Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá hay nhất năm 2025 cho các bạn học viên ngành đang làm Khóa luận tốt nghiệp tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài Khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Khóa Luận thì với đề tài Khóa luận: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

3.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

3.1.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu

Sơ đồ 3.1 – Quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của công ty Con Thoi

3.1.1.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

Công tác tìm kiếm khách hàng của công ty do bộ phận kinh doanh đảm nhiệm. Hiện tại bộ phận kinh doanh đang tìm kiếm khách hàng trên 2 kênh chủ yếu đó là:

Trực tuyến: công ty đã có trang web riêng nên sẽ có rất nhiều cách để tìm kiếm khách hàng trực tuyến. Một trong những cách dễ dàng nhất mà công ty áp dụng đó là marketing trực tuyến và quảng cáo trên các trang web có số người truy cập nhiều, trang web chuyên về dịch vụ giao nhận như: rongbay.cm, www.quangcaosanpham.cm, www.1000thuonghieu.cm, www.muaban.nt. Hình thức quảng cáo trực tuyến này có một ưu điểm rất lớn đó là bạn có thể chủ động đặt mức chi phí hàng tháng cho quảng cáo và kiểm tra hiệu quả quảng cáo. Đây là một hình thức marketing trực tuyến giúp công ty tìm kiếm khách hàng thành công.

Thư trực tiếp: công ty sẽ gửi trực tiếp tới những đối tượng khách hàng mà công ty muốn tiếp cận. Đây là phương tiện hiệu quả để quảng cáo cho những sản phẩm/dịch vụ của công ty, đồng thời cũng là công cụ hiệu quả để công ty tiếp cận các đối tượng khách hàng cụ thể. Công ty sẽ gởi đến khách hàng những dịch vụ mà công ty đang kinh doanh, bảng giá kèm theo cùng những ưu đãi khác. Công ty thuê hay mua bản danh sách địa chỉ, kèm theo đặc điểm khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nhược điểm của loại hình quảng cáo này là khá tốn kém, nếu muốn triển khai một cách chính xác.

Từ 2 kênh quảng cáo trên, khách hàng tham khảo và nếu có ý định muốn sử dụng dịch vụ của công ty thì có thể liên lạc qua điện thoại để bộ phận Sales tư vấn và cung cấp thông tin về dịch vụ mà khách hàng cần. Nếu khách hàng đồng ý bộ phận Sales sẽ giữ liên lạc với khách hàng để hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng. Tuỳ vào từng khách hàng, công ty sẽ xác định ký kết hợp đồng ngắn hay dài hạn. Khi khách hàng có nhu cầu sẽ liên hệ với công ty để hai bên thoả thuận và tiến hành ký hợp đồng. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Sau khi ký hợp đồng khách hàng sẽ cung cấp cho công ty những thông tin cần thiết về lô hàng cũng như những chứng từ có liên quan đến lô hàng như: hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list… để bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra thông tin có đầy đủ hay không nếu có thiếu hay sai sót phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời bổ sung, sửa chữa. Khi có chứng từ đầy đủ thì tiến hành mở file, lập bộ chứng từ hoàn chỉnh để giao cho bộ phận giao nhận tiến hành nhận hàng cho khách hàng.

Và trường hợp cụ thể là thông qua bộ phận Sales của công ty, dựa trên sự thỏa thuận về giá cả dịch vụ, công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi và công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim ký kết hợp đồng dịch vụ để xác nhận rằng Con Thoi phải thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận khi khách hàng cần nhập một lô hàng. Theo hợp đồng dịch vụ giao nhận nhập khẩu mặt hàng TC GREY BLACK GLOVER. Các phí dịch vụ và thanh toán mà công ty Trần Hà Kim sẽ thanh toán cho Con Thoi để thực hiện toàn bộ quy trình nhập hàng đến kho của công ty như sau:

Phí ủy thác xuất khẩu

Các phí liên quan như: thuế xuất khẩu, thuế VAT, phí chuyển tiền và các phí giao dịch khác sẽ thanh toán thực chi.

Phí dịch vụ như sau:

FCL: 205 USD/ 20’ DC, 360 USD/ 40’ DC

LCL: 130 USD/ shipment (khối lượng =< 3cbm: miễn phí dỡ hàng, nếu khối lượng > 3 cbm: sẽ thêm sao cho thích hợp).

Giá trên bao gồm:

Phí làm thủ tục Hải quan Lệ phí Hải quan

Chuyển hàng từ nhà kho của khách hàng đến cảng Cát Lái Bốc hàng
Nâng hạ container Thuế GTGT
Phí giám định (nếu có)

Tuy nhiên các số tiền về phí dịch vụ và thanh toán như trên chỉ mang tính chất tham khảo. Trên thực tế thì tùy vào lô hàng sẽ có mức giá khác nhau. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Sau đó công ty Con Thoi sẽ tổ chức xuất khẩu lô hàng TC GREY BLACK GLOVER sang TAIWAN.

Tuy nhiên công ty vẫn chưa tiếp cận hết được các khách hàng tiềm năng do hai kênh tìm kiếm khách hàng của công ty vẫn còn mặt hạn chế: đối với kênh trực tuyến thì bị động trong việc tìm kiếm khách hàng, còn thư trực tuyến thì chỉ nhắm đến số ít khách hàng.

3.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng

Nhận chứng từ từ khách hàng

Việc ký kết hợp đồng giao nhận sẽ do bộ phận sales ký kết với khách hàng, sau khi ký kết hợp đồng giao nhận thì bộ phận sales sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ sang cho bộ phận chứng từ (phòng xuất nhập khẩu) để mở file, sau đó bộ phận giao nhận sẽ nhận bộ chứng từ gốc từ khách hàng. Bộ chứng từ gốc gồm có:

Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract): một bản sao
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): một bản chính và một bản sao
Vận tải đơn (B/L): một bản chính và một bản sao
Phiếu đóng gói (Packing List): một bản chính và một bản sao

Cụ thể công ty Con Thoi ký hợp đồng với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhân viên Công ty Con Thoi phải thông báo với công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim là đã nhận được bộ chứng từ.

Kiểm tra bộ chứng từ Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra bộ hồ sơ có phù hợp hay không, nếu bộ chứng từ không hợp lệ hay không trùng khớp thì bộ phận chứng từ sẽ phải báo cho khách hàng để chỉnh sửa kịp thời, vì bộ chứng từ rất quan trọng, đây là căn cứ để nhà nhập khẩu nhận được hàng. Trong thực tế nếu bộ chứng từ chỉ có những lỗi nhỏ hay thiết sót thì nhân viên bộ chứng từ có thể tự sửa đổi cho phù hợp.

Để công việc tổ chức dỡ hàng nhanh chóng và thuận lợi, bộ phận chứng từ công ty Con Thoi phải kiểm tra kỹ lưỡng, chính xác của mỗi chứng từ đầy đủ, hợp lệ, đúng thời gian và giữa các chứng từ phải trùng khớp với nhau để tiến hành thông quan cho lô hàng đó. Các chứng từ cần kiểm tra:

Kiểm tra hóa đơn thương mại
Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)

Trong trường hợp này, công ty Con Thoi sẽ kiểm tra bộ chứng từ của công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim:

Kiểm tra Packing List Số Invoice: THK0512TCG Nơi đi: HCM, Việt Nam

Nơi đến: Taichung, Taiwan
Người nhận hàng: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD
Tên hàng hoá, khối lượng hàng hoá có trùng khớp với giấy tờ chứng từ khác không để sữa chữa sai sót kịp thời.

Kiểm tra hóa đơn thương mại Số Invoice: THK0512TCG

Ngày lập hóa đơn: 17/05/2026
Tên địa chỉ người xuất khẩu: TRAN HA KIM S.C.P CO.,LTD
D671, Block 4; Long Binh Ward, Bien Hoa city, Dong Nai Province, Viet Nam
Tên địa chỉ người nhập khẩu: GOLDEN SHINE TEXTILE CO.,LTD 545-5, Chung Shan Road, Quingshui Dist, Taichung City, Taiwan
Tên tàu chở hàng: VULKAN / V.1206
Tên hàng: TC GREY BLACK GLOVER
Xuất xứ: VIỆT NAM
Lượng: 8,457.5 kg
Tổng giá CIF TAICHUNG, TAIWAN: 11,200 USD
Cảng xếp hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng dỡ hàng: TAICHUNG, TAIWAN
Cảng chuyển tải: KAOHSIUNG

Những nội dung trong invoice trùng khớp với hợp đồng ngoại thương, số liệu của hóa đơn và lập hóa đơn trước hoặc trùng ngày giao hàng hợp lý. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi rất chuyên nghiệp trong viêc xử lý hồ sơ nên khi có sai sót đều được chỉnh sửa kịp thời, thường xuyên cập nhật những thay đổi trong thủ tục làm hồ sơ. Nhưng với khối lượng công việc ngày càng quá tải mà số lượng nhân viên chứng từ của công ty hiện tại chỉ có 2 người khiến cho việc xử lý hồ sơ bị chậm trễ điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty, đôi khi nhân viên phải tăng ca để giải quyết kịp hồ sơ cho khách hàng.

3.1.1.3 Thuê tàu, mượn container

Đối với hàng nguyên container (FCL)

Sau khi hợp đồng giữa công ty Trần Hà Kim và công ty Con Thoi được thực hiện xong, phía khách hàng sẽ giao toàn bộ hàng hoá cho công ty. Công ty tiến hành xác định khối lượng hàng hoá để thuận tiện cho việc thuê tàu và mượn container để đóng hàng.

Nhân viên bộ phận chứng từ từ phía công ty sẽ liên hệ với hãng tàu như HYUNDAI, WANHAI, YANGMING, OOCL,… để hỏi và thương lượng giá cước, ngày, giờ tàu chạy. Khi tìm được giá cả thích hợp, nhân viên sẽ đồng ý đặt tàu (book tàu), gởi thư đặt tàu (Booking Note) cho đại diện hãng tàu.

Hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container cho nhân viên chứng từ.

Lệnh giao vỏ container kèm theo giấy giới thiệu do nhân viên chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận để đến cảng, bãi trình cho nhân viên hãng tàu. Nhân viên hãng tàu cho số container, đóng dấu lên lệnh và đưa lại cho nhân viên giao nhận để nhận container. Nếu đưa container về kho để tiến hành đóng hàng thì phải đóng tiền cược container, tránh việc container bị mất cắp, hư hỏng,.. khi không có sự quản lý của hãng tàu. Ngoài ra nhân viên giao nhận của công ty Con Thoi còn phải thuê phương tiện để kéo container về địa điểm đóng hàng.

Nhân viên giao nhận vận chuyển container đến cảng giao container cho tàu tại CY quy định trước khi hết thời gian quy định của từng chuyến tàu. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mời nhân viên Hải quan đến để giám sát việc đóng hàng. Khi hàng được đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra, niêm phong kẹp chì cho container.

Đối với hàng lẻ (LCL)

Nhân viên giao nhận gởi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về lô hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng tại CFS hoặc ICD được quy định.

Đối với hàng lẻ thì người mở container là những công ty gom hàng lẻ như VINA CONSOL, VINA LINK, … Họ sẽ tập hợp các lô hàng của nhiều chủ hàng lại sắp xếp, phân loại, rồi đóng hàng vào container.

Sau đó mời đại diện Hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container. Sau đó niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu.

Hiện nay công ty vẫn còn bị động về giá, chưa có giá tốt trong việc thuê tàu, mượn container. Giá thuê, mượn thường hay thay đổi khiến cho công ty gặp khó khăn trong việc báo giá cho khách hàng. Bên cạnh đó công ty cũng thụ động trong việc xác định ngày, giờ tàu chạy (nếu thời gian tàu chạy chậm hơn so với thời gian khách hàng yêu cầu thì công ty sẽ mất hợp đồng).

3.1.1.4 Mở tờ khai Hải quan

Tờ khai hàng hoá xuất khẩu được in trên mẫu giấy màu hồng có hai bản với nội dung giống nhau: một bản lưu Hải quan và một bản lưu người khai Hải quan.

Nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi tiến hành khai báo Hải quan từ xa hoặc khai báo Hải quan điện tử. Bộ hồ sơ để khai Hải quan gồm các chứng từ:

Hợp đồng – Sales Contract: 1 bản sao
Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice: 1 bản chính
Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List: 1 bản sao
Tờ khai Hải quan hàng hoá xuất khẩu: 2 bản chính
Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Phụ lục tờ khai hàng hoá xuất khẩu (đối với trường hợp có nhiều hơn hai loại hàng hoá được khai báo): 2 bản chính
Các chứng từ khác theo quy định của Pháp Luật liên quan như: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O), Giấy kiểm dịch động thực vật,… Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.
Giấy phép của cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của Pháp Luật: 1 bản (là bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc bản sao khi xuất khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu).
Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng đối với hàng xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, hàng gia công: 1 bản chính (chỉ nộp một lần đầu khi xuất khẩu).
Các chứng từ khác theo quy định của Pháp Luật liên quan phải có: 1 bản chính.

Trường hợp khai Hải quan từ xa

Nhân viên chứng từ sẽ điền đầy đủ thông tin vào các mục trên tờ khai hàng hoá xuất khẩu, sau đó mang toàn bộ hồ sơ đến chi cục Hải quan. Hải quan cho số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng.

Sơ đồ 3.2 – Quy trình khai báo Hải quan điện tử

Nhân viên chứng từ sẽ khai ngay lên mẫu tờ khai có trong phần mềm cài sẵn trên máy tính. Muốn có phần mềm này thì công ty Con Thoi phải đăng ký với cơ quan Hải quan. Sau khi khai xong thì nhân viên chứng từ tiến hành truyền mạng tờ khai Hải quan hàng hoá xuất khẩu cho cơ quan Hải quan.

Khi nhận được thông tin khai Hải quan điện tử của công ty Con Thoi, trên cơ sở phân tích thông tin và các tiêu chí kiểm tra theo quy định, cơ quan Hải quan thực hiện việc kiểm tra và chấp nhận thông tin khai Hải quan điện tử hoặc thông báo từ chối chấp nhận thì sẽ nêu rõ lý do thông qua hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử.

Trường hợp cơ quan Hải quan chấp nhận thông tin khai điện tử thì cơ quan Hải quan sẽ phản hồi và cho số tờ khai. Có số tờ khai nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ lên cơ quan Hải quan để cán bộ kiểm tra và phân luồng ngay trên máy tính.

Theo quy định của Pháp luật và Tổng cục Hải quan, việc phân luồng kiểm tra hàng hoá nhập khẩu được chia thành 3 mức độ (luồng): luồng xanh (mức 1), luồng vàng (mức 2), luồng đỏ (mức 3). Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Luồng xanh: kiểm tra sơ bộ hồ sơ hàng hoá nhập khẩu và miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Mức độ này thường áp dụng cho những mặt hàng nhập về thường xuyên hoặc hàng hoá của những doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của Pháp luật Hải quan trong việc xuất nhập khẩu hàng hoá và không thuộc diện các mặt hàng cấm. Tuy nhiên, nếu thấy cần thiết hoặc nghi ngờ về hàng hoá, lãnh đạo chi cục vẫn có thể quyết định kiểm tra thực tế hàng hoá đối với lô hàng thuộc luồng xanh.

Luồng vàng: kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ hàng hoá nhập khẩu và miễn kiểm tra hàng hoá thực tế. Mức độ này thường áp dụng cho những hàng hoá có xuất xứ ở những quốc gia được hưởng chế độ ưu đãi, miễn, giảm thuế nhập khẩu như Trung Quốc và các thành viên trong khối ASEAN. Tuy nhiên, nếu thấy cần thiết hoặc nghi ngờ về hàng hoá, lãnh đạo chi cục vẫn có thể quyết định tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá đối với lô hàng thuộc luồng vàng.

Luồng đỏ: kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ hàng hoá nhập khẩu và kiểm tra thực tế hàng hoá. Mức độ này thường rơi vào trường hợp hàng hoá có thuế suất từ 10% trở lên hoặc kiểm tra đột xuất hàng hoá thuộc luồng xanh (mức 1) hoặc hàng hoá nhập khẩu phi mậu dịch. Thông thường khi hàng hoá rơi vào luồng đỏ thì tuỳ theo từng mặt hàng kê khai mà Hải quan quyết định mức độ kiểm tra thực tế. Theo quy định, khi hàng hoá rơi vào luồng đỏ sẽ có 2 mức độ kiểm tra:

Kiểm tra 5%-10% lô hàng. Nếu không phát hiện sai phạm thì dừng kiểm tra. Nếu có sai phạm thì tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng để kết luận mức độ sai phạm.

Kiểm tra toàn bộ lô hàng (100%)

Trong quá trình khai Hải quan điện tử, đôi khi truyền thông tin cho Hải quan không được (không lấy được số tờ khai, không phân luồng được) điều này làm không thể khai báo Hải quan được dẫn đến chậm tiến độ làm mất uy tín của công ty. Ngoài ra còn làm phát sinh thêm một số chi phí như: phí lưu kho, lưu bãi, lưu container….

Sơ đồ 3.3 – Quy trình thông quan Hải quan tại cảng

Hiện nay, phần lớn các công ty sẽ tiến hành việc khai Hải quan điện tử thay vì khai từ xa như trước đây. Vì đây là kế hoạch nằm trong chương trình “ Hiện đại hoá Hải quan ” nhằm tạo phương thức làm thủ tục mới “ Đơn giản – Thuận tiện – Hiện đại ” với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

3.1.1.5 Đưa hàng lên tàu Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Đối với hàng nguyên container (FCL)

Nhân viên giao nhận chuyển container giao cho hãng tàu tại cảng và phải giao cho hãng tàu trước thời gian quy định (thường chậm nhất là trước 8 giờ khi tàu đến cảng – Closing time).

Nhận biên lai thuyền phó hoặc biên lai nhận hàng từ hãng tàu.

Sau khi container được xếp lên tàu nhân viên giao nhận sẽ đổi biên lai thuyền phó để lấy vận đơn (Master bill) từ thuyền trưởng.

Đối với hàng lẻ (LCL)

Khi hàng được đóng vào đầy container, nhân viên giao nhận mang đến cảng giao cho hãng tàu. Hãng tàu cho nhân viên của mình xếp container lên tàu.

Sau khi hàng đã được chất lên tàu thì thuyền trưởng sẽ cấp biên lai nhận hàng hoặc phát hành vận đơn (Master bill) cho nhân viên giao nhận.

Nhân viên giao nhận nhận vận đơn và trả cước gởi hàng.

Vì năng lực của công ty hiện nay còn yếu nên chưa thể tập hợp được nhiều hàng lẻ để thực hiện nghiệp vụ giao nhận mà phải thông qua các forwarder khác để gom hàng lẻ đóng vào container.

3.1.1.6 Lập bộ hồ sơ gởi nhà nhập khẩu

Khi các thủ tục xuất khẩu hàng hoá đã được thực hiện xong, nhân viên chứng từ của công ty Con Thoi sẽ làm bước cuối cùng là lập bộ hồ sơ đầy đủ các chứng từ cần thiết để gởi lại cho nhà nhập khẩu. Bộ hồ sơ cần có các chứng từ sau:

Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List

Ngoài ra, tuỳ vào loại hàng hoá mà phải bổ sung thêm một số giấy chứng nhận để gởi lại cho nhà nhập khẩu như:

Giấy chứng nhận kiểm dịch động, thực vật
Giấy chứng nhận hun trùng

3.1.1.7 Quyết toán Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Theo Hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ (công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi) và bên thuê dịch vụ (công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim) quy định như sau:

Giá dịch vụ mà công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim phải thanh toán cho công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi cho lô hàng xuất khẩu sang TAIWAN.
Thời gian để mà công ty TNHH Một Thành Viên Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Trần Hà Kim thanh toán phí dịch vụ cho công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi là trong vòng 01 tháng.
Các khoản công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi phải chi: Phí chứng từ – cảng đi: 336.000đ
Dịch vụ quản lý container: 208.699đ
Phí xăng dầu khẩn cấp: 1.690.470đ
Cước vận tải đường biển: 1.669.600đ
Dịch vụ làm hàng – cảng đi: 1.757.474đ
Cước vận chuyển quốc tế: 2.525.270đ
Phí dịch vụ thủ tục Hải quan vận chuyển: 3.850.000đ

Các phí khác: 5.075.928đ (Phí lệnh giao hàng: 522.000đ, Phí xếp dỡ: 1.774.800đ, Phí seal: 104.400đ, Phí phụ trội hàng nhập: 1.691.280đ, Phí dịch vụ xin giấy chứng nhận: 522.000đ)

Công ty Con Thoi phải ứng tiền ra chi hộ tất cả các khoản mà công ty Trần Hà Kim phải chi, sau đó công ty Trần Hà Kim sẽ thanh toán lại Công ty Con Thoi.
Sau khi hoàn thành việc xuất hàng công ty Con Thoi gửi một bảng kê thanh toán cho công ty Trần Hà Kim, nội dung gồm:
Chi tiết cả lô hàng
Chi tiết chi phí công ty Con Thoi ứng tiền ra chi hộ cho công ty Trần Hà Kim
Chi phí dịch vụ.

So với các đối thủ trong cùng lĩnh vực thì phí dịch vụ đối với hàng lẻ của công ty còn cao nên không thể cạnh tranh tốt được. Bên cạnh đó công ty vẫn chưa có các dịch vụ khuyến mãi, chiết khấu đối với khách hàng nên khách hàng chỉ tìm đến công ty một, hai lần. Vì vậy công ty Con Thoi nên chú trọng đến các dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng, ưu đãi, giảm phí dịch vụ đối với các khách hàng thường xuyên kí hợp đồng dài hạn với công ty. Đồng thời công ty cũng phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận ngày càng tốt hơn với chi phí dịch vụ thấp nhất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

3.1.2 Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

3.1.2.1 Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ

Tìm kiếm khách hàng để ký hợp đồng là công việc của phòng kinh doanh. Các nhân viên phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm các thông tin về khách hàng từ thông tin các công ty trong khu công nghiệp, các công ty sản xuất xuất khẩu mới thành lập và đang phát triển. Sau khi nắm bắt được thông tin và nhu cầu của khách hàng muốn xuất hoặc nhập khẩu một lô hàng nào đó thì nhân viên phòng Sales của công ty Con Thoi sẽ chủ động liên hệ với khách hàng đó để chào giá dịch vụ. Hoặc trong một số trường hợp, khi có nhu cầu xuất nhập khẩu lô hàng nào đó thì khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên phòng kinh doanh và cung cấp một số thông tin về lô hàng của họ. Dựa trên những thông tin đó, nhân viên Sales sẽ báo giá cước dịch vụ cho khách hàng. Sau khi khách hàng được tư vấn và thương lượng các điều khoản, giá cả,… nếu cả hai bên đồng ý thì sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Trong hợp đồng thể hiện rõ các nội dung: các bên tham gia hợp đồng, các điều khoản hai bên đã thoả thuận, đối tượng của hợp đồng, cước phí và dịch vụ, thời hạn thực hiện dịch vụ, thời hạn thanh toán, nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi bên,…

Vì là khách hàng quen và thường xuyên thuê công ty TNHH dịch vụ hàng hoá Con Thoi làm dịch vụ nhập khẩu hàng hoá cho công ty mình nên trong một vài chuyến hàng gần đây công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ và công ty Con Thoi không ký kết hợp đồng dịch vụ. cước cho công ty GỖ ÂU ÂU MỸ sẽ xác nhận bằng nhập khẩu một lô hàng Gỗ.

Nhân viên công ty Con Thoi chỉ tiến hành fax bảng giá MỸ. Nếu đồng ý với mức giá cước này thì công ty GỖ việc gọi điện thoại. Ở đây công ty Con Thoi làm dịch vụ tần bì trắng xẻ từ Hoa Kì về cho công ty GỖ ÂU MỸ.

3.1.2.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng

Nhận chứng từ từ khách hàng

Khi thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với công ty Âu Mỹ để nhận bộ hồ sơ gồm:

Hợp đồng – Sales Contract
Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List
Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ

Vì không rành rẽ trong việc cung cấp các chứng từ cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu gỗ nên công ty Âu Mỹ đã được các nhân viên ở Bộ phận chứng từ của công ty Con Thoi hướng dẫn để cung cấp thêm các chứng từ sau:

Thông báo hàng đến – Arrival Notice
Công văn cam kết nhập khẩu hàng hoá
Giấy chứng nhận xuất xứ (đối tác bên Hoa Kì fax qua)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối tác bên Hoa Kì fax qua)

Từ khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thật kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất, hợp lệ của bộ chứng từ nếu có sai sót sẽ kịp thời thông báo với công ty để tu chỉnh và giải quyết các thủ tục thông quan cho lô hàng.

Kiểm tra bộ chứng từ Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Trong trượng hợp này, công ty Con Thoi sẽ kiểm tra bộ chứng từ của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ:

Kiểm tra hợp đồng mua bán hàng hóa Hợp đồng số: CK34386/87

Ngày: 16/03/2026
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Xuất xứ: UNITED STATES OF AME
Đóng gói: theo tiêu chuẩn đóng gói nhập khẩu
Giá cả: CIF HOCHIMINH, VIETNAM
Nơi xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Nơi dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Đồng tiền thanh toán: 100% đô la Mỹ
Đối chiếu các điều khoản đó có trùng khớp với B/L, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay không.

Kiểm tra vận đơn đường biển (B/L)

Người gởi hàng: C/K INTERNATIONAL, LLC
Người nhận hàng: AU MY WOOD COMPANY
B/L số: HDMUOHHM2675012
Ngày: 13/04/2026
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Cảng xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng chuyển tải: SINGAPORE
Số container: DFSU4242027/3413
Số seal: AM-VN 2157062
Trọng lượng: 18.488 kg Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.
Trong trường hợp này vì trên hợp đồng ngoại thương công ty TNHH TNHH MTV GỖ ÂU MỸ mua hàng theo giá CIF SAN PEDRO, CA nên không chịu trách nhiệm thuê tàu và trả cước phí chuyên chở.
Trong quá trình kiểm tra nhân viên công ty Con Thoi phát hiện ra sai sót gì sẽ liên hệ với hãng tàu để điều chỉnh kịp thời.

Kiểm tra hóa đơn thương mại Số Invoice: CK34386

Ngày lập hóa đơn: 17/05/2026
Tên, địa chỉ người xuất khẩu: C/K INTERNATIONAL, LLC 3604 Shannon Road, Suite 300, Durham, NC 27707 USA
Tên địa chỉ người nhập khẩu: AU MY WOOD COMPANY, 4.5 DHT 05, KP.7, Tan Hung Thuan Ward, District 12, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Xuất xứ: UNITED STATES OF AME
Lượng: 18.488 kg
Tổng giá CIF HOCHIMINH, VIETNAM: 11.955,4 USD
Cảng xếp hàng: SAN PEDRO, CA
Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng chuyển tải: SINGAPORE

Những nội dung trong Invoice phải trùng khớp với hợp đồng ngoại thương, số liệu của hóa đơn và lập hóa đơn trước hoặc trùng ngày giao hàng hợp lý. So sánh với ngày giao hàng trên B/L.

Kiểm tra Packing List

Số invoice: CK34386
Số container: DFSU4242027
Người chuyên chở: Huyndai Merchant Marine Co.,Ltd
Cảng đến: Ho Chi Minh
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Lượng: 18.488 kg

Kiểm tra C/O Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Tên, địa chỉ người xuất khẩu: C/K INTERNATIONAL, LLC 3604 Shannon Road, Suite 300, Durham, NC 27707 USA
Tên tàu chở hàng: APL WASHINGTON V022W
Tên địa chỉ người nhập khẩu: AU MY WOOD COMPANY, 4.5 DHT 05, KP.7, Tan Hung Thuan Ward, District 12, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Loại container: 1Í40’CTNS
Tên hàng: WHITE ASH LUMBER
Lượng: 18.488 kg
Số khối: 25.99 cbm

Kiểm tra doanh nghiệp hàng hóa cho phép nhập khẩu

Đây là một trong những cơ sở pháp lý trong công tác giao nhận. Về mặt Pháp lý để tiến hành các khâu trong việc nhập khẩu thì việc cho phép nhập khẩu là một trong những điều kiên tiên quyết nhập khẩu lô hàng đó hay không? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì không? Nếu có là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào cấp? Hiện nay doanh nghiệp nào cũng cần phải biết rõ những quy định theo nghị định 12/2020/NĐ-CP ngày 23/01/2020 quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủ tục xuất nhập khẩu.

Khâu tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra bộ chứng từ được coi như là bước đầu cơ bản của quá trình giao nhận hàng hoá. Nếu như hồ sơ có vấn đề gì sai sót thì không thể tiến hành giao nhận hàng. Với trình độ chuyên môn cao tác phong chuyên nghiệp, bộ phận chứng từ của công ty sẽ xử lý, kiểm tra hồ sơ, sửa chữa, chuẩn bị bộ chứng từ để có thể tiến hành giao nhận hàng theo đúng hoặc sớm hơn tiến độ khách hàng yêu cầu.

3.1.2.3 Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty công ty Con Thoi

Sơ đồ 3.4 – Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty Con Thoi

Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng Bộ chứng từ nhận hàng gồm:

Hợp đồng – Sales Contract
Vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L)
Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice
Bảng kê chi tiết hàng hoá – Packing List
Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ
Thông báo hàng đến – Arrival Notice
Công văn cam kết nhập khẩu hàng hoá
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối tác bên Hoa Kì fax qua)
Các chứng từ khác có liên quan

Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận tải Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Việc chuẩn bị kho bãi là việc rất cần thiết để lưu giữ hàng hoá từ khi nhận hàng ở cảng để giao cho khách hàng. Công ty Con Thoi đã có đầu tư vào việc chuẩn bị kho bãi. Tuy diện tích không lớn nhưng cũng đã đủ đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hàng hoá trong thời gian ngắn hiện nay của công ty.

Ví dụ ở hợp đồng dịch vụ với công ty Âu Mỹ, vì công ty Con Thoi nhận làm dịch vụ “ Giao hàng tận nơi (door to door) ” cho công ty Âu Mỹ nên khi nhận hàng từ cảng xong là chở thẳng về kho của công ty Âu Mỹ. Phương tiện vận tải là phương tiện do công ty Con Thoi thuê trực tiếp chở hàng từ cảng về kho của công ty Âu Mỹ. Tất cả chi phí thuê xe và các chi phí liên quan khác đã được tính trong chi phí làm dịch vụ.

Nhận lệnh giao hàng (D/O)

Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu của con tàu chở hàng theo địa chỉ ghi trên thông báo hàng đến và dùng B/L gốc đổi lấy D/O, bộ hồ sơ để lấy D/O gồm:

Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Vận đơn bản gốc (nếu là “ Bill Surrender ” thì không cần B/L gốc)
Giấy giới thiệu của công ty TNHH MTV GỖ ÂU MỸ
Packing List

Sau khi nộp bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ nhận lại vận đơn đường biển bản copy và sang kế toán đóng phí lấy D/O, phí THC và một số phụ phí khác (nếu có). Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Nhân viên giao nhận mang biên lai đóng phí nộp tại quầy nhận hồ sơ (nộp 1 liên, liên còn lại đem về công ty giải chi) và ký tên xác nhận đã nhận lệnh giao hàng bản chính rồi nhận D/O. Thông thường sẽ được cấp 3 bản D/O có giá trị ngang nhau.

Khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải đọc kỹ các nội dung sau trên D/O, ví dụ:

Tên tàu: APL WASHINGTON V022W
Ngày cập cảng: 17/05/2026
Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái / TPHCM
Số vận đơn: HDMUOHHM2675012
Số container: DFSU4242027/3413
Trọng lượng: 18,488 KGS

Các thông tin trên D/O có trùng với các thông tin ghi trên vận đơn đường biển không. Nếu có chỗ nào không đúng so với vận đơn thì phải yêu cầu nhân viên hãng tàu tu chỉnh ngay cho phù hợp với vận đơn để tránh những vướng mắc sau này khi đi nhận hàng tại cảng (làm kéo dài thời gian nhận hàng) gây thiệt hại cho công ty (chịu thêm các phí lưu kho, lưu container quá hạn,…)

Đăng ký kiểm dịch động vật thực vật hoặc kiểm tra thực phẩm

Vì hàng nhập khẩu là gỗ nên khi nhập về Việt Nam, mặc dù đã có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do đối tác bên nước ngoài fax qua nhưng doanh nghiệp nhập khẩu vẫn phải đăng ký kiểm dịch thực vật. Bộ hồ sơ đăng ký kiểm dịch gồm:

Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (bản gốc có chữ ký và con dấu của doanh nghiệp).
Hoá đơn thương mại (bản sao)
Hợp đồng ngoại thương
Bản kê chi tiết hàng hoá (bản sao)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối tác bên Hoa Kì fax qua)

Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ này sẽ đem nộp tại chi cục bảo vệ thực vật vùng 2 (chi cục bảo vệ thực vật TP. Hồ Chí Minh). Tại đây, nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ tại quầy đăng ký rồi qua kế toán đóng phí. Sau đó mang biên lai đến quầy tiếp nhận nộp lại. Nhân viên tiếp nhận sẽ đưa lại “GIẤY CHỨNG NHẬN KIỂM DỊCH THỰC VẬT” (1 bản gốc ) + “Hoá đơn”. Giấy chứng nhận này sẽ được kẹp vào bộ hồ sơ khai Hải quan để làm thủ tục Hải quan.

Lên tờ khai hải quan điện tử Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Kể từ ngày 1/1/2025, 100% doanh nghiệp áp dụng khai báo Hải quan điện tử. Để khai báo Hải quan điện tử thì máy tính của doanh nghiệp cần phải cài phần mềm ECUS và lên chi cục Hải quan để đăng ký mã số doanh nghiệp để kết nối với Hải quan. Sau khi cài đặt và đăng nhập, nhân viên khai Hải quan sẽ đăng nhập và chọn chi cục làm thủ tục Hải quan. Tiếp theo chọn mục khai báo hàng nhập khẩu và điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng quy định tại mẫu tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin khai báo.

Giao diện sau khi đăng nhập phần mềm ECUS Làm thủ tục Hải quan tại cửa khẩu

Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ gồm các thông tin của lô hàng cần thông quan đến Chi cục Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục thông quan cho lô hàng của mình. Thông thường một bộ hồ sơ gồm:

Tờ khai Hải quan điện tử (2 bản gốc có đóng dấu của doanh nghiệp)
Hợp đồng (1 bản sao y)
Vận đơn đường biển (1 bản sao y có đóng dấu “COPY”)
Hoá đơn thương mại (2 bản gốc)
Bản kê chi tiết hàng hoá (2 bản gốc)
Giấy giới thiệu của công ty Âu Mỹ (1 bản)
Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có) (1 bản gốc)
Giấy phép đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số thuế của doanh nghiệp nhập khẩu (đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu)
Tuỳ theo từng loại hàng hoá sẽ có thêm các loại chứng từ khác như:

Hàng hoá thuộc diện kiểm tra Nhà Nước về chất lượng (thường là các mặt hàng như: hoá chất, hương liệu thực phẩm, tinh bột dùng trong chế biến thực phẩm, hoá chất, …) cần: giấy đăng ký kiểm tra Nhà Nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra Nhà Nước về chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp (1 bản chính)

Hàng hoá được giải phóng hàng trên cơ sở giám định: chứng từ giám định (1 bản chính)

Hàng hoá thuộc diện phải khai trị giá hàng hoá: tờ khai trị giá hàng hoá (1 bản chính)

Hàng hoá phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật: giấy phép nhập khẩu do cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền cấp 1 bản chính (nếu nhập khẩu 1 lần). Nếu nhập khẩu nhiều lần thì nộp 1 bản sao nhưng phải có bản chính để đối chiếu khi có yêu cầu Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Hàng hoá nằm trong khu vực ưu đãi thuế nhập khẩu thì phải có C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) (1 bản chính + 1 bản sao)

Ngoài ra doanh nghiệp còn phải nộp các chứng từ khác theo quy định của Pháp luật.

Bộ hồ sơ làm thủ tục Hải quan của công Âu Mỹ gồm những chứng từ sau:

Tờ khai Hải quan điện tử (2 bản chính)
Giấy giới thiệu của công ty Âu Mỹ (1 bản)
Packing list (2 bản chính)
Hoá đơn thương mại (2 bản chính)
Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao y)
Vận đơn đường biển (1 bản sao y có đóng dấu “COPY”)
C/O – giấy chứng nhận xuất xứ
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (1 bản chính do cục bảo vệ thực vật TPHCM cấp)

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cho một bộ hồ sơ nhập khẩu, nhân viên giao nhận của công ty Con Thoi dựa vào giấy thông báo hàng đến để đến cảng làm thủ tục Hải quan nhận lô hàng. Ở TP.HCM có nhiều cảng, mỗi cảng đều có quy mô khác nhau, nhưng nhìn chung thì quy trình làm thủ tục hải quan giống nhau.

Sơ đồ 3.5 – Quy trình làm thủ tục Hải quan tại cảng

Đăng ký mở tờ khai

Đầu tiên, nhân viên của công ty cần để ý đến thời gian mở tờ khai, phải trong thời hạn luật định là trong vòng 30 ngày kể từ ngày tàu đến (ngày dự kiến đến (ETA)).

Sau khi khai điện tử từ xa, nhân viên giao nhận có thể ghi số tiếp nhận tờ khai lên tờ khai hoặc in số tiếp nhận kèm vào bộ hồ sơ Hải quan.

Nhân viên giao nhận mang đầy đủ bộ chứng từ khai Hải quan trực tiếp đến bất kỳ quầy tiếp nhận mở tờ khai hàng nhập khẩu để làm thủ tục Hải quan, nhưng vẫn phải tuân thủ theo quy định của cảng. Có một số cảng quá đông nên phải bốc số, đến khi nhân viên của cảng gọi vào quầy nào thì ta đến quầy đó. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ có hợp lệ hay không dựa vào những thông tin trên tờ khai và những thông tin đã khai điện tử từ xa.

Cán bộ Hải quan sẽ nhập mã số tiếp nhận lên máy tính của mình thì trên hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin mà doanh nghiệp (nhân viên chứng từ) đã khai để kiểm tra đối chiếu thực tế đối với bộ hồ sơ. Kiểm tra cụ thể bộ hồ sơ về loại chứng từ, số lượng, nội dung chính trên các chứng từ đó (thường là kiểm tra khối lượng hàng, đơn giá trên hóa đơn, packing list, hợp đồng…có đồng nhất hay không, kiểm tra luôn số vận tải đơn trên tờ khai và trên B/L, số, ngày, tháng, năm, trên tờ khai và trên các chứng từ nộp có đồng nhất hay không). Nếu không có gì sai sót cán bộ tiếp nhận tờ khai sẽ chấp nhận trên hệ thống lúc này hệ thống sẽ tiếp nhận và cho ra số tờ khai Hải quan. Trong trường hợp không đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thỏa mãn các quy định về thuế thì cán bộ tiếp nhận tờ khai sẽ thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do không được phép mở tờ khai.

Quá trình kiểm tra chứng từ không có lỗi Hải quan tiếp nhận tiến hành nhập máy tra cứu thông tin doanh nghiệp (thông qua mã số thuế của doanh nghiệp).

Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ của lô hàng đến nộp cho cán bộ Hải quan. Cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem có đúng với thông tin đã khai báo bằng điện tử không và bộ chứng từ có hợp lệ không hoặc có sai sót gì không. Nếu tất cả đều hợp lệ thì sẽ mang vô trình lãnh đạo ký (đối với hàng phải kiểm tra thực tế hàng hoá thì lãnh đạo sẽ phân công người xuống kiểm hoá lô hàng). Nếu hàng hoá không phải kiểm hoá thì sẽ chuyển sang bộ phận tính thuế. Kiểm tra xong cán bộ Hải quan sẽ cấp “ PHIẾU GHI KẾT QUẢ KIỂM TRA CHỨNG TỪ GIẤY ”

Kiểm hoá

Việc kiểm hoá chỉ áp dụng cho những tờ khai nào nằm trong luồng đỏ hoặc có quyết định kiểm tra hàng hoá thực tế của lãnh đạo chi cục Hải quan.

Khi thực hiện khai báo Hải quan điện tử thì doanh nghiệp sẽ biết lô hàng của mình có thuộc diện kiểm tra hàng hoá thực tế hay không. Do đó nếu hàng hoá phải kiểm hoá thì nhân viên giao nhận sẽ xem trên bảng điện tử phân công kiểm hoá xem hàng của mình kiểm tra thủ công hay kiểm tra qua máy soi (kiểm tra qua máy soi chỉ đối với hàng đóng nguyên container) và cán bộ Hải quan nào sẽ thực hiện việc kiểm hoá lô hàng của mình. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Nhân viên giao nhận của công ty Con Thoi sẽ cầm D/O xuống kho hoặc bãi hạ container để kiểm tra xem hàng của mình đã vào kho chưa và tìm vị trí hàng, container ở đâu (hàng lẻ thì hàng ở kho nào có ghi sẵn trên D/O hoặc container ở vị trí nào thì kiểm tra tại máy tính ở phòng thương vụ). Kiểm tra sơ bộ tên hàng, số lượng, số kiện, … có đúng với packing list hay không và tính trạng bên ngoài hàng hoá xem có bị làm sao hay không (đối với hàng đóng trong container thì kiểm tra tính trạng bên ngoài của container). Nếu bị rách, móp, bung ra thì phải liên hệ ngay với thủ kho; Hải quan giám sát bãi để lập biên bản.

Trước khi kiểm hoá, nhân viên giao nhận phải làm thủ tục đăng ký cắt seal. Nhân viên giao nhận cầm D/O lên phòng điều độ làm thủ tục đăng ký cắt seal. Tại đây, nhân viên phòng điều độ sẽ đóng dấu lên D/O hướng dẫn ai sẽ cắt seal. Nhân viên giao nhận đi tìm người để cắt seal theo hướng dẫn và chờ cán bộ Hải quan xuống để cắt seal, thực hiện việc kiểm hoá.

Lưu ý: phải chờ cán bộ Hải quan có mặt ở đó rồi mới được cắt seal. Tuyệt đối không được cắt seal trước khi cán bộ Hải quan xuống.

Sau khi kiểm tra sơ bộ và làm thủ tục cắt seal xong thì liên hệ với cán bộ Hải quan đã được phân công kiểm hoá lô hàng mình xuống kiểm tra:

Nếu kết quả kiểm tra hàng hoá đúng như hồ sơ đã khai báo và không xảy ra vấn đề gì khác thì cán bộ kiểm tra sẽ ký tên xác nhận và đóng dấu lên tờ “ PHIẾU GHI KẾT QUẢ KIỂM TRA HÀNG HOÁ ”. Đồng thời cũng yêu cầu nhân viên giao nhận ký tên vào ô “ Đại diện doanh nghiệp” xác nhận về kết quả kiểm tra.

Nếu kết quả kiểm tra không đúng với những gì khai báo trong hồ sơ khai báo Hải quan hoặc có vấn đề gì xảy ra đối với lô hàng trong quá trình kiểm hoá thì cán bộ Hải quan sẽ lập biên bản đối với lô hàng trên.

Việc phân luồng hàng hoá nhập khẩu cũng đước chia thành 3 luồng (xanh, vàng, đỏ) như đã được nói đến ở hàng xuất khẩu.

Việc phân luồng được thực hiện theo quy định của luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, các văn bản hướng dẫn, thi hành luật, hệ thống thông tin do máy tính xác định tại thời điểm khai tờ khai Hải quan điện tử. Tuy nhiên, công chức Hải quan có thể đề nghị mức độ kiểm tra nếu thấy cần thiết dựa trên cơ sở thông tin về việc chấp hành luật của doanh nghiệp và lô hàng nhập khẩu. Cuối cùng lãnh đạo chi cục sẽ duyệt và ký quyết định phân luồng cho lô hàng đó.

Thông thường các lô hàng do công ty Con Thoi làm dịch vụ giao nhận hầu hết đều rơi vào luồng đỏ (mức 3) và ở mức kiểm tra 5%-10% lô hàng. Rất hiếm có trường hợp phải kiểm tra toàn bộ lô hàng trừ khi lô hàng đó nhập theo hình thức phi mậu dịch.

Trong quá trình kiểm hoá, đôi khi Hải quan đòi hỏi hàng cần có một số chứng từ bổ sung mới đồng ý ký xác nhận, tính thuế và cho thông quan làm cho thời gian nhận hàng chậm trễ. Trong trường hợp này, nhân viên giao nhận lại bị cán bộ ở cơ quan giám định làm khó, buộc công ty phải biết “cư xử” để nhận được sự giám định nhanh chóng để tránh thiệt hại về kinh tế do chi phí lưu kho, lưu bãi và các chi phí phát sinh khác do chậm trễ. Chủ hàng cũng có thể làm công văn xin giải tỏa hàng, mang hàng về kho riêng bảo quản và bổ sung chứng từ giám định sau. Nhân viên nhận hàng sẽ trình công văn cho Hải quan, nếu được chấp nhận thì Hải quan sẽ cấp một bản copy tờ khai Hải quan, có kết quả kiểm hóa và có xác nhận chứng từ, chỉ để dùng để giải phóng hàng và nộp lại khi hoàn tất thủ tục Hải quan. Khi có kết quả giám định thì người nhận hàng sẽ nộp lại bản copy và nhận lại tờ khai gốc. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Kiểm tra chi tiết hồ sơ, tính thuế

Sau khi cán bộ kiểm hoá kiểm tra xong lô hàng không phát hiện sai phạm và ghi kết quả kiểm tra của mình, kí tên đóng dấu thì bộ hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận tính thuế để xác định lại mức thuế.

Cán bộ tính thuế dựa vào mã HS ghi trên tờ khai và tra trong biểu thuế để tính thuế cho lô hàng nhập của công ty.

Cán bộ kiểm tra thuế sẽ kiểm tra việc áp mã, thuế suất cùng với số tiền thuế mà nhân viên công ty đã khai báo có phù hợp với giá thực tế hay không. Nếu kết quả kiểm tra chính xác, cán bộ Hải quan kiểm tra thuế sẽ đóng dấu, ký tên, xác nhận đã kiểm tra thuế vào “ô số 36” và đóng dấu, ký tên, xác nhận đã làm thủ tục Hải quan “ô số 38”.

Sau đó nhân viên giao nhận công ty Con Thoi sẽ đến bộ phận thu tiền để đóng thuế:

Nếu hàng hoá thuộc diện phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận sẽ đi đóng tiền ngay tại kho bạc Nhà nước (tại văn phòng nằm trong cảng) rồi lấy biên lai đi rút tờ khai.

Nếu hàng không thuộc diện phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận sẽ nhận thông báo thuế và đi rút tờ khai (thuế sẽ đóng trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo thuế).

Rút tờ khai Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Sau khi việc kiểm tra giá thuế đã hoàn tất, cán bộ tính thuế sẽ mang tờ khai chuyển cho lãnh đạo ký tên đóng dấu và nhập máy lưu hồ sơ. Cán bộ kiểm tra thuế sẽ chuyển bộ tờ khai cho cán bộ bộ phận phúc tập tờ khai để kiểm tra phúc tập hồ sơ. Nếu không có sai sót gì sẽ chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Tại chi cục hải quan cảng, việc thông báo trả tờ khai, hàng bị kiểm hóa, phân công cán bộ kiểm hóa được thực hiện bằng máy tính, nên khi biết lô hàng của mình là miễn kiểm thì nhân viên giao nhận sẽ chờ tại bảng để chờ số tờ khai của mình xuất hiện trên bảng điện tử.

Khi trên bảng có ghi tờ khai mình được trả, nhân viên giao nhận sẽ đến bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai. Ở đây nhân viên giao nhận viết tên công ty, số tờ khai vào một mảnh giấy nhỏ rồi đưa cho bộ phận trả tờ khai. Khi tới lượt tờ khai của mình được trả, nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí Hải quan cho bộ phận trả tờ khai với lệ phí 20.000đ. Sau đó bộ phận trả tờ khai sẽ trả lại bộ hồ sơ: một tờ khai hàng hóa nhập khẩu, một tờ khai trị giá (bản lưu người khai Hải quan).

3.1.2.4 Nhận hàng

Đối với hàng nguyên container (FCL)

Có 2 trường hợp: mượn container về kho riêng và đăng ký rút ruột

Trường hợp hàng mượn container về kho riêng

Đầu tiên, nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến văn phòng hãng tàu đăng ký mượn cont về kho riêng. Nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu xác nhận “Giao thẳng” lên D/O và giữ lại 1 bản D/O rồi cấp 1 giấy hạ container rỗng trên đó có ghi ngày giờ đăng ký mượn container, đích đến của container và nơi sẽ trả container.

Nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến phòng thương vụ cảng đóng phí nâng hạ container nhân viên thương vụ cảng sẽ phát hành một phiếu EIR (phiếu giao nhận container) gồm 4 liên (trắng, hồng, vàng, xanh). Nhân viên giao nhận sẽ ký lên phiếu EIR và trả lại cho nhân viên cảng vụ liên màu trắng. Tại phòng thương vụ nhân viên giao nhận có thể tra cứu xem container của mình đang ở đâu bằng hệ thống máy tính, như vậy sẽ rất thuận tiện cho việc lấy hàng. Phiếu EIR sẽ được giao cho tài xế xe để ra bãi nhận container và chở ra cổng tiến hành thanh lý cổng. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành thanh lý cổng, bộ hồ sơ thanh lý gồm: một tờ khai, một lệnh giao hàng với phiếu EIR (3 liên).

Nhân viên giao nhận sẽ trình bộ hồ sơ cho Hải quan giám sát cổng, Hải quan giám sát cổng kiểm tra sau đó vào sổ rồi ký tên, đóng dấu lên phiếu EIR màu hồng, kiểm tra các chứng từ và đóng dấu, ký tên xác nhận vào “ ô số 34 ” trên tờ khai Hải quan, sau đó trả lại tờ khai và liên EIR đã đóng dấu, và giữ lại một D/O chấp nhận cho hàng qua cổng.

Hải quan giám sát sẽ giữ lại lệnh giao hàng và liên EIR màu vàng. Nhân viên giao nhận sẽ giao 2 liên EIR màu hồng và màu xanh cho tài xế xe để nhận hàng, tài xế xe vào cổng sẽ trình cho điều độ cảng 2 liên EIR để nhận container.

Sau khi nhận container xong điều độ cảng sẽ ghi tình trạng container lên 2 phiếu EIR và ký đóng dấu rồi trả lại cho tài xế xe ra cổng.

Khi ra khỏi cổng tài xế xe sẽ trình phiếu EIR màu hồng đã thanh lý Hải quan cho bảo vệ cổng để ra khỏi cảng, giữ lại phiếu màu xanh giao cho khách hàng hoặc nhân viên giao nhận.

Một D/O có thể sử dụng bản photo trong trường hợp không đủ và phải luôn giữ lại một D/O gốc.

Trường hợp rút ruột

Nhân viên giao nhận sẽ mang D/O đến văn phòng hãng tàu đăng ký rút ruột. Nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu xác nhận “ rút ruột tại chỗ” lên D/O và giữ lại 1 bản D/O.

Mang một D/O đến phòng thương vụ cảng đóng phí nâng, hạ container, đăng ký rút ruột và đóng phí rút ruột. Tại đây, sau khi thu tiền nhân viên sẽ đóng dấu “ đã thu tiền ” lên D/O. Cầm D/O đó trình cho phòng điều độ xin điều độ công nhân rút ruột. Cầm D/O đã đóng dấu ở phòng điều độ cảng đến khu rút hàng tại bãi để liên hệ với đội bốc xếp bốc hàng lên phương tiện vận tải của mình. Rút hàng xong nhân viên giao nhận ghi lại số xe lên D/O và yêu cầu đại diện đội bốc xếp ký xác nhận lên lệnh. Cầm lệnh đó tới phòng điều độ in “phiếu rút ruột hay phiếu EIR”. Nhân viên phòng điều độ lập 3 phiếu và giữ lại 1 phiếu cùng 1 D/O. Nhân viên giao nhận mang 1 D/O, tờ khai, phiếu rút ruột hay phiếu EIR trình Hải quan bãi để thanh lý bãi. Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận lên D/O và giữ lại 1 bản (photo) + 1 phiếu rút ruột. Mang tờ khai, D/O đã đối chiếu, phiếu rút ruột trình cho Hải quan giám sát cổng để thanh lý cổng. Công chức Hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ và đóng dấu, ký tên xác nhận vào “ ô số 34 ” trên tờ khai Hải quan.

Đối với hàng lẻ

Nhân viên giao nhận cầm D/O đến phòng thương vụ đóng tiền lao vụ và in phiếu xuất kho (gồm 4 liên) đồng thời xem hàng có bị lưu kho hay không. Nếu có thì đóng phí lưu kho rồi xuống kho nhận hàng. Tại kho, trình tờ khai, D/O, phiếu xuất kho cho Hải quan giám sát kho. Hải quan kho kiểm tra, ký xác nhận vào phiếu xuất kho, D/O và lưu lại một D/O.

Mang D/O, phiếu xuất kho trình cho chủ kho để nhận hàng. Thủ kho vô sổ kho, ký xác nhận việc nhận hàng, cho xe nâng chở hàng ra khỏi kho. Thủ kho sẽ kiểm tra hàng có đủ hay không và giám sát việc cho hàng lên xe (theo đúng số xe ghi trên phiếu xuất kho). Thủ kho đưa cho chủ hàng ký xác nhận đã nhận đủ hàng và lưu lại một phiếu xuất kho. Tài xế chở hàng ra cổng để thanh lý cổng. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Tại cổng, nhân viên giao nhận cầm D/O, tờ khai, phiếu xuất kho đến văn phòng Hải quan giám sát cổng để thanh lý cổng. Hải quan sẽ kiểm tra đối chiếu các thông tin có trùng khớp không và đóng dấu ký tên ở “ ô số 34 ” trên tờ khai Hải quan chấp nhận cho hàng qua cổng, phiếu xuất kho và giữ lại một phiếu xuất kho, một D/O. Tài xế đưa tờ khai, D/O, phiếu xuất kho cho bảo vệ cổng kiểm tra rồi chạy xe ra khỏi cổng và chở hàng về giao cho khách hàng. Kết thúc quá trình giao nhận.

3.1.2.5 Quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng

Sau khi giao hàng xong, trách nhiệm cuối cùng của nhân viên giao nhận lúc này là sẽ lập bảng giải chi, trong đó nêu rõ số tiền làm hàng mà nhân viên đã chi ra. Tất cả các khoản mục, các hóa đơn, chứng từ trong lúc làm hàng, các chi phí phát sinh thêm trong quá trình làm hàng…

Lệ phí khai báo Hải quan
Chi phí xin giấy kiểm dịch thực vật
Chi phí thuê phương tiện vận tải
Tiền thuế
Một số chi phí hợp lý khác

Trưởng phòng giao nhận công ty Con Thoi sẽ xem xét bản giải chi, nếu có điểm bất hợp lý sẽ tiến hành yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải trình cụ thể, nếu chấp nhận trưởng phòng sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận.

Nhân viên giao nhận phải giao lại toàn bộ chứng từ như các hóa đơn đóng lệ phí hải quan, các hóa đơn liên quan trong lúc làm hàng, tờ khai Hải quan. Sau đó bản giải chi sẽ chuyển sang phòng kế toán, bộ phận này sẽ nhập dữ liệu vào máy và lập bản quyết toán chi phí làm hàng và các hóa đơn liên quan chuyển đến cho công ty khách hàng.

Đồng thời doanh nghiệp cũng phải giữ lại một bản photo để làm tài liệu cho hoạt động nghiên cứu thị trường, làm cơ sở cho việc tranh chấp sau này nếu có và lập một biên bản bàn giao hồ sơ có chữ ký của hai bên công ty. Các chứng từ này được lưu trữ trong vòng 5 năm. Căn cứ vào bản quyết toán chi phí giao nhận hàng và các hóa đơn, giấy tờ liên quan khách hàng sẽ thanh toán mọi khoản đã được chi ra trong quá trình làm hàng kể cả chi phí dịch vụ dành cho công ty Con Thoi.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu xem như kết thúc.

3.2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

3.2.1 Quy trình xử lý hàng tại văn phòng

Gởi và nhận booking (request giá) với Airlines:

Đối với các lô hàng nhỏ, nhân viên phòng kinh doanh tự phân tải và quyết định chọn Airline có giá và chuyến nối tốt. Đối với các lô hàng lớn, sẽ được hỗ trợ từ trưởng phòng. Sau khi đã liên hệ đặt booking với hãng máy bay nhân viên kinh doanh phải gởi confirm booking và chuyến nối cho khách hàng. Các thông tin về lô hàng khách hàng cung cấp cho nhân viên kinh doanh sẽ được chuyển qua phòng chứng từ để bộ phận này làm chứng từ lưu file, theo dõi.

Đối với hàng nhập khi nhận pre-alert từ hãng đại lý tại nước ngoài phải thường xuyên theo dõi để kịp thời thông báo hàng đến cho khách hàng, tránh tình trạng để phí lưu kho.

3.2.2 Trình tự giao hàng xuất khẩu

Sơ đồ 3.6 – Quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Con Thoi

3.2.2.1 Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận

Công ty Con Thoi sẽ điền vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không với các nội dung như: tên người gởi, người nhận, bên thông báo; mô tả hàng hoá: loại hàng, trọng lượng hàng, số lượng, thể tích; tên sân bay đi, tên sân bay đến; cước phí và thanh toán…

3.2.2.2 Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở

Chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng
Lập phiếu cân hàng (Scaling Report)
Đóng gói, ghi ký mã hiệu, dán nhãn hiệu
Làm thủ tục Hải quan
Giao hàng cho hãng hàng không

3.2.2.3 Lập Airway Bill (AWB) Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Sau khi hàng được xếp vào pallet, igloo, hay container, cán bộ giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận Master AWB và điền các chi tiết vào Master AWB. Công ty Con Thoi sẽ cung cấp cho khách hàng một biên nhận vận chuyển hàng bằng đường hàng không là House AWB.

3.2.2.4 Thông báo cho người nhận về việc gởi hàng

Công ty Con Thoi sẽ thông báo cho người nhận hàng hoặc đại lý của mình ở nước ngoài để thông báo cho khách hàng: số HAWB/ MAWB; người gởi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA)… đồng thời lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các khoản cần thiết.

3.2.3 Trình tự nhận hàng nhập khẩu

Công ty Con Thoi sẽ tiến hành nhận hàng vận chuyển bằng đường hàng không theo các bước sau:

Sơ đồ 3.7 – Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không của công ty Con Thoi

3.2.3.1 Nhận các giấy tờ, chứng từ

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, công ty sẽ cử người đến hãng hàng không để nhận các giấy tờ, chứng từ liên quan.

3.2.3.2 Nhận hàng tại sân bay

Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mang chứng minh thư và giấy giới thiệu để nhận hàng tại sân bay. Khi nhận hàng nhân viên giao nhận phải kiểm tra hàng hoá, nếu có hư hỏng, đổ vỡ phải lập biên bản giám định, có xác nhận của kho để khiếu nại sau này.

3.2.3.3 Làm thủ tục Hải quan Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Trước khi làm thủ tục, phải đăng ký tờ khai. Hồ sơ đăng ký làm thủ tục Hải quan bao gồm (thường đăng ký trước một buổi):

Vận đơn hàng không (AWB) bản sao y bản chính hoặc original 2
Packing list
Commercial Invoice

Sau khi xem xét hồ sơ, Hải quan tiến hành kiểm tra và ký thông báo thuế.

3.2.3.4 Thanh toán

Thanh toán các khoản liên quan và đưa hàng ra khỏi sân bay theo quy định của vận tải và giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu.

Do cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty Con Thoi như: văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, bảo quản lưu kho chưa hiện đại nên công tác gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng còn nhiều yếu kém, yêu cầu công ty phải có nguồn vốn đầu tư lớn, nhưng tài chính của công ty thì hạn hẹp làm cho công ty gặp khó khăn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Vì thế hiện nay công ty còn phải thông qua các công ty trung gian để thực hiện các khâu giao nhận hàng bằng đường hàng không.

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ CON THOI

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận đường biển

Qua thời gian thực tập, nghiên cứu tôi nhận thấy các bước trong quy trình giao nhận hàng hoá bằng đường biển tại công ty Con Thoi được bố trí hợp lý, phù hợp, thuận lợi cho việc giao nhận hàng hoá, thoả mãn nhu cầu dịch vụ của khách hàng. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số nhược điểm cần phải khắc phục. Vì vậy em xin có giải pháp và kiến nghị sau đây:

3.3.1.1 Giải pháp đầu tư, mở rộng hệ thống kho bãi Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Hiện nay công ty trong quá trình giao nhận công ty gặp phải vấn đề kho, bãi không đủ đáp ứng lượng hàng lớn khi mà sản lượng dịch công ty nhận được ngày càng tăng lên. Việc không chuẩn bị đầy đủ kho bãi sẽ làm quy trình giao hàng xuất hay nhận hàng nhập của khách hàng bị gián đoạn. Vì vậy công ty nên nghiên cứu, triển khai vấn đề sau:

Khảo sát lượng hàng thực tế và lên kế hoạch với lượng hàng như hiện nay và ngày càng tăng cao thì công ty nên đầu tư thêm bao nhiêu kho, bãi. Diện tích mỗi kho, bãi là bao nhiêu để tiện dụng. Vị trí kho bãi nằm ở đâu tiện cho đội xe của công ty chuyển hàng từ kho của khách hàng đến kho của công ty để đóng hàng rồi chuyển ra cảng, hay từ cảng đem về kho của công ty khi khách hàng chưa chuẩn bị kho bãi kịp thời để nhận hàng.

Xem xét việc tăng thêm kho, bãi công ty có khả năng thực hiện hay không, việc đầu tư thêm có khả thi hay không, tránh trường hợp đầu tư nhưng không tận dụng hết hiệu quả sử dụng kho, bãi, làm công ty tốn một khoản chi phí lớn không cần thiết.

Kết quả mong đợi

Công ty không tốn khoản chi phí lâu dài cho việc thuê, mượn kho bãi. Trong trường hợp khi hàng nhập khẩu vể mà khách hàng chưa hay không có có kho chứa hàng, hay trường hợp hàng xuất đem đến kho công ty để đóng vào container, thì công ty phải chuẩn bị kho bãi kịp thời. Từ đó công ty sẽ không tốn thêm chi phí thuê kho, bãi, phí dịch của khách hàng cũng không bị tăng lên, uy tín làm việc của công ty được nâng cao, và suôn sẻ, không ảnh hưởng quan trọng nhất là quy trình giao nhận của công ty được đến những bước tiếp theo.

3.3.1.2 Kiến nghị về việc trả tờ khai và kiểm hoá chậm

Trong quy trình giao nhận bước chờ Hải quan trả tờ khai thường rất lâu. Vì từ công đoạn mở tờ khai cho đến khi Hải quan trả tờ khai phải trả quan nhiều công đoạn như: nhân viên Hải quan tiếp nhận hồ sơ, cán bộ Hải quan kiểm tra, duyệt , tính thuế… Vì vậy Nhà nước nên có biện pháp rút ngắn thời công đoạn, gom nhiều bước trong một khâu lại với nhau tránh tình trạng phải thông qua nhiều cán bộ Hải quan duyệt lệnh gây mất thời gian, bên cạnh đó giữa cán bộ, nhân viên Hải quan phải có sự liên kết chặt chẽ để giải quyết hồ sơ nhanh chóng, trả tờ khai cho nhân viên giao nhận thực hiện các công đoạn tiếp theo của lô hàng.

Một vài trường hợp lô hàng của công ty nằm chờ cả ngày vẫn chưa được kiểm hoá vì do cán bộ Hải quan đang họp, hay lượng hàng kiểm hoá quá tải…Vì vậy Nhà nước nên có chính sách hỗ trợ, bổ sung lượng cán bộ kiểm hoá Hải quan, hoặc giảm bớt lượng công việc của họ bị chi phối trong việc phải giải quyết một số vấn đề khác.

Với hệ thống máy soi kiểm hoá từng phần như hiện nay thì Nhà Nước nên hỗ trợ nâng cấp để có thể kiểm hoá toàn phần và lư một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp. Và ngoài ra lượng hàng hoá ngày càng tăng nên cũng nên có chính sách bổ sung thêm, tránh trường hợp khi có máy so bị hư thì phải chuyển qua kiếm hoá bằng tay thì nhân viên giao nhận của công ty phải xuống kho của cảng lo cho lô hàng để nhân viên Hải quan trực tiếp kiểm hoá.

Với kiến nghị như trên tôi hy vọng có thể giải quyết được vấn đề trả tờ khai lâu, hàng kiểm hoá chậm kéo dài thời gian giao nhận hàng hoá, tránh tốn thêm nhiều chi phí phát sinh cho công ty và giảm bớt phí dịch vụ cho khách hàng.

3.3.1.3 Một số giải pháp – kiến nghị bổ sung Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Ngoài ra trong thực tế vẫn còn một số yếu tố bên ngoài và bên trong nội bộ công ty ảnh hưởng đến quy trình giao nhận. Vì vậy để quy trình giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Con Thoi thực hiện suôn sẻ, trôi chảy hơn, em xin đưa ra một số giải pháp và kiến nghị bổ sung sau đây:

3.3.1.3.1 Giải pháp rút ngắn thời gian giao hàng

Cách thức thực hiện

Công ty cần phải giải quyết một số vấn đề:

Không ngừng khẳng định, nâng cao thượng hiệu dịch vụ của Shuttle bằng cách: nâng cao chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ, kỹ năng giao tiếp nhân viên, tham gia, phấn đấu đạt thành tích trong những hoạt động của ngành, tổ chức trong lĩnh vực logistic…

Tập trung nghiệp vụ chứng từ: nhân viên chứng từ phải nắm rõ những vấn đề cơ bản về chứng từ, về lô hàng cần giao nhận, hiểu rõ khi làm lô hàng xuất, hay hàng nhập cần phải chuẩn bị những chứng từ gì, nắm rõ thông tư, thuế suất…

Tập trung bồi dưỡng nghiệp vụ giao nhận: có những trình độ căn bản, tạo điều kiện để nhân viên giao nhận tham gia các lớp đào tạo, huấn luyện kỹ năng giao nhận, các buổi hội thảo về logistic do ngành hoặc các công ty giao nhận tổ chức hàng năm.

Ngoài ra giữa bộ phận chứng từ và giao nhận cần phải có mối liên hệ chặt chẽ, nắm rõ thông tin, vấn đề của lô hàng, tránh tình trạng không ăn khớp chứng từ hoàn thành mà giao nhận không thực hiện, hay giao nhận gặp rắc rối vì chứng từ sai sót,…

Về vấn đề phương tiện vận tải công ty Shuttle nên xem xét đầu tư thêm 2 đầu kéo container nếu có thể vì số lượng 5 đầu kéo như hiện nay là không đủ đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng. Chỉnh đốn lại đội hình xe, đào tạo nhân viên quản lý đội xe chuyên nghiệp, đầy đủ trình độ để có thể phân bổ, điều động, sắp xếp lịch chuyên chở hàng hoá hợp lý.

Móc nối mối quan hệ, nhân viên giao nhận phải biết cách xã giao tốt, tạo được mối quan hệ mật thiết với cán bộ, nhân viên Hải quan. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Kết quả mong đợi

Thông qua phát triển thương hiệu, công ty sẽ được biết đến nhiều hơn, có nhiều sự tín nhiệm hơn từ Hải quan, tính trong sạch của hàng hàng hoá cũng được nâng cao hơn, hàng hoá kiểm hoá dễ dàng, được thông quan nhanh chóng hơn.

Nhân viên shuttle được trang bị đầy đủ trình độ, nghiệp vụ để giải quyết các thủ tục trong quy trình. Bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận phối hợp với nhau xử lý các vấn đề công ty gặp phải trong khi giao nhận. Ngoài ra, việc trang bị thêm đầu kéo container, phân bổ đội hình xe sẽ tránh được tình trạng hàng phải nằm chờ phương tiện vận tải hay đầu kéo.

Một khi vấn đề này được giải quyết thì quá trình giao nhận sẽ không hao tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, thêu phương tiện vận tải không cần thiết …và rút ngắn được thời gian gao nhận hàng. Và các bước trong quy trình có thể thực hiện liên tục, trôi chảy không vướng mắt thì tốc độ giao nhận hàng sẽ tăng, giảm được một số chi phí phát sinh không cần thiết, tạo lòng tin đối với khách hàng.

3.3.1.3.2 Giải pháp giảm phí dịch vụ hàng lẻ

Cách thức thực hiện

Trong quá trình tham khảo giá, công ty không chỉ nghiên cứu về giá cả dịch vụ của các công ty Logistic lớn như (Maerskline, NYK…) mà còn nên tham khảo giá cả của các công ty Logistic trung bình, nhỏ (Blue Ocean, công ty TNHH Vô Cực…)

Tập trung tìm hiểu nhu cầu của khách hàng: nhu cầu về chất lượng dịch vụ, phí dịch vụ, chế độ ưu đãi, khuyến mãi đối với khách hàng thường xuyên, lâu năm, hay chiết khấu đối với lô hàng có khối lượng lớn,…

Xem xét công ty có thể giảm mức giá dịch vụ hàng lẻ xuống :
Từ 900.000 đồng xuống 800.000 đồng với mức 1 – 5 cbm
Từ 1.200.000 đồng xuống 1.000.000 đồng với mức 5 – 10 cbm
Từ 1.500.000 đồng xuống 1.300.000 đồng với mức >10 cbm

Kiểm tra xem với phí dịch vụ giao nhận giảm xuống thì công ty có thể trang trải tất cả các chi phí về: nhân lực, máy móc, thiết bị, mặt bằng… Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Giảm bớt chi phí không cần thiết: thuê thêm phương tiện vận tải, đầu kéo vì không sắp xếp tốt đội xe, phí lưu kho, lưu bãi do kéo dài thời gian làm hàng, một số chi phí phát sinh…

Kết quả mong đợi

Công ty có thể đưa ra mức giá khả thi nhất vừa hợp lý không ảnh hưởng đến doanh thu, vừa làm hài lòng khách hàng. Từ đó uy tín của công ty được nâng cao và thu hút được nhiều khách hàng trong và ngoài nước tìm đến dịch vụ với mức giá tốt nhất, tăng số lượng dịch vụ và doanh thu cho Shuttle.

3.3.1.3.3 Giải pháp nguồn nhân lực

Ngoài giải pháp về tốc độ giao nhận và phí dịch vụ Shuttle cũng cần phải có giải pháp về nhân lực:

Cách thức thực hiện

Với lượng công việc ngày càng lớn, mà số lượng nhân viên hiện tại chưa đáp ứng đủ yêu cầu, vì vậy công ty nên tiến hành tuyển dụng đào tạo thêm một nhân viên chứng từ.

Trình độ nhân viên Shuttle hiện nay là khá tốt với 6% trên đại học, 30% đại học, 46% cao đẳng, nên đội ngũ nhân viên của công ty không cần cải thiện mà chỉ cần giữ vững và phát huy hơn nữa trình độ cũng như nghiệp vụ.

Tuy có tới 60% khách hàng hài lòng với thái độ nhiệt tình của nhân viên nhưng có tới 30% khách hàng không hài lòng với trách nhiệm của đội xe. Vì vậy công ty nên có lớp huấn luyện nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với đội xe, kỹ năng giao tiếp, hỗ trợ công tác bốc dỡ hàng trong quá trình giao nhận. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Ngoài ra công ty nên có chế độ ưu đãi về lương thưởng hợp lý, bảo hiểm xã hội, tuỳ theo chức vụ, trách nhiệm của mỗi nhân viên sẽ được hưởng chiết khấu hoa hồng từ 1%-3%/ hợp đồng, tổ chức cho nhân viên đi du lịch, nghỉ ngơi vào những dịp lễ, tết.

Việc tuyển dụng thêm nhân viên chứng từ mới là để chia sẻ lượng công việc, giảm áp lực cho hai nhân viên hiện tại.

Qua việc ý thức, trách nhiệm đội xe được khắc phục và nâng cao tạo nên tảng thuận lợi cho việc giao tiếp với Hải quan, khách hàng góp phần cho quy trình giao nhận được suôn sẻ và nhanh chóng.

Từ những chế độ đãi ngộ sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, thu hút và giữ chân những nhân tài, trên hết là tạo sự gắn bó giữa các nhân viên để phối hợp hoàn thành tốt quy trình giao nhận hàng hoá của Shuttle.

3.3.1.3.4 Kiến nghị đối với Nhà nước

Trong xu thế toàn cầu hoá cùng với những cam kết mở cửa thị trưởng giao nhận đã đặt các doanh nghiệp giao nhận đứng trước thách thức cạnh tranh gay gắt. Vì vậy Nhà nước cần có những biện pháp cũng như chính sách đồng bộ, phù hợp với những điều kiện phát triển trong nước và tập quán thương mại quốc tế để giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Để hỗ trợ các công ty củng như hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hoá tại công ty Con Thoi tôi xin đề ra một số kiến nghị:

Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng và các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá nói chung. Mở rộng ngoại giao với các nước để việc giao thương dễ dàng, thuận tiện hơn, đặc biệt là các nước có tiềm năng trao đổi hàng hoá lớn như: Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản… Đồng thời qua đó Nhà nước cũng thu được nguồn ngân sách lớn thông qua việc thu thuế xuất nhập khẩu

Đầu tư, nâng cao cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu như: mở rộng và nâng cấp hệ thống cảng biển, đường xá, trang bị máy móc, thiết bị công nghệ cao,… tránh tình trạng quá tải gây thiệt hại về kinh tế và giảm uy tín của doanh nghiệp.

Đối với thủ tục thông quan, Nhà nước cần đưa ra những chính sách phù hợp, rút ngắn thời gian thông quan. Những giấy tờ cần duyệt qua Bộ thông tư cần phải mất từ 7 – 10 ngày, các loại giấy chứng nhận, giấy kiểm dịch động thực vật… Nhà nước cần xem xét có thể rút ngắn thời gian duyệt lệnh hay không để tránh mất thêm thời gian, chi phí phát sinh cho việc kéo dài thời gian thông quan trong quy trình giao nhận. Đối với hàng lạnh thì các thủ tục giấy tờ được giải quyết càng sớm càng tốt để tránh tình trạng hàng bị hư hỏng gây thiệt hại đáng tiếc cho doanh nghiệp và chủ hàng. Việc kéo dài thông quan lô hàng không những ảnh hưởng đến doanh nghiệp, chủ hàng mà còn ảnh hưởng đến người mua hàng vì không kịp thời gian cung cấp cấp hàng cho khách hàng của người mua, gây ra thiệt hại đáng kể. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

3.3.2 Giải pháp mở rộng thị trường giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không

Đối với quy trình giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không tại công ty Con Thoi, các bước thực hiện trong quy trình khá đơn giản và không có vấn đề gì cần đưa ra giải pháp cho đến thời điểm hiện nay.

Tuy nhiên mặc dù quy trình giao nhận bằng đường hàng không rất tốt nhưng công ty hoạt động chủ yếu thông qua forwarder, nên tôi xin đề xuất giải pháp mở rộng thị trường đối với hàng giao nhận bằng đường hàng không và chính sách ưu đãi với khách hàng nhằm thu hút khách hàng, nâng câng cao sản lượng dịch vụ.

Cách thức thực hiện

Trong tương lai để mở rộng thị trường giao nhận hàng không, công ty Con Thoi cần quan hệ chặt chẽ với đối tác và thực hiện các vấn đề sau:

Công ty cần phải quảng bá, nâng cao thương hiệu thông qua việc tham dự các cuộc hội thảo của ngành logistic, tài trợ cho những chương trình từ thiện, các hoạt động xã hội…

Giữ vững khách hàng hiện tại bằng cách: quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng, thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng để nắm bắt các thông tin, phản hồi từ khách hàng để từ đó đưa ra những chính sách hợp lý đối với khách hàng: giải quyết, phản hồi những vấn đề rắc rối, thắc mắc từ khách hàng, tiếp thu những ý kiến đóng góp, yêu cầu từ khách hàng, tạo cho khách hàng có cảm giác họ luôn được công ty quan tâm và cung cấp dịch vụ giao nhận với chất lượng tốt nhất, chi phí hợp lý nhất. Ngoài ra công ty cần có chính sách ưu đãi, chiết khấu %, tặng quà vào các dịp lễ, tết cho khách hàng.

Tìm kiếm khách hàng mới bằng cách: Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Cần thiết lập mối quan hệ với các hãng hàng không, các đại lý trong và ngoài nước để tìm kiếm khách hàng

Thông qua các khách hàng cũ để tìm thêm khách hàng mới cho công ty Thường xuyên cập nhật thông tin qua báo chí, internet, điện thoại, … để tìm kiếm thêm khách hàng.

Gởi vé mời tham dự các buổi hội thảo của công ty để khách hàng có thể tham gia và hiểu sâu hơn những dịch vụ mà công ty có thể cung cấp cho họ.

Liên kết chặt chẽ với các tập đoàn vận tải, công ty giao nhận ở nước ngoài để chủ động nhận được nhiều hợp đồng thông qua việc họ bán cước các tuyến đường vận chuyển hàng không với giá cước hợp lý và ổn định.

Liên kết chặt chẽ với các nước để khai thác hiệu quả tối công ty giao nhận cũng như các hãng tàu trong đa các nguồn gom hàng lẻ cho công ty.

Kết quả mong đợi

Công ty có thể mở rộng thêm thị trường dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không, nâng cao uy tín, thương hiệu của công ty. Ngoài ra khách hàng còn biết đến công ty thông qua dịch vụ giao nhận hàng không, thu hút lượng khách hàng đông hơn, sản lượng dịch vụ tăng lên đem lại nguồn doanh thu lớn cho công ty.

KẾT LUẬN Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

Trong những năm vừa qua, ngành xuất nhập khẩu của nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát triển đó là sự gia tăng của nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu với nhiều quy mô khác nhau. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn về vốn, phương tiện, nhân lực … nhưng các doanh nghiệp đang dần khắc phục và khẳng định vị thế của mình.

Trong suốt quá trình thành lập và phát triển của mình, nghiệp vụ xuất nhập khẩu luôn được ban lãnh đạo quan tâm và đầu tư đúng mức nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi, từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh, đang gặt hái được những thành công trên thị trường và những cơ hội phát triển đang đặt ra trước mắt.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, đặc biệt là khi Việt Nam gia nhập mái nhà chung của thế giới WTO, đã tạo nhiều cơ hội và thách thức cho công ty. Cơ hội đó chính là thị trường rộng mở với sự cạnh tranh bình đẳng, thuế quan cũng như luật pháp thông thoáng hơn. Thách thức là môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, yêu cầu của khách hàng sẽ cao hơn, sự tụt hậu sẽ diễn ra nhanh hơn nếu không có sự đổi mới kịp thời. Chính vì vậy, để có thể đứng vững và cạnh tranh tốt hơn công ty luôn phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ của mình, nguyên nhân nào công ty bị mất khách hàng. Qua đó, công ty có thể đề ra chiến lược, phương thức kinh doanh hiệu quả.

Nhờ sự hướng dẫn, cung cấp nhiều thông tin hữu ích và giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn và mọi người trong các phòng ban công ty tôi đã hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên, trong quá trình làm bài không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong được thầy cô và công ty góp ý để bài khoá luận của tôi hoàn thiện hơn. Hy vọng bài khoá luận này đã phần nào cung cấp được những thông tin hữu ích cũng như đóng góp một số ý tưởng trong việc hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Con Thoi nói riêng và hoạt động giao nhận vận tải tại các công ty Việt Nam nói chung. Khóa luận: Giải pháp quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Khóa luận: Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải tại Cty hàng Hoá