lưu trữ 2011 và các quy định liên quan.

Về hoạt động tiêu huỷ văn bản, giấy tờ hết hiệu lực. Tại UBND quận và UBND 11 phường được trang vị máy huỷ giấy, tuy nhiên thực tế việc tiêu huỷ vẫn dùng lửa đốt, chưa thực hiện đúng quy trình tiêu huỷ tài liệu như quy định.

Vẫn còn những giấy tờ, văn bản được chứng thực nhưng lấy số chưa đúng quy định, thậm chí cho số không đúng và không lưu trữ. Đây là trường hợp tiêu cực thường xảy ra ở cấp xã, khi mà thực hiện cho người thân quen, giấy tờ đơn giản được cán bộ, công chức cố tình “giúp đỡ”, không thu lệ phí. Trên thực tế, các trường hợp này thường vượt cấp thẩm quyền khi thực hiện hoặc không đúng theo quy trình ISO.

2.3.5. Đối với công tác kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND 11 phường Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

2.3.5.1. Ưu điểm

Công tác kiểm tra luôn được Phòng Tư pháp chú trọng triển khai thực hiện với nhiều hình thức kết hợp khác nhau. Bên cạnh các hoạt động kiểm tra định kỳ hàng năm thì phòng còn chủ động kiểm tra thông qua các hình thức khác nhau để đảm bảo tính khách quan và xác thực của công tác này.

Các chỉ đạo điều chỉnh, khắc phục sai phạm sau kiểm tra cũng được tiến hành một cách khẩn trương và kịp thời đến các phường. Do vậy, kết quả khảo sát tại một số phường được lựa chọn trên địa bàn Quận 12 về Công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12 thì kết quả đánh giá công tác kiểm tra như sau:

Đánh giá công tác kiểm tra hoạt động chứng thực tại UBND phường của UBND quận 12

Biểu đồ 2.4. Đánh giá công tác kiểm tra hoạt động chứng thực tại UBND phường của UBND Quận 12

2.3.5.2. Hạn chế

Trong thời gian vừa qua, những cuộc kiểm tra đột xuất của Phòng Tư pháp là rất ít và hầu như là không có nên dẫn đến tình trạng nhiều kết quả kiểm tra chưa mang tính chính xác và khách quan.

Công tác theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện theo hướng dẫn, chỉ đạo sau kiểm tra vẫn chưa được chú trọng triển khai, nên dẫn đến tình trạng chưa có sự kiểm soát việc khắc phục những sai phạm.

2.3.6. Trong công tác xử lý vi phạm liên quan chứng thực theo thẩm quyền

2.3.6.1. Ưu điểm Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Về cơ chế xử lý VPHC liên quan đến chứng thực chưa đảm bảo tính răn đe, giáo dục, mà chủ yếu là thực hiện các biện pháp nhắc nhở, lập biên bản và huỷ bỏ các giấy tờ, văn bản giả mạo. Theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, Nghị định số 110/2013/NĐ-CP, Nghị định 67/2015/NĐ-CP, theo đó, hành vi sử dụng giấy tờ giả để làm thủ tục yêu cầu chứng thực; sử dụng giấy tờ là bản sao có chứng thực; giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực sẽ bị Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng, đồng thời bị áp dụng biện pháp tịch thu và huỷ bỏ văn bản, giấy tờ giả mạo, đối với hành vi làm giả giấy tờ để làm thủ tục yêu cầu chứng thực; làm giả bản sao có chứng thực thì sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

2.3.6.2. Hạn chế

Việc áp dụng trình tự, thủ tục xử phạt VPHC liên quan đến chứng thực không thể thực hiện theo đúng quy trình vì các đối tượng bỏ trốn sau khi lập Biên bản do vậy số việc truy cứu trách nhiệm hình sự trong việc làm giả các loại giấy tờ không phản ánh đúng tình trạng giả mạo các giấy tờ, văn bản đang diễn biến phức tạp và phổ biến như hiện nay.

2.3.7.Trong công tác tổng hợp và báo cáo định kỳ

2.3.7.1. Ưu điểm Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Công tác báo cáo mang lại sự toàn diện về thực trạng công tác cung ứng dịch vụ chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực trên địa bàn quận. Thông qua thông tin phản ánh các thuận lợi, khó khăn, thành tựu, vướn mắt mà UBND 11 phường báo cáo, là cơ chế giúp cho UBND quận nắm bắt và có sự chỉ đạo kịp thời để xử lý dứt điểm sau khi xin ý kiến, chủ trương của UBND Thành phố.

Công tác tổng hợp, báo cáo được xem là cơ chế liên thông từ cấp xã đến cấp tỉnh. Nó thông suốt với cơ chế hai chiều giúp cho hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước đối với chứng thực được hiệu quả.

2.3.7.2. Hạn chế

Công tác báo cáo về chứng thực của một số phường được thực hiện chưa đúng thời gian quy định, mang tính hình thức, đa số đề xuất, kiến nghị được sao chép lặp lại của các phường với nhau và không có tính đóng góp xây dựng dẫn đến làm giảm chất lượng các báo cáo, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công tác tổng hợp, báo cáo đến cơ quan cấp trên. Bên cạnh đó, việc các quy định về biểu mẫu báo cáo thay đổi liên tục gây những khó khăn nhất định trong công tác tổng hợp, báo cáo. Chẳng hạn trong 03 năm liên tiếp có sự thay đổi 03 biểu mẫu thống kê liên tục: Thông tư 08/2011/TT-BTP ngày 05 tháng 4 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn nội dung về công tác thống kê của ngành Tư pháp; Thông tư số 20/2013/TT-BTP ngày 03 tháng 12 năm 2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về hoạt động thống kê của ngành Tư pháp; Thông tư số 04/2016/TT-BTP ngày 03 tháng 03 năm 2016 của Bộ Tư pháp quy định một số nội dung về hoạt động thống kê của ngành Tư pháp, thay thế Thông tư số 20/2013/TT-BTP.

2.4. Nguyên nhân của các hạn chế Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

2.4.1. Hệ thống văn bản QPPL về chứng thực chưa đầy đủ và hoàn chỉnh

Trong những năm qua, sự thay đổi của các văn bản QPPL liêu quan đến chứng thực diễn ra liên tục, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn còn quá nhiều điểm bất cập dẫn đến sự khó khăn trong công tác tổ chức cung ứng dịch vụ cũng như QLNN đối với dịch vụ này. Điển hình như, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch bên cạnh nhiều điểm mới như có đề cập các cơ quan, tổ chức chỉ được yêu cầu nộp bản sao khi có quy định của pháp luật, còn lại thì dùng bản chính để đối chiếu, quy định rõ thời gian thực hiện yêu cầu chứng thực, quy định cụ thể về sổ chứng thực,… song vẫn có nhiều điểm chưa hợp lý như không thực hiện lưu trữ bản sao chứng thực từ bản chính như vậy sẽ rất khó xử lý, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại cũng như dễ dẫn đến tình trạng tham nhũng trong lĩnh vực này; quy định mới về lập sổ chứng thực với một số nội dung không cần thiết như họ tên người yêu cầu chứng thực trong khi đó thông tin này là không thực sự cần thiết và cũng không có cơ chế kiểm soát tính chính xác của thông tin này.

Công tác ban hành các văn bản QPPL của các cơ quan ngành dọc trong việc hướng dẫn triển khai thường rất chậm trễ. Nghị định 23/2015/NĐ-CP được ban hành vào ngày 16/2/2015 và có hiệu lực từ ngày 10/4/2015 nhưng mãi đến ngày 29/12/2015 Bộ Tư pháp mới ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Nghị định này và có hiệu lực từ ngày 15/2/2016. Dẫn đến tình trạng mặc dù văn bản có hiệu lực rồi nhưng các cơ quan HCNN trong công tác quản lý cũng như cung ứng dịch vụ chứng thực vẫn chưa triển khai thực hiện mà vẫn đợi cho đến khi Thông tư hướng dẫn có hiệu lực mới bắt đầu thực hiện gây nên không ít những mâu thuẫn và chồng chéo.

2.4.2. Về cơ cấu tổ chức trong cung ứng dịch vụ chứng thực và QLNN đối với chứng thực chưa có sự hợp lý

Phòng Tư pháp là một trong những cơ quan trong hệ thống HCNN thực hiện chức năng tham mưu QLNN song lại cũng chính là chủ thể trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực do chính mình tham mưu quản lý. Như vậy, xuất hiện sự mâu thuẫn, thiếu tính khách quan ở đây dẫn đến công tác QLNN không được hiệu quả tối ưu mà cung ứng dịch vụ cũng không đảm bảo chất lượng tốt nhất cho người dân. Trong cuộc phỏng vấn sâu tại một số phường được lựa chọn trên địa bàn Quận 12 về Công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12 thì có khoảng 50% công chức đã đồng tình rằng phòng Tư pháp hoạt động theo đúng quy định, quy trình của pháp luật song không mang tính khách quan, hiệu quả khi vừa cung ứng lại vừa tham mưu chính cho UBND quận quản lý chính mình.

Hoạt động phối hợp giữa Phòng Tư pháp và Bộ phận TN&TKQ (thuộc Văn phòng UBND) vẫn chưa hiệu quả, còn một số bất cập. Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ là thuộc Văn phòng UBND nhưng thực hiện chứng thực lại do phòng Tư pháp đảm nhiệm như vậy rất khó trong việc đảm bảo nghiệp vụ cũng như các hoạt động chỉ đạo nghiệp vụ từ phía lãnh đạo phòng và khi xảy ra sai sót lại khó xác định rõ trách nhiệm của bộ phận nào.

2.4.3. Về đội ngũ công chức thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực còn thiếu và hạn chế về tinh thần phục vụ Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Đội ngũ công chức trực tiếp tham gia cung ứng dịch vụ chứng thực được biên chế thường chỉ là do một (01) người đảm nhận, như vậy sẽ dẫn đến tình trạng thiếu người, thiếu sự linh hoạt trong những trường hợp nghỉ.

Các buổi tập huấn, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ được tổ chức nhưng các cán bộ, công chức khi tham gia chưa có tinh thần trách nhiệm, chưa có sự chủ động, nhiệt tình. Người trực tiếp thực hiện lại không tham gia mà thay vào đó là một người khác, dẫn đến việc chất lượng của công tác này chưa được đảm bảo hay trong quá trình tham gia công chức chưa có sự tích cực trao đổi với báo cáo viên để làm rõ những vấn đề mới, những nghiệp vụ còn nhiều sai sót.

Sự bố trí, sắp xếp nhân sự trong công tác QLNN về chứng thực và cung ứng dịch vụ chứng thực tại phòng Tư pháp chưa thực sự hợp lý. Các nội dung về QLNN đối với chứng thực được phân cho nhiều công chức khác nhau theo lĩnh vực hoạt động như công tác tuyên truyền pháp luật về chứng thực do một (01) công chức thực hiện, nhưng kiểm tra về chứng thực và trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực lại do một (01) công chức khác đảm nhận.

Công chức tại bộ phận TN&TKQ của UBND quận thường đảm nhận nhiều lĩnh vực khác nhau như chứng thực thường được kết hợp với Đô thị, Kinh tế, Y tế, Lao động, Hộ tịch, dẫn đến không đảm bảo về chuyên môn, nghiệp vụ sâu từng lĩnh vực nên rất hay để xảy ra những sai sót từ khâu tiếp nhận.

2.4.4. Việc phân cấp về thẩm quyền, xác định trách nhiệm trong quản lý các tổ chức hành nghề công chứng giữa Sở Tư pháp và Quận thiếu rõ ràng

Xã hội hoá dịch vụ chưng thực là một trong những nội dung quan trọng trong công tác QLNN về chứng thực. Hiện nay, hoạt động xã hội hoá được diễn ra thông qua việc chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng. Nhưng hiện nay, phòng Tư pháp lại không có thẩm quyền trong việc quản lý các tổ chức hành nghề công chứng nên rất khó đảm bảo hiệu quả trong công tác QLNN về chứng thực trên địa bàn của mình.

Chưa có quy định về trách nhiệm cụ thể, rõ ràng giữa các bộ phận trong việc phối hợp thực hiện các công việc đảm bảo hoạt động QLNN hiệu quả. Như việc quản lý hệ thống trang thông tin điện tử của UBND Quận 12 được giao cho bộ phận Công nghệ thông tin (văn phòng UBND) còn nội dung về các thủ tục hành chính, văn bản QPPL mới về lĩnh vực chứng thực để cập nhật trên trang thông tin điện tử do đơn vị nào chịu trách nhiệm vẫn chưa có quy định cụ thể và rõ ràng.

2.4.5. Sự khó khăn trong công tác phòng ngừa, phát hiện, xử lý hồ sơ giả mạo và lỗ hổng quy trình thực hiện truyền thống Luận văn: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

Thừa nhận rằng, mức độ và hình thức tinh vi trong các loại hồ sơ làm giả là rất khó phát hiện, đồng thời quy trình thực hiện mang tính truyền thống, nhiều khâu, mang tính thủ công nên rất dễ phát sinh vụ lợi. Chính vì lẽ trên, thiết nghĩ nên hình thành cơ chế chứng thực số và môi trường chứng thực số phù hợp. Có như thế thì mới tăng cường được sự quản lý nhà nước với loại hình dịch vụ này và cho thấy mức độ hiện đại của một Chính phủ điện tử trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập.

Tiểu kết chương 2

Chương II, bài viết đã chỉ rõ thực trạng công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12. Những kết quả đã đạt được như tách bạch được hai hoạt động “công chứng” và “chứng thực”, xây dựng được các quy định pháp luật về chứng thực, tạo điều kiện cho công dân khi thực hiện thủ tục này trên thực tế…Quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12 đã đóng vai trò tích cực trong đảm bảo an toàn pháp lý cho các văn bản, giấy tờ; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các chủ thể tham gia giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, các thủ tục hành chính; quy định rõ thủ tục, trình tự, thẩm quyền của hoạt động chứng thực…góp phần ổn định trật tự xã hội, thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển. Bên cạnh những kết quả quan trọng trên, hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực của UBND Quận 12 cũng bộc lộ những bất cập, hạn chế do nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến kết quả quản lý nhà nước trên địa bàn. Có thể kể đến như nguyên nhân về mặt nhận thức; nguyên nhân do chưa chú trọng công tác cải cách chứng thực; công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật; công tác tổng kết hoạt động chứng thực và công tác quản lý nhà nước đối với chứng thực tại các phường còn hạn chế.

Chương II là cơ sở để bài viết xây dựng hệ thống giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác QLNN đối với chứng thực trên địa bàn Quận 12. Khóa luận: Thực trạng quản lý chứng thực tại UBND Quận 12

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY

===>>> Luận văn: Giải pháp NC quản lý chứng thực của UBND Quận 12