Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận hay nhất năm 2026 cho các bạn học viên ngành đang làm Khóa luận tốt nghiệp tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài Khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Khóa Luận thì với đề tài Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Gần 40 năm thực hiện đường lối đổi mới và xây dựng chủ nghĩa xã hội, đất nước ta đã thu được những thành tựu to lớn và quan trọng. Cùng với sự tăng trưởng kinh tế, ổn định vĩ mô, các lĩnh vực chính trị, xã hội, quốc phòng, an ninh được bảo đảm và ổn định, đời sống nhân dân không ngừng được cải thiện, uy tín quốc tế ngày càng được nâng cao. Một quốc gia phát triển và có lịch sử dựng nước và giữ nước lâu đời như Việt Nam ta, thì nguồn sử liệu là cả một tài sản quý giá. Trong đó nguồn sử liệu thành văn tức là hồ sơ, tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng nhất.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin trong quá khứ, có độ tin cậy cao và có ý nghĩa quan trọng. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ còn mang đến nhiều những thông tin phong phú và đa dạng, phục vụ cho các hoạt động quản lý, thanh tra, kiểm tra của cơ quan, tổ chức hay còn gọi là phục vụ hoạt động thực tiễn. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu khoa học. Có thể nói tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhưng thực tế hiện nay thì công tác lưu trữ vẫn chưa được nhiều các cơ quan, tổ chức quan tâm, chú trọng, cho nên tài liệu lưu trữ vẫn chưa thể phát huy được hết giá trị của chúng.
Hiện nay, việc thu thập tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị vẫn còn nhiều hạn chế. Tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, trong những năm qua, đã có những nỗ lực trong việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ của cơ quan và đã đạt được một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, như tình trạng tài liệu ở các phòng ban, đơn vị chưa được thu thập về kho lưu trữ. Tài liệu tại cơ quan vẫn đang trong tình trạng chất đống hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đảm bảo về chất lượng. Việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện; quá trình xác định thành phần tài liệu nộp lưu còn gặp nhiều khó khăn, các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập vẫn còn thiếu sót, và kho tàng chưa đáp ứng yêu cầu. Do đó, hiện tại, tài liệu vẫn tồn đọng ở các đơn vị mặc dù đã đến thời hạn nộp lưu theo quy định. Tình trạng này đã dẫn đến những hậu quả như hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu quả trong việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Vì vậy, công tác lưu trữ đang phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức đối với những người làm công tác quản lý tại UBND quận Nam Từ Liêm.
Dựa trên thực tiễn đã nêu, việc nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cho công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân quận Nam Từ Liêm là vô cùng quan trọng. Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là một vấn đề không mới và có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Tuy nhiên, ở mỗi công trình nghiên cứu sẽ đề cập đến những khía cạnh khác nhau, những vấn đề khác nhau và thực tiễn khác nhau tại mỗi cơ quan, đơn vị cụ thể. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, cụ thể: Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Trong cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện rõ từng khâu nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập;
- Một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ như:
Nguyễn Hữu Danh (2009), “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính – Thực trạng và giải pháp”, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Ở luận văn này tác giả thể hiện được thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và những yêu cầu mới trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ trong giai đoạn năm 2009. Đồng thời, đánh giá được thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính và nêu lên được thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài chính.
Nguyễn Quốc Dũng (2014), “Sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của kho lưu trữ Trung ương Đảng – Thực trạng và giải pháp”, luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Đối với luận văn này, tác giả đã đề cập đến chủ trương của Trung ương Đảng về việc sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; tình hình, biện pháp sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Từ những thực trạng đó tác giả đã đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả cho công tác sưu tầm, thu thập và quản lý phông tại đây.
Cao Đức Bộ (2015), “Thu thập tài liệu lưu trữ của các sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc – Thực trạng và giải pháp”, luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Trong luận văn này, tác giả đã thể hiện được nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu và nêu ra yêu cầu mới về thu thập, bổ sung tài liệu.
Nông Thị Thúy (2017), “Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại Huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn”, khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số – Học viện Hành chính và Quản trị công. Nghiên cứu đánh giá thực trạng, những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thu thập, phân loại và bảo quản tài liệu. Tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này, nhấn mạnh vai trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý hành chính và phát triển địa phương.
Đỗ Thị Kiều Oanh (2018), “Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của trung tâm di sản các nhà khoa học Việt Nam”, khóa luận tốt nghiệp, tư liệu tại thư viện số – Học viện Hành chính và Quản trị công. Tác giả của đề tài đã làm rõ quy trình thu thập, các phương pháp tiếp cận và khó khăn trong việc bảo tồn tư liệu của các nhà khoa học. Đồng thời, nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc lưu trữ và phát huy giá trị di sản khoa học đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Ngoài ra, vấn đề nghiên cứu này còn được đăng trên một số bài tạp chí như: “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 03/2005, tác giả Nguyễn Thị Trà; “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung TLLT cá nhân và một số đề xuất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, số 8, số 9 năm 2012 của ThS. Phạm Bính Hải “Nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu và Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Phước” – Tổ chức nhà nước số 8/2016, tác giả ThS. Phạm Nguyệt Hoa; “Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Quản lý nhà nước, Số 318, tháng 7/2022 của TS. Đỗ Văn Học. Bài viết “Một số vấn đề về thu thập tài liệu lưu trữ” của ThS. Vũ Thị Kim Cúc, đăng ngày 16/05/2024 trên Tạp chí Quản lý nhà nước.
Nhìn chung, các công trình và bài viết trên tạp chí được nghiên cứu ở nhiều góc độ tiếp cận khác nhau, chưa có đề tài nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Chính vì vậy, vấn đề về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội là một vấn đề mới chưa có đề tài nào đề cập đến.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định pháp luật và nguyên tắc khoa học. Đánh giá thực trạng thu thập tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm, nhận diện những hạn chế trong quá trình thực hiện. Trên cơ sở đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu thập, bảo đảm tính chính xác, minh bạch và thuận tiện trong quản lý, khai thác tài liệu.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khái quát về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác thu thập tài liệu.
- Giới thiệu khái quát về UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
- Khảo sát thực tế tình hình thực hiện công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm.
- Nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
- Phạm vi nghiên cứu:
- Về mặt không gian: Tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
- Về mặt thời gian: Từ năm 2023 -2024.
- Về loại hình tài liệu: Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập tài liệu hành chính của UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
6. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, tôi đã vận dụng linh hoạt các phương pháp như: Phương pháp luận, phương pháp điều tra, khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp so sánh.
Phương pháp luận: Dựa trên việc hệ thống lại cơ sở lý luận, tác giả đã đưa ra một số nhận định mới và nhận xét về thực tiễn công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm.
Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp này dùng để tiến hành khảo sát việc thực hiện công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm trong đó tập trung chủ yếu vào các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Nam Từ Liêm, tiếp xúc trao đổi trực tiếp với một số cán bộ làm Văn thư – Lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Phương pháp thống kê: Qua quá trình khảo sát thực tế và trên cơ sở các tài liệu thu thập được như: quy chế, kế hoạch, báo cáo,… của UBND quận Nam Từ Liêm thành phố Hà Nội về công tác lưu trữ, tiến hành thống kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng. Từ đó nắm bắt tình hình hoạt động công tác lưu trữ của các phòng, ban đơn vị tại UBND quận Nam Từ Liêm thành phố Hà Nội một cách khách quan và chính xác.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa trên kết quả thống kê; phân tích tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm thành phố Hà Nội. Từ đó đưa ra những đánh giá, nhận định một cách khách quan và giải pháp phù hợp.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo đề tài được chia thành các phần chính như sau:
- Chương 1. Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ;
- Chương 2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội;
- Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
1.1.1. Các khái niệm cơ bản về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Theo Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, tài liệu được hiểu là những vật mang thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu có thể bao gồm nhiều loại hình khác nhau như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, phim ảnh, băng đĩa ghi âm, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học nghệ thuật, nhật ký, bút tích, tranh vẽ, ấn phẩm và các vật mang thông tin khác [5].
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam của PGS-TS Dương Văn Khảm, tài liệu được định nghĩa là vật mang thông tin, là phương tiện phục vụ cho các hoạt động xã hội. Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên nhiều vật mang tin như giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ,… và được sử dụng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội, cũng như để lưu trữ thông tin về những hoạt động này [15].
Hiện nay, có rất nhiều những quan điểm khác nhau về khái niệm của tài liệu. Ở đề tài này, tài giả sử dụng khái niệm “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” của Luật Lưu trữ 2011.
1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, khái niệm “tài liệu lưu trữ” được coi là nền móng để có thể học tập, nghiên cứu và thực hiện các hoạt động lưu trữ. Hiện nay tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ này.
Theo định nghĩa trong cuốn “Thuật ngữ Lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã hết giá trị sử dụng hiện hành nhưng được bảo quản. Những tài liệu này có thể được lựa chọn hoặc không lựa chọn, tùy thuộc vào những người có trách nhiệm trong việc tạo ra chúng hoặc những người thừa kế, với mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc có thể được lưu trữ bởi cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng.
Theo Khoản 2, Điều 5 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị phục vụ cho các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, và được lựa chọn để bảo quản. Tài liệu lưu trữ bao gồm cả bản gốc và bản chính. Nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, tài liệu có thể được thay thế bằng bản sao hợp pháp [5].
Như vậy, khái niệm tài liệu lưu trữ mang nhiều quan điểm khác nhau ở Việt Nam hay các nước phát triển trên thế giới như: Anh, Pháp. Để phù hợp với tình hình thực tiễn nghiên cứu của đề tài, tác giả sử dụng khái niệm tại Khoản 2, Điều 5 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành:“ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [5].
1.1.1.3. Thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và cá nhân đều sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn. Trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị và ý nghĩa về nhiều lĩnh vực cần được thu thập vào các phòng, kho, trung tâm lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hiện tại nay và trong tương lai.
Theo cuốn giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006): Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp xác định nguồn và loại tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [16].
Luật Lưu trữ 2011, quy định khái niệm thu thập tài liệu là quá trình xác định các nguồn tài liệu, lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu có giá trị để chuyển giao vào các kho lưu trữ của cơ quan hoặc vào lưu trữ lịch sử.
Trong cuốn giáo trình Lý luận và phương pháp công tác Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) thì khái niệm về thu thập tài liệu được định nghĩa là: Thu thập và bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác định các nguồn tài liệu và các loại tài liệu thuộc phạm vi lưu trữ của cơ quan cũng như phông lưu trữ quốc gia. Quá trình này bao gồm việc lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi do Nhà nước quy định [10].
1.1.1.4. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Mặc dù hiện nay chưa có một khái niệm thống nhất về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, nhưng trong khuôn khổ nghiên cứu đề tài này, tác giả hiểu công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là quá trình bao gồm hoạt động quản lý và nghiệp vụ chuyên môn của các cơ quan, tổ chức. Để lựa chọn và đưa những tài liệu có giá trị vào hệ thống lưu trữ, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu lâu dài.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
1.1.2.1. Mục đích của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ còn có vai trò quan trọng trong việc bổ sung những tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử vào kho lưu trữ, đảm bảo nguyên tắc thống nhất tài liệu để bảo quản và phục vụ cho công tác nghiên cứu và tra cứu của độc giả.
Công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ trước đến nay luôn được coi là một bước quan trọng, quyết định đến chất lượng của tài liệu cũng như các hoạt động tiếp theo trong lĩnh vực lưu trữ. Hoạt động này đóng vai trò thiết yếu trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế, chính trị, giáo dục và quốc phòng an ninh.
Các tài liệu được thu thập vào lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra, điều tra và khảo sát dữ liệu.
Trong cuộc sống, sẽ có những lúc cần đến hồ sơ và tài liệu lưu trữ để xác thực thông tin cũng như khảo sát dữ liệu. Do đó, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ không chỉ tạo điều kiện phát huy giá trị của tài liệu mà còn đáp ứng nhu cầu sử dụng và tìm kiếm của độc giả.
1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Trong bối cảnh hiện nay, số lượng tài liệu được tạo ra ngày càng gia tăng, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nếu công tác thu thập tài liệu không được thực hiện một cách hiệu quả, sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán và thiếu sự liên kết. Việc thu thập tài liệu lưu trữ giúp tập trung chúng tại một kho lưu trữ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Hơn nữa, hồ sơ và tài liệu có thể được xem như là bằng chứng cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, vì chúng được hình thành trong quá trình thực hiện các công việc hàng ngày. Do đó, công tác thu thập tài liệu không chỉ giúp tập hợp mà còn bảo quản một cách thống nhất những hồ sơ, tài liệu có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết công việc trong tương lai.
Nhiều tài liệu quý giá, nếu không được quản lý và bảo quản đúng cách theo quy định của Nhà nước, có thể bị mất mát hoặc xuống cấp, dẫn đến thất thoát thông tin quan trọng cho công tác xây dựng và phát triển đất nước. Vì vậy, công tác thu thập tài liệu là một nhiệm vụ cần thiết và phải được thực hiện thường xuyên trong các Lưu trữ cơ quan cũng như Lưu trữ lịch sử.
Việc thực hiện hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ sẽ góp phần hoàn thiện và làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ của từng cơ quan, cũng như phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1.1.3. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng đối với các cơ quan, đặc biệt là việc xác định nguồn gốc và thành phần tài liệu cần phải được thực hiện một cách chính xác và cụ thể, nhằm thu thập những tài liệu có giá trị để bảo quản trong kho, từ đó phát huy tối đa giá trị của tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1.3.1. Hoạt động quản lý
- Ban hành văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu lưu trữ
Việc ban hành văn bản quy định cho công tác lưu trữ nói chung và thu thập tài liệu lưu trữ nói riêng là rất cần thiết nhằm đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trong quy trình của một cơ quan, tổ chức hoặc trên toàn quốc.
Trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay, việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến công tác thu thập tài liệu giữ vai trò hết sức quan trọng nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong toàn hệ thống lưu trữ nhà nước. Trên phương diện quản lý nhà nước, Quốc hội và Chính phủ giữ vai trò hoạch định và ban hành các văn bản có tính pháp lý cao như Luật Lưu trữ, Nghị định hướng dẫn thi hành luật, tạo khuôn khổ pháp lý chung cho toàn bộ hoạt động lưu trữ trên phạm vi cả nước. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Tiếp đó, Bộ Nội vụ, với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, có trách nhiệm cụ thể hóa các quy định của Luật bằng việc ban hành Thông tư, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, bao gồm tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu, quy trình giao nhận, trách nhiệm của các bên liên quan và chế độ báo cáo, kiểm tra.
Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức ở trung ương và địa phương cần căn cứ vào các văn bản cấp trên để xây dựng quy chế nội bộ hoặc kế hoạch công tác thu thập tài liệu phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị mình. Việc này giúp đảm bảo tài liệu được thu thập đầy đủ, đúng quy định, tránh thất lạc, bỏ sót những tài liệu có giá trị về mặt pháp lý, lịch sử và thực tiễn.
Tóm lại, sự phối hợp chặt chẽ giữa các cấp quản lý từ Trung ương đến cơ sở trong việc ban hành và thực thi các văn bản pháp quy về công tác thu thập tài liệu lưu trữ là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thông tin quý báu của quốc gia.
- Tổ chức bộ phận, nhân sự
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được lưu thông liên tục, phục vụ cho hoạt động quản lý và cung cấp kịp thời tài liệu cho việc nghiên cứu và giải quyết công việc tại các phòng, ban, đơn vị. Tổ chức bộ phận lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm đóng vai trò trọng yếu trong việc quản lý và thu thập tài liệu vào lưu trữ một cách khoa học và có hệ thống. Bộ phận lưu trữ cần được tổ chức một cách chặt chẽ, với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các nhân viên để đảm bảo công tác thu thập và bảo quản tài liệu được thực hiện đúng quy trình. Không chỉ có vậy, để thực hiện tốt những vai trò này, nhân sự làm công tác lưu trữ cần phải có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của công việc.
- Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng nhân sự là những hoạt động thiết yếu trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên lập kế hoạch thu thập tài liệu, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận liên quan. Việc hướng dẫn được thực hiện thông qua các buổi tập huấn, sinh hoạt chuyên môn hoặc văn bản chỉ đạo nhằm đảm bảo rằng cán bộ, công chức hiểu rõ quy trình lập hồ sơ, phân loại và chuyển giao tài liệu theo đúng quy định. Đồng thời, công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân sự cũng được chú trọng thông qua việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn chuyên sâu và tổ chức các buổi bồi dưỡng nội bộ định kỳ. Nhờ vậy, chất lượng nghiệp vụ được cải thiện, góp phần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trong việc thu thập tài liệu lưu trữ.
- Công tác thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác thi đua và khen thưởng trong quản lý thu thập tài liệu vào lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần làm việc và hiệu quả công việc. Các tiêu chí thi đua thường chú trọng đến chất lượng và số lượng tài liệu thu thập, cũng như độ chính xác trong việc phân loại và chuyển giao tài liệu. Việc khen thưởng kịp thời cho những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc không chỉ tạo động lực mà còn giúp công tác lưu trữ trở nên quy củ và chuyên nghiệp hơn, đồng thời là cơ sở để đánh giá kết quả công việc và phân loại công chức. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Trong quá trình thu thập tài liệu để lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm, việc xử lý các vi phạm được thực hiện với nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộc vào tính chất và mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Đối với những vi phạm nhẹ như không tuân thủ quy trình phân loại tài liệu hoặc chậm trễ trong việc giao nộp, cán bộ sẽ nhận được nhắc nhở hoặc yêu cầu khắc phục. Đối với các vi phạm nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như không tuân thủ quy định về giao nộp tài liệu, có thể áp dụng các hình thức xử lý hành chính như khiển trách hoặc chuyển công tác. Đặc biệt, trong trường hợp vi phạm dẫn đến mất mát, hư hỏng tài liệu hoặc không bảo vệ thông tin lưu trữ, cá nhân liên quan có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc bị kỷ luật theo quy định của pháp luật.
1.1.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
- Thứ nhất: Xác định nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan
Đối với lưu trữ cơ quan, nguồn thu thập tài liệu chủ yếu là các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập). Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu trữ cơ quan. Những đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính cho lưu trữ cơ quan.
Bên cạnh đó, tài liệu cũ còn tồn tại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đúng mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, dẫn đến nhiều tài liệu có giá trị bị bỏ sót ở các đơn vị. Để khắc phục vấn đề này, lưu trữ cơ quan cần tiến hành thu thập bổ sung tài liệu cũ, không để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc nhiều, và không để tài liệu của Nhà nước rơi vào tay tư nhân.
- Thứ hai: Xác định thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các quy định hướng dẫn thi hành, tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan bao gồm những hồ sơ và tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, được hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan và đã hoàn tất công việc. Các tài liệu này phải được lập thành hồ sơ, bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Tài liệu có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như tài liệu giấy, phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các loại tài liệu khác (Khoản 1, Điều 5, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13). Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
- Thứ ba: Phân chia nguồn tài liệu cần thu thập theo mạng lưới kho
Trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, việc phân chia tài liệu theo nguồn gốc và giá trị sử dụng là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hiệu quả công tác bảo quản và khai thác tài liệu lâu dài. Các quy định pháp lý hiện hành, đặc biệt là Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 09/2011/TT-BNV và các Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nội vụ (2020), đã đưa ra những nguyên tắc cơ bản về việc phân loại tài liệu trong kho lưu trữ. Theo đó, tài liệu được chia thành hai nhóm chính: tài liệu thuộc nguồn nộp lưu và tài liệu không thuộc nguồn nộp lưu. Việc phân chia này không chỉ giúp các cơ quan lưu trữ tối ưu hóa công tác tổ chức và bảo quản tài liệu, mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc truy xuất thông tin khi cần thiết.
Tài liệu không thuộc nguồn nộp lưu: Đây là các tài liệu không phải nộp vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước. Các tài liệu này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất thông tin nội bộ, phục vụ công tác quản lý hành chính trong phạm vi cơ quan và thường không có giá trị sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, tùy theo quy định nội bộ của cơ quan, những tài liệu này vẫn có thể được lưu trữ để tiện cho việc tra cứu, tham khảo khi cần thiết.
Tài liệu thuộc nguồn nộp lưu: Đây là các tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan theo các quy định của pháp luật về lưu trữ. Các tài liệu này bao gồm các văn bản hành chính, hồ sơ công việc, sổ sách, biểu mẫu, và các loại tài liệu có giá trị lâu dài đối với hoạt động quản lý và nghiên cứu của cơ quan. Tài liệu thuộc nguồn nộp lưu là những tài liệu đã hoàn tất công việc, được lập thành hồ sơ và có giá trị cần được bảo quản lâu dài.
Việc phân chia tài liệu theo hai nhóm này giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý tài liệu trong kho lưu trữ, đảm bảo tính chính xác, an toàn, và tiện lợi khi truy xuất thông tin.
- Thứ tư: Thực hiện các thủ tục giao nộp
Theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, công tác giao nộp tài liệu lưu trữ phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và chính thức. Cụ thể, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ phải thực hiện các thủ tục sau:
Lập danh mục tài liệu cần giao nộp: Các cơ quan, tổ chức phải lập danh mục tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ, đảm bảo rằng chỉ những tài liệu có giá trị lâu dài và phục vụ cho công tác nghiên cứu, lịch sử mới được đưa vào danh mục. Tài liệu cần được phân loại và lập danh sách rõ ràng theo các nhóm tài liệu khác nhau, ví dụ: văn bản hành chính, hồ sơ công việc, tài liệu điện tử, tài liệu ảnh. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Kiểm tra và phân loại tài liệu: Tài liệu cần được kiểm tra, phân loại, và xử lý trước khi giao nộp, để đảm bảo các tài liệu không thuộc diện phải giao nộp không bị đưa vào lưu trữ. Việc phân loại phải được thực hiện dựa trên các tiêu chí cụ thể, bao gồm độ quan trọng, giá trị lưu trữ, và mục đích sử dụng lâu dài của tài liệu (Thông tư số 16/2014/TT-BNV) (Bộ Nội vụ, Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp).
Lập biên bản giao nhận tài liệu: Sau khi tài liệu đã được phân loại và lựa chọn, cơ quan giao nộp phải lập biên bản giao nhận tài liệu. Biên bản này phải ghi rõ thông tin về tài liệu giao nộp, bao gồm số lượng, loại tài liệu, và các thông tin liên quan. Biên bản cần có chữ ký của đại diện của cơ quan giao nộp và cơ quan nhận tài liệu, đồng thời phải có đầy đủ thông tin về tình trạng, chất lượng của tài liệu (Bộ Nội vụ, Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp).
Chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ: Tài liệu sẽ được chuyển giao vào kho lưu trữ lịch sử hoặc kho lưu trữ cơ quan, tuân thủ các quy định của pháp luật về việc bảo quản tài liệu. Quá trình chuyển giao phải được giám sát chặt chẽ để tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc, hư hỏng hoặc bị truy cập trái phép.
1.1.4. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
1.1.4.1. Nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử
Khi thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ tài liệu được sản sinh ra trong cùng một thời kỳ phải được để thành một khối riêng, không để tài liệu của thời đại lịch sử này lẫn vào tài liệu của thời kỳ lịch sử khác. Tài liệu của cùng một thời kỳ lịch sử có mối quan hệ mật thiết với nhau, phản ánh và mang dấu ấn của thời kỳ lịch sử đó. Nếu tài liệu của thời kỳ lịch sử này lẫn sang tài liệu của thời đại lịch sử khác thi những tài liệu này sẽ không có mối liên hệ với nhau. Mặt khác, những tài liệu còn lại sẽ không đủ đề phản ánh hoàn chỉnh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc của sự vật, hiện tượng mà tài liệu đề cập.
Bên cạnh kiến thức chuyên ngành cần phải có kiến thức về lịch sử, tài liệu của thời kỳ nào thì mang đặc trưng của thời kỳ đó như: Ngôn ngữ, vật mang tin, phương pháp ghi tin, văn phong.
1.1.4.2. Nguyên tắc không phân tán phông
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Việc thu thập tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó. Khi thu thập tài liệu vào kho tài liệu, tài liệu của một phông lưu trữ phải được đưa vào bảo quản trong cùng một kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của một phông bị phân tán ở nhiều nơi sẽ gây khó khăn cho công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, thống kê và đặc biệt là khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, hiện tượng được phản ánh trong tài liệu lưu trữ.
Vì vậy, tài liệu của một phông không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau. Áp dụng nguyên tắc này khi tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu kỹ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để xác định chính xác tài liệu của các phông lưu trữ. Trong quá trình thu thập khi phát hiện tài liệu lưu trữ còn lẫn lộn giữa các phông thì tài liệu của phông nào phải được để vào phông đó.
1.1.4.3. Nguyên tắc thu thập theo khối phông Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Khối Phông lưu trữ gồm những Phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ về nội dung tài liệu, có cùng đặc điểm về cơ quan chủ quản cùng chức năng, nhiệm vụ cùng hoạt động trên 1 địa bàn. Các khối phông phải có liên hệ với nhau (chức năng nhiệm vụ, cùng hoạt động trên 1 địa bàn,…)
Sau khi thu thập theo khối phông, các tài liệu cần được sắp xếp để gần nhau nhằm thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
1.1.4.4. Nguyên tắc thu thập theo khu vực thẩm quyền
Nguyên tắc này thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử, theo đó lưu trữ lịch sử chỉ được quyền thu thập tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
1.1.5. Yêu cầu của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Theo Bộ Nội vụ (2020) “Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước” công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ trong các cơ quan nhà nước cần tuân thủ một số yêu cầu cơ bản nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và khoa học.
Đầu tiên, việc thu thập tài liệu cần phải đảm bảo đầy đủ và kịp thời. Các tài liệu có giá trị cần được thu thập ngay sau khi công việc hoàn tất hoặc khi hết thời gian lưu trữ, tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc hoặc không được bảo vệ đúng cách. Việc thu thập kịp thời sẽ giúp các cơ quan, đơn vị đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ một cách an toàn và sẵn sàng cho các mục đích sử dụng sau này.
Thứ hai, công tác thu thập tài liệu cần phải phân loại chính xác. Phân loại tài liệu là một bước quan trọng giúp việc lưu trữ trở nên hiệu quả. Các tài liệu cần được phân loại dựa trên tiêu chí rõ ràng, ví dụ như theo nhóm công việc, độ quan trọng hoặc theo thời gian sử dụng. Điều này không chỉ giúp tổ chức việc lưu trữ một cách khoa học mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và truy xuất tài liệu sau này.
Một yêu cầu không thể thiếu trong công tác thu thập tài liệu là việc lập hồ sơ tài liệu một cách khoa học. Mỗi tài liệu thu thập cần được lập hồ sơ chi tiết với các thông tin cơ bản như thời gian, nội dung, đối tượng của tài liệu. Hồ sơ cần được đánh số và phân loại rõ ràng, giúp cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu được thuận lợi và chính xác hơn.
Đặc biệt, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cần bảo vệ tài liệu trong suốt quá trình thu thập và lưu trữ. Điều này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải sử dụng các biện pháp bảo quản phù hợp, tránh làm hư hỏng hoặc mất mát tài liệu. Từ đó, đảm bảo rằng tài liệu được bảo vệ trong suốt thời gian lưu trữ và có thể sử dụng lâu dài nếu cần thiết.
Bên cạnh đó, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ còn phải tuân thủ quy định về bảo mật thông tin. Đối với những tài liệu có tính chất bảo mật cao, chỉ những cán bộ có thẩm quyền mới được tiếp cận và xử lý tài liệu. Việc này giúp bảo vệ các thông tin nhạy cảm, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong việc lưu trữ tài liệu.
Cuối cùng, kiểm tra và giám sát định kỳ là một yêu cầu quan trọng trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Các tài liệu đã được thu thập cần phải được giám sát định kỳ và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Việc kiểm tra sẽ giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình thu thập và lưu trữ tài liệu [2].
1.2. Cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
1.2.1. Quy định trong văn bản luật
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội thông qua vào ngày 11 tháng 11 năm 2011, là văn bản có giá trị cao nhất về công tác lưu trữ hiện nay tại Việt Nam. Trong Luật Lưu trữ, một số điều liên quan đến việc thu thập tài liệu được quy định như sau: Điều 9 quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 11 quy định thời hạn nộp hồ sơ tài liệu; Điều 12 quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 20 quy định về việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Điều 21 quy định thời hạn nộp tài liệu lưu trữ lịch sử; và Điều 24 quy định quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản. Các quy định này mang tính chất tổng quát về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, nhưng chúng thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ, đặc biệt là trong việc thu thập tài liệu. Đây cũng là cơ sở để các cơ quan Nhà nước ban hành các văn bản chỉ đạo cụ thể về vấn đề này.
Ngoài ra, trong Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đã được Quốc hội thông qua, quy định về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ đã có những sửa đổi, bổ sung đáng chú ý so với Luật Lưu trữ năm 2011, nhằm phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu thực tiễn trong quản lý tài liệu. Một trong những điểm đổi mới nổi bật là việc xác định rõ hai giai đoạn thu thập tài liệu: thu thập vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Theo đó, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành là 01 năm kể từ khi công việc kết thúc, trừ trường hợp hồ sơ xây dựng cơ bản, phải giao nộp trong vòng 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ năm 2024 cũng làm rõ hơn vai trò của Bộ Nội vụ trong việc hướng dẫn quản lý tài liệu trong các trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức. Những sửa đổi này góp phần hoàn thiện cơ sở pháp lý, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu, đồng thời đáp ứng tốt hơn yêu cầu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
1.2.2. Quy định trong văn bản dưới luật Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, Bộ Nội vụ đã tham mưu cho Chính phủ ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, cùng với các văn bản hướng dẫn về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ như Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2024 và Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2024.
Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Thông tư 16/2014/TT-BNV về Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp và Thông tư 17/2014/TT-BNV về Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Đây là hai văn bản quan trọng về các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trữ lịch sử và giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Thông tư 16/2014/TT-BNV thay thế Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, quy định về việc giao nộp tài liệu lưu trữ và Lưu trữ lịch sử các cấp. Thông tư này áp dụng cho các cơ quan, tổ chức trong Danh mục cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Nguyên tắc giao nộp và tiếp nhận tài liệu lưu trữ được quy định như sau: Hồ sơ, tài liệu phải được giao nộp và tiếp nhận đúng thẩm quyền, đúng thời hạn; chỉ những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu mới được giao nộp; hộp/cặp bảo quản tài liệu nộp lưu phải tuân thủ tiêu chuẩn của Nhà nước; công cụ tra cứu phải được cung cấp đầy đủ kèm theo tài liệu nộp lưu. Thông tư cũng nêu rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ, cũng như trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận, giao nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện.
Thông tư 17/2014/TT-BNV quy định về việc xác định các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, có hiệu lực từ ngày 01/02/2015, thay thế cho Thông tư 04/2006/TT-BNV ban hành ngày 11 tháng 4 năm 2006. Thông tư này hướng dẫn việc xác định các cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời hướng dẫn quy trình xây dựng, thẩm định, ban hành và sửa đổi, bổ sung Danh mục các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Nhìn chung, hệ thống pháp luật về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Việt Nam đã tạo nền tảng pháp lý quan trọng, song vẫn cần tiếp tục được cập nhật, hoàn thiện và thực thi đồng bộ hơn nữa nhằm phù hợp với yêu cầu của thời kỳ chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1 của nghiên cứu, tác giả đã trình bày các cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Để thực hiện việc thu thập tài liệu một cách hiệu quả, cần phải hiểu rõ các khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung, nguyên tắc và yêu cầu liên quan. Ngoài ra, trong quá trình tổ chức công việc, các bộ phận và nhân viên phụ trách thu thập tài liệu cần nắm vững và thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo từ các cơ quan có thẩm quyền. Kết quả nghiên cứu trong chương 1 sẽ là nền tảng và cơ sở quan trọng để tác giả tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm trong chương tiếp theo. Khóa luận: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:
===>>> Khóa luận: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại UBND
