Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND hay nhất năm 2026 cho các bạn học viên ngành đang làm Khóa luận tốt nghiệp tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài Khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Khóa Luận thì với đề tài Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.1. Khái quát về UBND Quận Nam Từ Liêm

2.1.1. Lịch sử hình thành của Ủy ban Nhân dân Quận Nam Từ Liêm

Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội.

Quận Nam Từ Liêm được thành lập trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần diện tích và dân số xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích và dân số thị trấn Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông Nhuệ). Quận Nam Từ Liêm có diện tích tự nhiên là 3.227,36 ha, dân số 232.894 người.

Địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm:
Phía đông giáp quận Thanh Xuân và Cầu Giấy;
Phía tây giáp huyện Hoài Đức;
Phía nam giáp quận Hà Đông;
Phía bắc giáo quận Bắc Từ Liêm.

Theo quy hoạch chung Thủ đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050, quận Nam Từ Liêm là một trong những đô thị lõi, là trung tâm hành chính, dịch vụ, thương mại của Thủ đô Hà Nội. Quận Nam Từ Liêm có nhiều công trình kiến trúc hiện đại và quan trọng của Quốc gia và Thủ đô Hà Nội. Quận cũng là địa phương có tốc độ đô thị hóa nhanh và mạnh mẽ trong các quận, huyện thuộc Thành phố, với nhiều dự án trọng điểm đã và đang được triển khai.

Là một phần của vùng đất Từ Liêm, quận Nam Từ Liêm có truyền thống lịch sử, văn hóa lâu đời, mang đậm đặc trưng của nền văn minh sông Hồng rực rỡ và gắn liền với những thăng trầm lịch sử của đất Thăng Long – Hà Nội ngàn năm văn hiến.

2.1.2. Chức năng của Ủy ban Nhân dân Quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

UBND Quận Nam Từ Liêm do HĐND Quận Nam Từ Liêm bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước tại quận Nam Từ Liêm, chịu trách nhiệm và báo cáo trước HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính cấp trên.

UBND Quận Nam Từ Liêm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên đại bàn quận Nam Từ Liêm, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, là cơ quan chấp hành, tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND quận Nam Từ Liêm và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao.

2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Nam Từ Liêm

UBND quận Nam Từ Liêm làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Nam Từ Liêm có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm để đề ra, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ của UBND quận Nam Từ Liêm được quy định chung tại Hiến pháp 2013 và Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cụ thể như sau:

Xây dựng, trình HĐND quận quyết định các nội dung:
Ban hành Nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND quận.
Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội trung hạn và hằng năm của quận trước khi trình UBND thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt.

Quyết định dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vị được phân quyền.

Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở quận.

Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận.

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.
Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận.

2.1.4. Cơ cấu tổ chức UBND quận Nam Từ Liêm

Cơ cấu tổ chức, bộ máy của UBND quận Nam Từ Liêm: Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Lãnh đạo UBND quận bao gồm: 01 chủ tịch; 03 Phó chủ tịch và 05 Ủy viện Phòng chuyên môn thuộc quận: Văn Phòng HĐND-UBND quận, Phòng Tư Pháp, Phòng Nội vụ, Thanh tra quận, Phòng Kinh tế, Phòng Tài nguyên môi trường, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng LĐ-TB-XH, Phòng Văn hóa – thông tin, Phòng Giáo dục – Đào tạo, Phòng Y tế.

Các đơn vị hiệp quản: Chi cục Thống kê, Đội quản lý thị trường, Thanh tra Giao thông vận tải, Chi cục Thuế, Kho bạc nhà nước quận, Trung tâm Y tế, Bảo hiểm Xã hội, Ngân hàng chính sách xã hội, Ngân hàng NN và PTNT Từ Liêm, Điện lực Nam Từ Liêm, Bưu điện Từ Liêm, Trạm bảo vệ thực vật, Trạm Thú y, Trạm Khuyến nông.

Khối Nội Chính, đơn vị trực thuộc quận: Công an quận, Ban Chỉ huy quân sự quận, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Chi cục thi hành án dân sự, Trung tâm phát triển quỹ đất, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng, Trung tâm Văn hóa thông tin và thể thao, Trung tâm hướng nghiệp và dạy nghề, Đội Quản lý trật tự xây dựng đô thị, Ban quản lý chợ quận Nam Từ Liêm.

Sơ đồ 2. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm

2.2. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.2.1. Thành phần tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm

Qua khảo sát đã cho thấy, các loại hình tài liệu có trong kho lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm phòng phú và đa dạng như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn. Trong đó, tài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất, sau đó là tài liệu khoa học – kỹ thuật. Riêng tài liệu nghe nhìn chiếm số lượng ít nhất.

Tài liệu hành chính: là loại hình chiếm khối lượng lớn và phản ánh đầy đủ hoạt động quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực tại địa phương. Đó là những tài liệu được sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Nam Từ Liêm; tài liệu của các cơ quan cấp trên để lãnh đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra trực tiếp; hoặc tài liệu do các cơ quan hữu quan gửi tới như: Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Kế hoạch, Hướng dẫn,…

Bộ phận tài liệu này vừa phản ánh các chủ trương chính sách của Nhà nước vừa là cơ sở nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản lý của UBND đạt kết quả tốt nhất.

Tài liệu khoa học – kỹ thuật và công nghệ: Tài liệu khoa học – kỹ thuật có trong kho lưu trữ tại UBND quận bao gồm: bản đồ địa giới hành chính; bản đồ quy hoạch công trình, dự án; bản đồ tổng thể dự án; báo cáo khảo sát địa chất công trình; bản vẽ thiết kế kỹ thuật; bản vẽ thiết kế thi công; bản vẽ hoàn công trình; các loại hồ sơ thầu… Các loại tài liệu khoa học – kỹ thuật trên chủ yếu thuộc về các Phông như phông phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài nguyên – Môi trường; Phòng Tài chính – Kế hoạch.

Tài liệu nghe nhìn: Trong thực tế, loại hình tài liệu này chiếm khối lượng rất nhỏ trong kho lưu trữ của UBND quận, chủ yếu là tài liệu ảnh với những hình ảnh về các kỳ họp HĐND, UBND; các lễ kỷ niệm, các hội nghị tổng kết; các bức ảnh do người dân chụp để khiếu nại, tố cáo,… Tài liệu này thường đi kèm cùng tài liệu hành chính và được bảo quản chung trong cùng một hồ sơ.

2.2.2. Nội dung tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Nội dung tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm được thể hiện qua từng lĩnh vực quản lý như:

Về tài liệu tổng hợp:

Tài liệu liên quan đến công tác lãnh đạo và chỉ đạo: Bao gồm các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội tại địa phương; hồ sơ kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ, quy định, chương trình liên quan đến các vấn đề kinh tế – xã hội; hồ sơ hội nghị, biên bản các cuộc họp, và các tài liệu công tác của lãnh đạo.

Tài liệu về quy hoạch, kế hoạch và thống kê: Gồm các tài liệu chỉ đạo từ Thành phố và HĐND về công tác quy hoạch, kế hoạch và thống kê điều tra; tài liệu liên quan đến quy hoạch tổng thể, xây dựng và phê duyệt các đề án chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội của địa phương.

Tài liệu về thi đua và khen thưởng: Bao gồm các chỉ đạo trực tiếp từ cơ quan cấp trên về công tác thi đua, khen thưởng; chương trình, kế hoạch và báo cáo về công tác thi đua, khen thưởng tại địa phương; hồ sơ khen thưởng cho các tập thể và cá nhân; các sổ vàng khen thưởng.

Tài liệu hành chính – Văn thư – Lưu trữ: Gồm tài liệu về cải cách hành chính; các văn bản lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp liên quan đến lĩnh vực văn thư – lưu trữ; chương trình, kế hoạch và báo cáo thống kê về công tác văn thư – lưu trữ, tài liệu lưu trữ, số đăng ký công văn đi và đến; các tập lưu văn bản.

Về tài liệu khối nội chính: Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tài liệu này bao gồm các chỉ đạo và thực hiện các chủ trương, chính sách từ cơ quan trung ương và Thành phố liên quan đến công tác quân sự và quốc phòng; các kế hoạch, báo cáo về việc xây dựng và củng cố quốc phòng; hồ sơ liên quan đến hoạt động quân sự và quốc phòng như nghĩa vụ quân sự, dự bị động viên, dân quân tự vệ, chính sách đối với quân nhân, tổ chức hội thao và các hoạt động kỷ niệm ngày truyền thống của Quân đội nhân dân Việt Nam cũng như ngày Quốc phòng toàn dân; công tác an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội; công tác thanh tra, kiểm tra của chính quyền; tổ chức điều tra, xét xử, thực hiện án dân sự, tham gia giám sát việc thi hành pháp luật, kiến nghị các vấn đề liên quan đến xây dựng và thực thi pháp luật; tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật, nâng cao nhận thức pháp luật cho nhân dân, tư vấn pháp luật và trợ giúp pháp lý theo quy định.

Tài liệu liên quan đến hoạt động bầu cử Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân..

Về lĩnh vực quản lý kinh tế: Tài liệu lưu trữ cung cấp cái nhìn tổng quát về các hoạt động kinh tế tại địa phương, bao gồm các khía cạnh như tài chính, ngân sách, vốn, đầu tư, thuế, giá cả, cũng như việc quản lý và hỗ trợ cho các doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã. Ngoài ra, tài liệu cũng đề cập đến việc quản lý doanh nghiệp cổ phần hóa và phát triển các ngành kinh tế như nông nghiệp, công nghiệp, thương mại và dịch vụ.

Tài liệu liên quan đến phát triển các ngành kinh tế: Nông nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và thương mại: bao gồm các chỉ đạo từ các cơ quan trung ương và thành phố về quản lý, các chính sách chủ trương, cùng với tài liệu về phát triển nông nghiệp (như trồng hoa, thủy lợi, và các đề án khác), phát triển công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp (bao gồm xây dựng khu công nghiệp, khu kinh tế, các ngành chế biến thực phẩm, hàng tiêu dùng, và các làng nghề truyền thống), cũng như phát triển thương mại, dịch vụ và du lịch.

Điện lực: Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra; kế hoạch và báo cáo; hồ sơ xây dựng các công trình điện; quy hoạch phát triển mạng lưới điện tại địa phương. – Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra; kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác; quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải; xây dựng các tuyến đường giao thông do địa phương quản lý.

Về quản lý giáo dục và đào tạo: Tài liệu chỉ đạo chung về lĩnh vực giáo dục và đào tạo; các chương trình, đề án quy hoạch xây dựng và phát triển ngành; tài liệu phản ánh hoạt động dạy và học của các trường tiểu học, trung học cơ sở, dạy nghề; quyết định công nhận trường điểm, trường đạt chuẩn; bổ nhiệm lãnh đạo các trường; phân bổ chỉ tiêu ngân sách; kiểm tra, thanh tra công tác giáo dục… Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Về lĩnh vực quản lý tài nguyên và môi trường, quy hoạch, quản lý đô thị và giải phóng mặt bằng: tài liệu này cung cấp chỉ đạo cụ thể và tổ chức thực hiện việc khai thác và bảo vệ tài nguyên môi trường trong khu vực quận. Nó bao gồm quy hoạch và phân loại các loại đất như đất nông nghiệp và đất ở; bản đồ địa chất; hồ sơ đo đạc và lập bản đồ ruộng đất; tài liệu thống kê và kiểm tra đất; các hoạt động và chương trình bảo vệ môi trường cũng như xử lý rác thải; quy hoạch kiến trúc và xây dựng; phát triển hạ tầng kỹ thuật (bao gồm cấp nước, thoát nước, công viên, cây xanh, chiếu sáng và bến bãi đỗ xe đô thị); phát triển đô thị; cấp phép xây dựng nhà ở và công sở; quản lý vật liệu xây dựng; và công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng nhằm tạo quỹ đất cho các dự án đầu tư xây dựng tại địa phương.

Về quản lý dân số – gia đình và trẻ em, y tế, xã hội:

Quản lý dân số, gia đình và trẻ em: Thực hiện công tác thống kê dân số; triển khai kế hoạch hóa gia đình; tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày dân số thế giới; bảo vệ, chăm sóc và hỗ trợ trẻ em, học sinh, sinh viên.

Y tế: Thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh, bảo vệ sức khỏe cộng đồng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm; quản lý bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội; ngăn chặn các tệ nạn xã hội, phòng chống ma túy và mại dâm; phòng ngừa tai nạn thương tích…

Xã hội: Thực hiện các hoạt động đền ơn đáp nghĩa; cung cấp trợ cấp xã hội; theo dõi tình hình lao động và tiền lương trên địa bàn, thực hiện bảo trợ xã hội; đào tạo nghề và tạo việc làm; thúc đẩy bình đẳng giới; quản lý nghĩa trang liệt sĩ, đài tưởng niệm và các công trình ghi công liệt sĩ; chăm sóc và hỗ trợ người có công cùng các đối tượng chính sách xã hội; tổ chức bộ máy, cán bộ, nội bộ và hoạt động của các hội đoàn thể cấp huyện; đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, phòng chống lụt bão và thiên tai…

Văn hóa, thể dục, thể thao: Tài liệu lưu trữ chủ yếu ghi nhận các chỉ đạo từ cơ quan cấp trên, cùng với những chủ trương, chính sách và hoạt động tổ chức liên quan đến công tác văn hóa, thể dục – thể thao. Nội dung bao gồm việc phát triển và thực hiện các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao; xây dựng nếp sống văn minh; hình thành gia đình văn hóa, ấp văn hóa, khu phố văn hóa, xã, thị trấn văn hóa và đơn vị văn hóa; bảo tồn các di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh; cũng như bảo vệ, khai thác và sử dụng hợp lí tài nguyên du lịch.

Thông tin: Tài liệu lưu trữ phản ánh các hoạt động chỉ đạo, thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra công tác bảo vệ an toàn, an ninh thông tin trong lĩnh vực báo chí, bưu chính, chuyển phát, viễn thông, công nghệ thông tin, Internet và phát thanh. Ngoài ra, tài liệu cũng đề cập đến việc tổ chức thực hiện các chương trình, dự án liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý hạ tầng thông tin, bao gồm mạng cáp thông tin, viễn thông và các trạm thu phát sóng điện thoại di động, đài phát thanh trong khu vực.

2.2.3. Giá trị tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Với thành phần tài liệu phong phú và đa dạng, tài liệu lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm chứa đựng những thông tin có giá trị về mọi mặt đời sống xã hội trên địa bàn huyện Từ Liêm cũ và quận Nam Từ Liêm hiện nay. Khái quát lại, tài liệu lưu trữ tại đây có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

Giá trị thực tiễn:

Cung cấp những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định quản lý chính xác, phù hợp với địa phương mình.

Sử dụng tài liệu lưu trữ để hoạch định, xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế – xã hội dài hạn, ngắn hạn của địa phương; quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm; quy hoạch đất đai….

Phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát của các cơ quan cấp trên.

Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng cơ bản, các dự án giúp khôi phục, nâng cấp, sửa chữa nhanh chóng cũng như là bằng chứng để xử lý vi phạm xây dựng đối với các công trình bị hư hỏng.

Giúp bảo tồn và phát huy các giá trị văn hóa truyền thống tại địa phương; là căn cứ đáng tin cậy để nhà nước công nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn quận; xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, phù hợp với nếp sinh hoạt của người dân; đồng thời rút ra nhiều thông tin bổ ích trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, tình yêu nước tại địa phương. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Là cơ sở để thực hiện các chính sách đền ơn đáp nghĩa, trợ cấp xã hội.
Giải quyết khiếu nại tố cáo của nhân dân trong việc xây dựng các công trình; giải phóng, đền bù đất đai;
Phục vụ giải quyết các công việc thực tiễn của cán bộ chuyên môn.

Giá trị lịch sử:

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quý giá, là cơ sở sử liệu quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung và lịch sử của địa phương nói riêng. Bởi lẽ, UBND quận Nam Từ Liêm là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, tài liệu của UBND quận phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về chủ trương, đường lối chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn quận; đồng thời phản ánh các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựu của UBND quận (UBND huyện Từ Liêm cũ).

2.3. Hoạt động quản lý về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.3.1. Ban hành văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

UBND Quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản quy định về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ. Theo đó đã phân công trách nhiệm cụ thể đến cho từng phòng ban chuyên môn, nhân sự có liên quan để thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành. Theo thực tiễn khảo sát, hiện nay UBND Quận Nam Từ Liêm đều ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua các kế hoạch công tác VTLT hàng năm. Trong đó, UBND quận đã yêu cầu các đơn vị có liên quan căn cứ vào văn bản quy định hướng dẫn của cơ quan cấp trên để xác định nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp lưu:

Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 22/ 5 /2019 về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm. Trong quyết định, quy định rõ trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị trong việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Công văn số 299/UBND-VP ngày 15/02/2023 do văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm ban hành về việc xây dựng Danh mục hồ sơ công việc. Văn bản hướng dẫn việc xây dựng danh mục hồ sơ công việc, nhằm đảm bảo việc lập hồ sơ và thu thập tài liệu vào lưu trữ được thực hiện đầy đủ, đúng quy định.

Công văn số 659/UBND – VP ngày 15/03/2023 về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND quận. Văn bản này do văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm ban hành, yêu cầu các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật. Cụ thể, công văn nhấn mạnh trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị trong việc lập hồ sơ công việc đầy đủ, đúng trình tự và giao nộp tài liệu đã hoàn chỉnh vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Kế hoạch số 59/KH-UBND ngày 14/02/2024 của UBND quận Nam Từ Liêm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024. Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 của UBND quận Nam Từ Liêm, trong đó đề ra các nhiệm vụ như: xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, và kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Hệ thống văn bản do UBND quận Nam Từ Liêm ban hành đã bước đầu tạo nền tảng pháp lý cần thiết cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Các văn bản như Công văn số 659/UBND-VP năm 2023, Quyết định số 1691/QĐ-UBND năm 2019 và Kế hoạch số 59/KH-UBND năm 2024 đã xác định rõ trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc lập hồ sơ, xác định giá trị và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Những văn bản này góp phần nâng cao nhận thức và tổ chức thực hiện công tác thu thập tài liệu tại cơ sở.

2.3.2. Tổ chức bộ phận nhân sự trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm là nhiệm vụ quan trọng và được giao trực tiếp cho bộ phận Lưu trữ. Công việc này được thực hiện định kỳ hàng năm và luôn nhận được sự chỉ đạo, giám sát sát sao từ lãnh đạo cơ quan, nhằm đảm bảo các tài liệu, hồ sơ quan trọng được thu thập và lưu trữ đầy đủ, chính xác. Bộ phận Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm hiện có 03 cán bộ biên chế, bao gồm các cán bộ có trình độ chuyên môn từ trung cấp đến đại học trong lĩnh vực Văn thư và Lưu trữ.

Đặc biệt, việc phân công nhân sự tại bộ phận Lưu trữ được thực hiện hợp lý, với mỗi cán bộ đảm nhận một phần công việc cụ thể. Cán bộ có trình độ Đại học chuyên ngành Văn thư và Lưu trữ là người chịu trách nhiệm chính trong việc tham mưu, chỉ đạo về công tác lưu trữ. Cán bộ tốt nghiệp Cao đẳng ngành Văn Thư và cán bộ tốt nghiệp Trung cấp Văn thư lưu trữ hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ nghiệp vụ như thu thập, tổ chức, phân loại và bảo quản tài liệu. Sự phân công rõ ràng, khoa học giúp bộ phận Lưu trữ thực hiện hiệu quả công tác thu thập tài liệu, đảm bảo tài liệu được tổ chức khoa học và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

2.3.3. Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng nhân sự

Hiện nay, UBND quận Nam Từ Liêm đã có những quan tâm, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Cử các cán bộ lưu trữ của UBND quận tham gia học tập một số lớp chuyên sâu về công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Sắp tới, UBND quận Nam Từ Liêm có kế hoạch cử 03 cán bộ lưu trữ tham gia lớp đào tạo về kỹ năng thu thập tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ do Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội tổ chức; lớp học bao gồm lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức cơ bản về quy trình thu thập và bảo quản tài liệu, cùng với các phương pháp và công cụ hỗ trợ công tác lưu trữ. Thời gian học kéo dài từ 2 đến 3 ngày, và có thể kéo dài hơn đối với các lớp có nội dung chuyên sâu về công nghệ hoặc phần mềm lưu trữ.

2.3.4. Chuẩn bị cơ sở vật chất (kho/trang thiết bị) phục vụ công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

2.3.4.1. Hệ thống kho lưu trữ

Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Nam Từ Liêm hiện nay đều đủ điều kiện thành lập phông. Nhưng do diện tích các phòng ban, đơn vị nhỏ, không đủ điều kiện bảo quản hồ sơ, tài liệu và số lượng tài liệu thu thập về ít do mới thành lập nên đều giao nộp vào kho lưu trữ UBND quận.

Kho lưu trữ do Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm đang quản lý hiện nay được đầu tư xây dựng với vai trò là kho lưu trữ với diện tích mặt sàn khoảng 150m² với 270 mét giá cố định và 515 mét giá di động. Đồng thời, do ngày 01/4/2014, quận Nam Từ Liêm mới chính thức đi vào hoạt động theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội. Theo quy định của Luật Lưu trữ 2011, UBND quận Nam Từ Liêm có trách nhiệm thực hiện việc thu hồi, tiếp nhận và bảo quản toàn bộ hồ sơ của HĐND – UBND huyện Từ Liêm cũ và hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các phòng, ban, đơn vị đang lưu giữ vào lưu trữ; đồng thời quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã có trong kho lưu trữ huyện.

2.3.4.2. Các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết khác

Bảng thống kê các trang thiết bị dùng trong kho hỗ trợ cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Hình 2. 1. Giá đựng tài liệu cố định và di động của UBND quận Nam Từ Liêm (Nguồn tác giả chụp)

2.3.5. Kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Việc kiểm tra công tác VTLT được tiến hành theo sự chỉ đạo của Sở Nội vụ, của UBND quận. Mục đích của kiểm tra là đánh giá kết quả đạt được, tìm ra những ưu điểm, hạn chế và những kiến nghị của cơ quan đơn vị trong quận về công tác VTLT.

Tại UBND quận Nam Từ Liêm, phòng Nội vụ và kho lưu trữ quận chịu sự thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, của Chi cục VTLT thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, UBND quận tự kiểm tra công tác lưu trữ cụ thể là nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Ủy ban hoặc tiến hành kiểm tra đối với các cơ quan đơn vị trên địa bàn huyện.

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị trên địa bàn có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức tự kiểm tra công tác nghiệp vụ này tại đơn vị và báo cáo kết quả tự kiểm tra về Phòng Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND quận Nam Từ Liêm.

Đồng thời lãnh đạo UBND quận cũng kịp thời có hình thức khen thưởng kịp thời đối với các cơ quan đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao hoặc phê bình, nhắc nhở, xử lý nghiêm khắc đối với cơ quan đơn vị làm sai, làm thiếu hay mất mát hư hỏng tài liệu theo đúng quy định. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tập thể, cá nhân thuộc UBND quận thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng và Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ. Trong năm 2024, cán bộ phụ trách lưu trữ Nguyễn Thị Hòa đã chủ động đề xuất và tham mưu lãnh đạo ban hành quy trình nội bộ về kiểm tra, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hàng năm, giúp các đơn vị thực hiện thống nhất và hiệu quả hơn. Với những kết quả đạt được, trong Hội nghị tổng kết công tác văn phòng năm 2024, tập thể bộ phận Lưu trữ được Chủ tịch UBND quận tặng Giấy khen vì đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ. Đồng thời, cá nhân bà Nguyễn Thị Hòa cũng được đề nghị công nhận danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở”.

Tại UBND quận Nam Từ Liêm, các hình thức xử phạt đối với tập thể, cá nhân vi phạm trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Nghị định số 119/2020/NĐ-CP. Các hành vi như không giao nộp tài liệu đúng thời hạn, làm thất lạc, hư hỏng hoặc tự tiêu hủy tài liệu có thể bị xử lý kỷ luật với các mức độ từ khiển trách đến buộc thôi việc, hoặc bị xử phạt hành chính lên đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Ngoài ra, UBND quận còn áp dụng các biện pháp xử lý nội bộ như kiểm điểm trách nhiệm, không xét thi đua, hoặc yêu cầu khắc phục hậu quả nhằm nâng cao ý thức chấp hành quy định về lưu trữ.

2.4. Hoạt động nghiệp vụ về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm

2.4.1. Xác định nguồn thu

UBND quận Nam Từ Liêm là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì vậy, nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện rất đa dạng và phong phú. Tài liệu của UBND quận phản ánh về các lĩnh vực hoạt động như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng,… được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn quận và các cơ quan trung ương, thành phố,… Qua khảo sát, trong kho lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm hiện đang bảo quản khoảng hơn 30 phông lưu trữ khác nhau. Cụ thể các phông đóng, mở và giới hạn như sau:

Các phông đóng:

Bảng 2. 2. Bảng thống kê các phông đóng hiện đang có trong kho lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm

Các phông mở (từ năm 2014 đến nay) Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Bảng 2. 3. Bảng thống kê các phông mở hiện đang có trong kho lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm

Căn cứ vào tổ chức bộ máy những đơn vị trong tổ chức bộ máy hoạt động của UBND quận Nam Từ Liêm là nguồn thu chủ yếu, đây là loại tài liệu có giá trị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước quận. Bởi vì nội dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước tại địa phương như: kinh tế, chính trị, văn hóa – giáo dục, y tế, dân số, an ninh – quốc phòng. Những tài liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông và cũng chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các loại tài liệu như: Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, đề án, báo cáo.

Ví dụ như Phòng thanh tra quận Nam Từ Liêm, về phương diện lý thuyết, Phòng Thanh tra quận Nam Từ Liêm hoàn toàn đáp ứng các điều kiện để được xác lập phông lưu trữ riêng, bởi có chức năng, nhiệm vụ độc lập và hình thành khối lượng lớn hồ sơ tài liệu trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Tuy nhiên, do Phòng Thanh tra là đơn vị trực thuộc UBND quận, không có tư cách pháp nhân độc lập về mặt hành chính, nên theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, các tài liệu do phòng tạo lập vẫn thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan UBND quận. Việc tổ chức lưu trữ theo mô hình tập trung tại kho lưu trữ UBND quận không chỉ đảm bảo tính thống nhất trong quản lý hồ sơ, mà còn thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong phạm vi toàn quận.

Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ luôn được quan tâm, tuy nhiên, vẫn tồn tại một lượng tài liệu lớn từ các năm trước chưa được thu thập và bảo quản đúng quy trình. Các tài liệu này chủ yếu xuất phát từ các phòng, ban, đơn vị có liên quan đến công tác quản lý nhà nước, đặc biệt là các phòng chức năng như Phòng Thanh tra, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Quản lý đô thị, và Phòng Kinh tế. Một trong những đơn vị có khối lượng tài liệu tồn đọng lớn nhất là Phòng Thanh tra quận, nơi lưu trữ hàng nghìn tài liệu liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Ví dụ như tại Phòng Thanh tra quận Nam Từ Liêm, tính đến tháng 4 năm 2024, còn tồn đọng khoảng 25 mét tài liệu từ các năm 2023 và đầu năm 2024. Các tài liệu này chủ yếu là báo cáo thanh tra, biên bản kiểm tra, quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và hồ sơ liên quan đến các cuộc thanh tra chuyên đề trong các lĩnh vực xây dựng, đất đai, môi trường và thuế.

Năm 2023: Tại Phòng Thanh tra vẫn còn khoảng 20 mét tài liệu liên quan đến công tác thanh tra hoạt động xây dựng, đặc biệt là các công trình vi phạm xây dựng không phép. Ngoài ra, còn có hơn 100 hồ sơ kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy, cùng với các kết quả thanh tra về lĩnh vực thuế và môi trường.

Năm 2024 (đầu năm): Tại Phòng Thanh tra, hiện đang có 5 mét tài liệu mới được hình thành trong các cuộc thanh tra liên quan đến công tác phòng chống dịch bệnh, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, và việc chấp hành các quy định của các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn quận. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm là hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó mới có thể tiến hành công tác thu thập, bổ sung đạt được kết quả cao.

2.4.2. Xác định thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm

Với thành phần tài liệu đa dạng hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận (đã nêu trên), việc thu thập tài liệu vào lưu trữ được xác định gồm các loại hình sau:

Bảng 2. 4. Bảng danh mục thành phần tài liệu của Văn phòng HĐND – UBND

Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm là cơ quan tạo ra nhiều tài liệu có giá trị cao về quản lý, hành chính và pháp lý. Những tài liệu này bao gồm: văn bản chỉ đạo, hồ sơ xây dựng văn bản pháp quy, báo cáo, kế hoạch, hồ sơ kỳ họp HĐND, hồ sơ thi đua – khen thưởng, quản trị hành chính và tài liệu tiếp công dân. Dựa trên nội dung và giá trị sử dụng, tài liệu của văn phòng được phân loại và xác định thời hạn bảo quản theo quy định. Cụ thể, tài liệu có giá trị lâu dài như quyết định, chỉ thị, nghị quyết HĐND, kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo tổng kết… sẽ được bảo quản vĩnh viễn; trong khi tài liệu hành chính thông thường như công văn, biên bản làm việc, báo cáo định kỳ sẽ được bảo quản từ 10 đến 20 năm tùy thuộc vào mức độ quan trọng. Việc xác định rõ loại hình và thời hạn bảo quản giúp văn phòng thực hiện hiệu quả công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác quản lý và tra cứu khi cần thiết.

2.4.3. Phân chia tài liệu quản lý tại kho lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm

Tại kho lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm, tài liệu thuộc phông đóng được bảo quản trong các tủ, kệ lưu trữ riêng biệt, với các tài liệu đã hoàn tất và không còn thay đổi. Phông đóng sẽ chứa các hồ sơ pháp lý, các nghị quyết, quyết định quan trọng của UBND và HĐND quận, các văn bản đã được phê duyệt và hoàn tất từ các năm trước. Quy trình bảo quản tài liệu trong phông đóng cần có độ ẩm và nhiệt độ ổn định để đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng. Các tài liệu này được lưu trữ trong các kệ, tủ sắt hoặc các hộp lưu trữ chuyên dụng có khả năng chống ẩm mốc và sâu bọ.

Các tài liệu thuộc phông mở vẫn đang được bổ sung và cập nhật thường xuyên. Tài liệu này bao gồm các công văn, chỉ thị, báo cáo, biên bản các cuộc họp chưa hoàn tất hoặc đang trong quá trình thực hiện. Phông mở sẽ được tổ chức trong một khu vực riêng để dễ dàng bổ sung thêm tài liệu mới khi có sự thay đổi. Quy trình bảo quản tại khu vực phông mở, các tài liệu sẽ được sắp xếp theo các nhóm, theo từng kỳ báo cáo, từng năm hoặc từng chương trình, giúp dễ dàng bổ sung và tìm kiếm.

2.4.4. Quy trình, thủ tục giao nộp tài liệu vào UBND Quận Nam Từ Liêm Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tại UBND quận Nam Từ Liêm quy trình, thủ tục nộp lưu tài liệu được thực hiện theo công văn số 659/UBND-VP ngày 15/3/2023: Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND quận. Công văn này hướng dẫn chi tiết về quy trình, thời hạn, và trách nhiệm của các đơn vị trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Bước 1: Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND quận về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu;

Lập kế hoạch thu thập;
Khảo sát, lựa chọn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có tài liệu đến hạn nộp lưu;
Xác định và thống nhất với cơ quan, tổ chức, cá nhân là nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu; thành phần tài liệu…;
Trình, duyệt và ban hành kế hoạch thu thập;
Gửi kế hoạch cho các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu;

Bước 2: Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu để giao nộp;

Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp lưu lập Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn hồ sơ có giá trị chuẩn bị giao nộp theo quy định.

Hồ sơ bao gồm:

Văn bản đề nghị của UBND quận;
Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị UBND quận;
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
Danh mục tài liệu.

Bước 3: Trình mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Tiếp nhận mục lục hồ sơ tài liệu dự kiến nộp lưu, bộ văn bản hướng dẫn chỉnh lý và danh mục hồ sơ tài liệu;

Lựa chọn các hồ sơ, đơn vị bảo quản có giá trị trên mục lục hồ sơ;
Kiểm tra, thẩm định mục lục hồ sơ dự kiến nộp lưu với thực tế;

Bước 4: Thẩm định mục lục hồ sơ

Thẩm định mục lục hồ sơ là quá trình kiểm tra, đánh giá mục lục hồ sơ do các cơ quan, tổ chức lập để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp lý trước khi đưa vào lưu trữ. Cán bộ chịu trách nhiệm thẩm định hồ sơ sẽ thẩm định về hình thức và nội dung như sau:

Về hình thức:
Trình bày theo đúng mẫu biểu quy định.
Đủ các thông tin: số hồ sơ, tiêu đề, thời gian, đơn vị/cá nhân lập hồ sơ.
Về nội dung:
Hồ sơ có đầy đủ tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Tài liệu trong hồ sơ có tính liên kết, phản ánh đúng quy trình xử lý công việc.
Xác định giá trị hồ sơ để có phương án bảo quản phù hợp (lưu trữ lâu dài, tiêu hủy…).

Bước 5: UBND Quận thông báo cho cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được phê duyệt;

UBND sau khi thẩm định xong, sẽ phê duyệt những hồ sơ được nộp lưu vào lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm. Ban hành thông báo gửi đến các đơn vị có trong danh sách nộp lưu.

Bước 6: Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

Chuẩn bị kho tàng để vận chuyển tài liệu;
Chuẩn bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm: Giá, tủ, hợp, bìa hồ sơ
Các trang bị hỗ trợ: bình chữa cháy, xe vận chuyển tài liệu

Bước 7: Tổ chức tiếp nhận tài liệu;

Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế giao nộp;
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
Lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản: cơ quan, tổ chức giao nộp giữ 01 bản; UBND quận Nam Từ Liêm giữ 01 bản. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Đưa tài liệu bảo quản trong kho UBND quận Nam Từ Liêm

Hình 2. 2. Tài liệu sau khi thu thập, được bảo quản trong kho lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm

Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm UBND quận quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Điều 11- Luật lưu trữ quy định:
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2.5. Kết quả thực hiện công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm

Qua khảo sát thực tế, nhận thấy rằng công tác thu thập tài liệu để lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm trong năm 2023 và 2024 đã có những thay đổi rõ rệt, thể hiện qua sự giảm sút đáng kể về khối lượng tài liệu thu thập.

Bảng 2. 5. Bảng thống kê số lượng tài liệu lưu trữ thu thập năm 2023 – 2024

Công tác thu thập tài liệu hành chính vào lưu trữ trong giai đoạn 2023– 2024 đã có những chuyển biến tích cực về cả quy mô lẫn chất lượng. Cụ thể, trong hai năm qua, bộ phận lưu trữ đã phối hợp với khoảng 20 đơn vị hành chính và phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận để tiến hành rà soát, kiểm kê và tiếp nhận hồ sơ đến hạn nộp lưu. Đây là những đơn vị có chức năng quản lý nhà nước ở cấp quận, với khối lượng tài liệu phát sinh hàng năm khá lớn.

Tổng cộng, 1.186 hồ sơ hành chính đã được thu thập vào lưu trữ cơ quan, tương đương 171 mét giá tài liệu (trong đó, năm 2023 thu 890 hồ sơ – 158 mét giá; năm 2024 thu 296 hồ sơ – 13 mét giá). Tài liệu thu được chủ yếu thuộc loại hình tài liệu quản lý hành chính nhà nước, có giá trị bảo quản lâu dài, bao gồm hồ sơ về chỉ đạo điều hành, ngân sách – tài chính, công tác tổ chức cán bộ, xử lý đơn thư, kiểm tra – thanh tra, giải phóng mặt bằng, cấp phép xây dựng, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân… Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

Quá trình thu thập được thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ, bắt đầu từ việc thông báo kế hoạch thu thập, hướng dẫn đơn vị lập danh mục hồ sơ, kiểm kê, lập phiếu giao nộp, sau đó tiến hành tiếp nhận hồ sơ theo biên bản và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ. Đặc biệt, công tác kiểm tra hồ sơ trước khi tiếp nhận được chú trọng, đảm bảo hồ sơ có đầy đủ thành phần, chỉ mục rõ ràng và phù hợp với thời hạn bảo quản theo quy định.

Tuy nhiên, thực tế vẫn còn tồn tại khoảng 33 mét giá tài liệu hành chính từ các năm trước đã đến thời hạn nộp lưu nhưng chưa được thu thập, chủ yếu do một số đơn vị chưa hoàn thành kiểm kê hoặc thiếu nhân lực chuyên trách về văn thư lưu trữ. Điều này đặt ra yêu cầu phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn và đôn đốc để nâng cao ý thức trách nhiệm của các đơn vị trong việc giao nộp tài liệu đúng thời hạn và đầy đủ.

Nhìn chung, công tác thu thập tài liệu hành chính tại UBND quận Nam Từ Liêm trong hai năm qua đã góp phần quan trọng vào việc làm giàu phông lưu trữ cơ quan, phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác tài liệu sau này.

Tiểu kết chương 2

Chương 2, trình bày thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm. Chương này giới thiệu khái quát về UBND quận Nam Từ Liêm. Đồng thời, phân tích thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Viện kiểm sát trên nhiều khía cạnh: xác định nguồn nộp lưu, lựa chọn thành phần tài liệu, thủ tục giao nộp tài liệu,… trong quá trình nghiên cứu và khảo sát cho thấy công tác này đã đạt được những kết quả nhất định tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Đây là cơ sở để đánh giá, nhận xét và đề xuất biện pháp trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm ở chương 3. Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Khóa luận: Giải pháp công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND