Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm Luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Luận văn thì với đề tài Luận văn: Thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này. 

2.1. Phân tích thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính 

2.1.1. Về tổ chức lưu trữ và hoạt động quản lý nhà nước của Bộ về công tác lưu trữ Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Về tổ chức lưu trữ

Để giúp Bộ quản lý công tác lưu trữ trong toàn ngành Tài chính nói chung và Bộ Tài chính nói riêng theo hướng dẫn của Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015, Chánh Văn phòng Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 366/QĐ-VP ngày 29 tháng 12 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ – Thư viện thuộc Văn phòng Bộ. Theo đó, Phòng Lưu trữ – Thư viện có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc quản lý công tác lưu trữ, thư viện tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ với các nhiệm vụ liên quan đến công tác lưu trữ như: (1) Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ; (2) chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các, quy định của pháp luật và của Bộ về công tác lưu trữ; (3) xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm về công tác lưu trữ; (4) nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ; (5) tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức, người lao động của Bộ; (6) thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định; (7) thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác lưu trữ; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nghiệp vụ công tác lưu trữ. Phòng Lưu trữ – Thư viện hiện nay có 05 công chức (gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng, 01 chuyên viên, 02 cán sự). Trong 05 công chức có 04 cán bộ có trình độ đại học chính quy chuyên ngành Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, 01 cán bộ có trình độ đại học chính quy chuyên ngành chuyên ngành Thông tin – Thư viện (trong đó có 04 cán bộ trình độ thạc sỹ, 01 cán bộ đang theo học thạc sỹ). Do công tác thư viện vẫn đang dừng lại ở mô hình hoạt động truyền thống nên có 01/05 cán bộ được bố trí làm công tác thư viện kiêm nhiệm công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ của 14 Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ và 08 Cục thuộc Bộ do Phòng Lưu trữ – Thư viện thuộc Văn phòng Bộ thực hiện.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Tại cơ quan 04 Tổng cục đều có Phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục làm nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ theo ngành dọc và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan Tổng cục. Biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Tổng cục có 85 cán bộ. Công tác lưu trữ của các Vụ, Cục và tương đương thuộc cơ quan Tổng Cục do Văn phòng Tổng cục thực hiện.

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có tổ chức văn thư, lưu trữ độc lập thuộc Phòng Hành chính, tổng số cán bộ văn thư, lưu trữ gồm có 09 cán bộ chuyên trách; công tác lưu trữ của các Vụ, Cục trực thuộc do bộ phận lưu trữ thuộc Phòng Hành chính thực hiện.

Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ bố trí cán bộ chuyên trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ (thuộc Văn phòng, hoặc Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính). Các đơn vị hiện có 04 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Lập kế hoạch, ban hành văn bản về lưu trữ

Từ năm 2012 – 2020, Bộ Tài chính chưa ban hành kế hoạch dài hạn,mới ban hành được kế hoạch ngắn hạn như: Xây dựng kế hoạch triển khai các mặt hoạt động của công tác lưu trữ và kế hoạch kiểm tra hàng năm. Năm 2017, trên cơ sở Chỉ thị số 35/CT-TTg, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Chỉ thị số 03/CT-BTC ngày 24/10/2017 về tăng cường công tác lưu trữ ngành tài chính, nội dung Chỉ thị đã đề ra kế hoạch triển khai cụ thể cho các mặt hoạt động của công tác lưu trữ trong toàn ngành đến năm 2021.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Sau khi Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực năm 2012, hệ thống các văn bản hướng dẫn dưới Luật về công tác lưu trữ cũng được ban hành. Để công tác lưu trữ thực hiện đúng quy định của Nhà nước và thống nhất, trong những năm qua tại cơ quan Bộ và các Tổng cục đã rà soát, xây dựng ban hành nhiều văn bản. Cụ thể:

Tại cơ quan Bộ, đã ban hành được 110 và nổi bật là các văn bản như: Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thông tư số 161/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành tài chính; Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 ban hành quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính; Báo cáo số 61/BC-BTC ngày 20/3/2017 của Bộ Tài chính về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Tài chính; Chỉ thị 03/CT-BTC ngày 24/10/2017 của Bộ Tài chính về tăng cường công tác lưu trữ ngành Tài chính; các văn bản khác (gồm: Báo cáo về tình hình công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; các báo cáo theo yêu cầu của Bộ Nội vụ; các văn bản chấn chỉnh, kiểm tra, hướng dẫn và tham gia ý kiến với Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước…).

Trên cơ sở những quy định của Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính, các Tổng cục cũng đã rà soát và xây dựng, ban hành được nhiều văn bản quan trọng như: Kho bạc nhà nước, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan đã ban hành được Bảng thời hạn bảo quản cho toàn hệ thống ngành dọc; hướng dẫn công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quy chế bảo quản lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán; quy chế công tác văn thư, lưu trữ…. Tổng cục Dự trữ và Ủy ban Chứng khoán nhà nước đã ban hành được quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

Với hệ thống văn bản của Bộ và các Tổng cục đã là cơ sở quan trọng để công tác lưu trữ của Bộ Tài chính thực hiện thống nhất và đạt hiệu quả.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ Sau khi có Luật Lưu trữ, Bộ Tài chính tổ chức được 01 cuộc tập huấn cho 1.250 cán bộ của Bộ (tháng 10/2013); tổ chức 01 hội nghị tổng kết (tháng 12/2015); cử khoảng 50 lượt cán bộ tham gia 21 đợt học tập, khảo sát công tác lưu trữ ở trong nước (từ năm 2012 – 2019) và 01 đợt khảo sát ở Singapore (năm 2012). Thông qua việc tập huấn hướng dẫn Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, nhận thức của lãnh đạo các đơn vị về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nâng lên. Đặc biệt quan trọng là xác định vai trò, trách nhiệm của Người đứng đầu Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; các cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức phải hiểu và nắm chắc các quy định của pháp luật về lưu trữ để cụ thể hóa trong triển khai, tổ chức thực hiện. Qua Hội nghị tổng kết nhiệm vụ lưu trữ sau khi có Luật Lưu trữ ra đời đến 31/12/2015 nhân kỷ niệm 70 năm ngày thành lập Ngày Lưu trữ Việt Nam (03/01) và các đợt khảo sát học tập kinh nghiệm, khóa học ngắn hạn, hội thảo do Bộ Tài chính, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Tổng cục trực thuộc Bộ tổ chức ở trong và ngoài nước thì cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ của Bộ được gặp mặt, giao lưu với nhau, trao đổi và học hỏi kinh nghiệm. Điển hình như tháng 10/2012, Bộ Tài chính đã tổ chức đợt khảo sát học tập kinh nghiệm tại Cục Lưu trữ quốc gia và Bộ Tài chính Singapore về công tác lưu trữ mà trọng tâm là học tập kinh nghiệm về công tác xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến của quốc gia Singapore và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài chính Singapore. Chuyến đi này giúp cán bộ làm công tác lưu trữ Bộ Tài chính có những bài học kinh nghiệm hay để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản của ngành tài chính nói chung (Thông tư số 155/2013/TT-BTC) và của các hệ thống Kho bạc (Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014), Thuế (Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012), Hải quan (Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26/3/2014) nói riêng.

Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý. Trong những năm gần đây, Bộ Tài chính xác định nhiệm vụ kiểm tra là nhiệm vụ thường xuyên liên tục và hằng năm Bộ xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ nói riêng và đơn vị trong toàn ngành tài chính nói chung. Đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, từ năm 2012 – 2019, Bộ Tài chính đã tiến hành kiểm tra 21 đơn vị, trong đó: 05 Vụ và tương đương, 07 Cục thuộc Bộ, Tổng cục Thuế, Kho bạc nhà nước, Ủy ban Chứng khoán nhà nước, 06 đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ tại Hà Nội, Hưng Yên và Hồ Chí Minh.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Song song với công tác kiểm tra là việc Bộ Tài chính yêu cầu các đơn vị báo cáo theo theo quy định của Thông tư số 03/2018/TT-BNV (trước là Thông tư số 09/2014/TT-BNV) về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính. Từ năm 2012 đến nay, Bộ Tài chính đã thực hiện 08 báo cáo thống kê về công tác lưu trữ (đây cũng là báo cáo tổng kết hằng năm) bao gồm toàn bộ số liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. Ngoài ra từ năm 2012 – 2019, Bộ Tài chính đã yêu cầu các Vụ, Cục, Tổng cục, đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện 20 báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Kinh phí cho hoạt động lưu trữ

Theo quy định của Luật Lưu trữ, nguồn kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm bao gồm: Kinh phí xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; chỉnh lý tài liệu; thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ và những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ. Tại Bộ Tài chính, kinh phí dành cho việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và nhiều nhất vẫn là kinh phí cấp cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Theo số liệu ước tính từ năm 2012 đến nay, toàn Bộ Tài chính đã bố trí kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu khoảng 40 tỷ đồng, trung bình mỗi năm khoảng 05 tỷ đồng tiền thuê dịch vụ chỉnh lý, trong đó: Cơ quan Bộ khoảng 16,4 tỷ; Tổng cục Thuế khoảng 2,8 tỷ; Tổng cục Hải quan khoảng 7,1 tỷ; Kho bạc Nhà nước khoảng 6,4 tỷ; Tổng cục Dự trữ khoảng 02 tỷ; Ủy ban Chứng khoán nhà nước khoảng 5,3 tỷ; các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ chưa có hoạt động chỉnh lý tài liệu. Như vậy, hầu hết các đơn vị đều đã thực hiện được bố trí kinh phí cho hoạt động chỉnh lý. Đây là mặt tích cực, tuy nhiên việc quan tâm đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý trên thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cần phải bàn vì chưa thực sự đem lại hiệu quả như mong muốn.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Dịch Vụ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Luật

2.1.2. Về thu thập tài liệu lưu trữ

  • Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan
  • Lập hồ sơ, tài liệu giấy:

Tại Bộ Tài chính vẫn đang hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011. Tuy nhiên, sau khi Luật Lưu trữ được thông qua và có hiệu lực thi hành năm 2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ, công chức thuộc Bộ dần tiến bộ. Nhiều cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ đã hiểu cách mở hồ sơ công việc và đóng hồ sơ công việc, điển hình có một số công chức của Cục Quản lý giá, Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại, Kho bạc nhà nước và Tổng cục Hải quan đã mở hồ sơ, tập hợp tài liệu khi xử lý cho vào file riêng, xác định giá trị, viết tiêu đề hồ sơ, đánh số tờ, biên mục văn bản trong hồ sơ và viết chứng từ kết thúc đầy đủ theo quy định. Còn lại phần lớn cán bộ, công chức đã biết đưa tập văn bản, tài liệu có cùng nội dung vào một hồ sơ và kẹp lại, viết tiêu đề hồ sơ, lên danh mục hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Tuy đã có sự thay đổi nhưng thực tế số lượng hồ sơ được lập chưa đầy đủ so với tài liệu thực tế được hình thành. Việc lập hồ sơ còn mang tính hình thức, mới chỉ lập ở dạng tập hợp các văn bản có liên quan với nhau để lập thành hồ sơ; chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo do người lập hồ sơ chưa thực hiện theo đúng quy trình của việc lập hồ sơ, cụ thể như: Việc áp dụng đặc trưng vấn đề khi phân định hồ sơ chưa thực sự triệt để; tài liệu trong hồ sơ chưa được sắp xếp theo đúng trình tự giải quyết công việc; thành phần hồ sơ thiếu; chưa xác định được giá trị hồ sơ; biên mục hồ sơ chưa đầy đủ, chưa loại bỏ những tài liệu không cần thiết có trong hồ sơ (bản nháp, bản phô tô, tài liệu tham khảo không liên quan…). Như vậy, công tác lập hồ sơ đã có những thay đổi, chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn yếu dẫn đến tài liệu công việc chưa được sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc tra tìm phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành của Bộ. Đây cũng là tình trạng chung của các Tổng cục và đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ và là bài toán lớn cần đặt ra đối với Lưu trữ Bộ Tài chính nói riêng và toàn hệ thống nói chung.

Thu thập hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan

Từ khi có Luật Lưu trữ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV, tình hình thu thập tài liệu tại các Vụ, Cục, Tổng cục thuộc Bộ đã có những chuyển biến tích cực, tăng cả về số lượng và chất lượng; riêng các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ thì chưa có hoạt động giao nộp tài liệu. Qua số liệu thống kê của Văn phòng Bộ từ năm 2012 – 2019, kho lưu trữ Bộ và các Tổng cục đã tiếp nhận tổng số 10.024 mét tài liệu, trung bình tiếp nhận 1.674 mét/năm, cụ thể:

Tình hình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Bộ Tài chính từ năm 2012 – 2019

Về tình hình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, qua bảng số liệu, thực tiễn công tác tại cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế có thể nhận xét như sau: Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Số lượng hồ sơ giao nộp: Hằng năm, việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định chưa đồng đều. Tại cơ quan Bộ, tỷ lệ đơn vị không giao nộp hằng năm: Năm 2012 là 18/23, năm 2013 là 15/23, năm 2014 là 17/23, năm 2015 là 15/23, năm 2016 là 14/23, năm 2017 là 08/23, năm 2018 là 06/23, năm 2019 là 11/23, riêng Văn phòng Đoàn Thanh niên Bộ chưa thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ. Tại Tổng cục Thuế, tỷ lệ đơn vị không giao nộp hằng năm: Năm 2012 là 11/17, năm 2013 là 08/18, năm 2014 là 02/18, năm 2015 là 11/18, năm 2016 là 11/18, năm 2017 là 16/18, năm 2018 là 18/18, năm 2019 là 06/18, riêng tài liệu liên quan đến công tác Đảng chưa thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.

Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp: Thành phần giao nộp tài liệu chưa đầy đủ ở cả cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế. Những tài liệu quan trọng, có giá trị vĩnh viễn còn thiếu nhiều như: Hồ sơ, tài liệu xây dựng các Quy chế, quy định, lề lối làm việc của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế; hồ sơ, tài liệu về xây dựng các Luật, văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế chủ trì soạn thảo; hồ sơ Bộ Tài chính duyệt quyết toán cho các cơ quan, đơn vị; hồ sơ quyết toán của Tổng cục Thuế và các đơn vị thuộc thẩm quyền không đầy đủ; hồ sơ, tài liệu về các Hội nghị tổng kết lớn của ngành Tài chính, Bộ Tài chính, hệ thống Thuế, …

Thủ tục giao nộp: Các đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ và Tổng cục Thuế về cơ bản đã tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, Bộ Tài chính về thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Sau khi kiểm tra Danh mục hồ sơ và tài liệu thực tế, thấy đáp ứng yêu cầu theo quy định, cán bộ lưu trữ tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ và lập biên bản bàn giao đính kèm danh mục tài liệu giao nộp.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Tài liệu tồn đọng: Tình hình tài liệu tồn đọng tại các phòng làm việc của chuyên viên còn nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, mục lục hồ sơ trong quá trình chỉnh lý. Một số công chức nghỉ hưu, chuyển công tác không lập hồ sơ công việc, không bàn giao tài liệu lưu trữ theo quy định. Đây là vấn đề rất khó khăn hiện nay của công tác lưu trữ tại Bộ Tài chính. Cụ thể:

Tình hình tài liệu tồn đọng tại Bộ Tài chính tính đến 31/12/2019

Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử:

Tại Điều 13 Luật Lưu trữ, Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và để đảm bảo tính xác thực và hiệu lực pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ, tài liệu điện tử, ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức và Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Trên cơ sở đó, Bộ Tài chính có chương trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Từ năm 2015, Bộ triển khai Chương trình Quản lý văn bản phiên bản mới (EdocTC), toàn bộ văn bản đi, đến đã được số hóa ở khâu văn thư; hồ sơ công việc của các chuyên viên được xử lý trên môi trường mạng. Ngày 12/10/2016, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2195/QĐ-BTC về phê duyệt chủ trưởng đầu tư dự án “Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ”.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý điều hành hoạt động của Bộ Tài chính tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Tuy nhiên, dù tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Bộ được tập huấn về lập hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử nhưng thực tế có rất ít cán bộ thực hiện do nhiều nguyên nhân như: Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị chưa đồng bộ, một số cán bộ, công chức, viên chức chưa bỏ được thói quen làm việc truyền thống; công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử còn nhiều vướng mắc cần tháo gỡ, việc đồng thời lưu trữ cả bản điện tử và bản giấy còn chồng chéo, chưa tập trung thống nhất; phần mềm ứng dụng quản lý văn bản đi, đến còn gặp nhiều lỗi chưa đáp ứng yêu cầu việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử gây khó khăn trong việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ nói chung. Đến thời điểm này (tháng 01/2020) khi Bộ yêu cầu các đơn vị báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thì chưa có đơn vị nào báo cáo về số liệu liên quan đến hồ sơ điện tử.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

Từ khi có Luật Lưu trữ, tình hình chỉnh lý tài liệu tại cơ quan Bộ, các Tổng cục thuộc Bộ đã tăng cả về số lượng và chất lượng; chỉ riêng các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ thì chưa có hoạt động chỉnh lý tài liệu. Qua số liệu thống kê của Văn phòng Bộ từ năm 2012 – 2019, tại cơ quan Bộ và các Tổng cục đã chỉnh lý khoa học tổng số khoảng 12.116,2 mét tài liệu, trung bình thực hiện chỉnh lý 1.514,5 mét/năm, cụ thể:

Tình hình chỉnh lý tài liệu tại Bộ Tài chính từ năm 2012 – 2019

Báo cáo thống kê của Bộ Tài chính Về tình hình chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, qua thực tiễn công tác tại cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế, tác giả nhận thấy như sau:

Từ năm 2012 – 2019, tại cơ quan Bộ đã chỉnh lý 4.652,5 mét của Phông Bộ Tài chính và 07 Phông của các Cục; Tổng cục Thuế đã chỉnh lý 2.048,2 mét. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu vì thiếu cán bộ lưu trữ thực hiện nên tại cơ quan Bộ cũng như Tổng cục Thuế đã thuê các Công ty dịch vụ chỉnh lý nhưng với đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm nên công tác giám sát chỉnh lý khá chặt chẽ; hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý cơ bản đáp ứng được yêu cầu theo quy định. Cụ thể, tài liệu sau khi chỉnh lý được sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc khai thác và tra cứu; đã lựa chọn ra được 03 danh mục: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có thời hạn và tài liệu hết giá trị dự kiến tiêu hủy. Sau chỉnh lý khoa học, cơ quan Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử (trong đó: Cơ quan Bộ đã giao nộp được là 24,7 mét, Tổng cục Thuế đã giao nộp được 16,8 mét); thực hiện tiêu hủy (trong đó: Cơ quan Bộ 294,8 mét và đang xin ý kiến Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hủy 350 mét, Tổng cục Thuế 600 mét); qua đó giải phóng được kho giá để tiếp nhận được tài liệu của các đơn vị.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

  • Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Căn cứ Khoản 1 Điều 21 Luật Lưu trữ thì “Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử”. Để thực hiện được công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cần phải lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Đối với cơ quan Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế sau khi chỉnh lý tài khoa học tài liệu lưu trữ đã lựa chọn được Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Theo số liệu thống kê tổng tài liệu giao nộp từ năm 2012 đến nay, cơ quan Bộ là 24,7 mét tài liệu; Tổng cục Thuế là 16,8 mét tài liệu, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của nhà nước.

Tuy nhiên, tại cơ quan Bộ Tài chính hiện nay, việc giao nộp hồ sơ Phông Bộ Tài chính và các Phông Cục thuộc Bộ (tài liệu từ năm 2005 đến nay) về kho lưu trữ lịch sử vẫn chưa triển khai thực hiện được. Một mặt, nhân sự thực hiện nhiệm vụ lưu trữ còn hạn chế; mặt khác, hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ được chỉnh lý qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại có một khối tài liệu khác nhau, mục lục hồ sơ khác nhau; thành phần hồ sơ của các Phông không đầy đủ… Do đó, để rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn cần có một đợt chỉnh lý nâng cấp để lập Mục lục hồ sơ nộp lưu đảm bảo chất lượng theo đúng quy định.

2.1.3. Về bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

  • Về bảo quản, vệ sinh tài liệu: Tổng diện tích kho bảo quản tài liệu của Bộ Tài chính là 2.882m2, trong đó cơ quan Bộ có 1.022m2 kho, các Tổng cục có 1.860m2 kho, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ không bố trí kho bảo quản tài liệu. Cụ thể:

Tình hình kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại Bộ Tài chính tính đến 31/12/2019

Quy định về bảo quản tài liệu hiện có Điều 25 Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, Quyết định 262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy, Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu. Như vậy, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo quản thì tài liệu được bảo quản trên giá, hộp có hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm, trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy (bình chữa cháy tại chỗ và tự động), hệ thống báo cháy tự động, định kỳ từ 2 đến 3 năm tiến hành khử trùng, chống nấm mốc, mối mọt cho tài liệu. Hai lần mỗi năm, công chức lưu trữ tổ chức vệ sinh kho tàng, vệ sinh đến từng hộp, cặp, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

Nhìn chung thời điểm hiện tại, mặc dù được quan tâm, đầu tư, kho được thiết kế xây dựng đúng tiêu chuẩn hoặc các kho được bố trí tạm nhưng tài liệu luôn trong tình trạng quá tải, phá vỡ sự ổn định và đảm bảo của kho. Điển hình như tại cơ quan Bộ, kho tại tầng 2 trụ sở cơ quan thiết kế giá compact với sức chứa khoảng 1.800 mét tài liệu thì hiện nay bảo quản khoảng 2.700 mét; kho tạm tại tầng 6 của Nhà khách Bộ Tài chính (đã giải thể năm 2017) được khoảng 400 mét tài liệu thì hiện đang bảo quản gần 700 mét; kho tạm tại Đông Anh đã đầy tài liệu theo thiết kế. Như vậy, với số lượng tài liệu hiện tại kho đang chứa quá tải là hơn 1.000 mét tài liệu sẽ dẫn đến những rủi ro trong việc xử lý tình huống, tài liệu chiếm hết các lối đi lại, khó khăn cho việc di chuyển tài liệu khi cần thiết; khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nghiệp vụ do khoảng cách các kho xa nhau và xa trụ sở làm việc; phân tán tài liệu nhiều nơi, làm giảm tính nhất quán của tài liệu theo cơ cấu tổ chức, thời gian đã được hệ thống hóa sau khi tài liệu được chỉnh lý. Tình trạng này cũng diễn ra tương tự tại Tổng cục Thuế khi trụ sở cơ quan ở Lò Đúc và có kho bảo quản tại Hào Nam. Bên cạnh việc thiếu kho bảo quản thì việc vệ sinh tài liệu, kho tàng, khử trùng chống nấm mốc và mối mọt cho tài liệu cũng không được đúng quy định.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Về thống kê tài liệu lưu trữ: Thực hiện Thông tư số 09/2013/TT-BNV và nay là Thông tư số 03/2018/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, từ năm 2013 đến nay, Bộ Tài chính luôn thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Mặt khác, hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ được thống kê vào hệ thống Sổ Mục lục hồ sơ, Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, Sổ Khai thác, sử dụng tài liệu…, đảm bảo khi cần cung cấp số liệu có thể đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo cơ quan cũng như yêu cầu nghiệp vụ. Báo cáo thống kê năm 2019, trên cơ sở Thông tư số 03/2018/TT-BNV công tác lưu trữ thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp trên Phần mềm báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

Về tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Căn cứ Điều 18, Điều 28 Luật Lưu trữ, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 trong đó Điều 15 của quy chế có quy định chi tiết việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tài liệu đưa ra tiêu hủy được xác định đã hoàn toàn hết giá trị, thủ tục chặt chẽ, đảm bảo các quy định hiện hành, giúp giảm áp lực kho tàng, đáp ứng yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Số lượng tài liệu tiêu hủy khảo sát tại cơ quan Bộ và Tổng cục Thuế từ năm 2012 đến nay là 894,8 mét (trong đó: Cơ quan Bộ 294,8 mét và đang xin ý kiến Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hủy 350 mét, Tổng cục Thuế khoảng 600 mét)

Bên cạnh những kết quả đạt được về công tác bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Việc tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ chưa được triệt để, diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng được nhu cầu bố trí kho chứa khối tài liệu chờ chỉnh lý, khối tài liệu đã hết giá trị chờ tiêu hủy; công tác thống kê lưu trữ và tài liệu lưu trữ chưa được chính xác, đôi khi còn ước lượng, tương đối; việc đăng ký mục lục hồ sơ và cập nhật các loại sổ chưa được kịp thời; tài liệu hết giá trị chưa được thực hiện quy trình tiêu hủy ngay sau khi kết thúc chỉnh lý, do đó còn chiếm nhiều diện tích trong kho tàng, khó khăn trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.

2.1.4. Về sử dụng tài liệu lưu trữ Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Trên cơ sở Luật Lưu trữ và Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính và các văn bản hiện hành, Văn phòng Bộ cũng như Văn phòng các Tổng cục, tổ chức văn thư – lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp đã từng bước hoàn thiện các công cụ tra cứu, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu. Từ năm 2012 – 2019, tại cơ quan Bộ Tài chính đã phục vụ khoảng 1.800 lượt độc giả với 3.134 hồ sơ, văn bản được khai thác sử dụng; Tổng cục Thuế đã phục vụ khai thác 1.827 lượt độc giả với 1.987 hồ sơ, văn bản được khai thác sử dụng; các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ không giao nộp tài liệu nên chỉ có khoảng 100 lượt độc giả ở ngoài đơn vị đến nghiên cứu các đề tài tại Viện Chiến lược và Chính sách tài chính. Việc khai thác tài liệu chủ yếu bằng các hình thức đọc tại chỗ, sao chụp, sao chứng thực (sao y bản chính)… Sau khi Phần mềm quản lý văn bản EdocTC triển khai tại Bộ Tài chính (tháng 12/2016) thì việc khai thác tài liệu nhất là văn bản đi đến của Bộ thuận tiện hơn vì hầu hết văn bản đã được số hóa đảm bảo đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo Bộ và độc giả.

Bên cạnh việc tích cực phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ luôn thực hiện nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước theo các quy định hiện hành. Thời gian tới, sau khi triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Bộ thì Văn phòng Bộ sẽ triển khai hình thức phục vụ khai thác sử dụng văn bản trên ứng dụng phần mềm (áp dụng đối với đối tượng là công chức thuộc khối cơ quan Bộ) để đáp ứng nhanh nhu cầu nghiên cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn.

2.1.5. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Xét về mặt pháp lý, Điều 13 của Luật Lưu trữ, toàn bộ Chương II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã quy định chi tiết về hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu điện tử nhưng tại Bộ Tài chính thì việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử mới chỉ ở giai đoạn khởi đầu, cụ thể:

Tại cơ quan Bộ:

Năm 2006, Bộ triển khai phần mềm Quản lý văn bản và điều hành văn bản trong đó có phân hệ Văn thư và Phân hệ Lưu trữ do Công ty CMC cung cấp. Phân hệ Lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web – based, sử dụng ngôn ngữ lập trình nét và hệ quản trị CSDL SQL 2003. Đối với Phân hệ lưu trữ đến thời điểm năm 2013 đã không đáp ứng được yêu cầu sử dụng của công tác lưu trữ tại Bộ Tài chính vì nhiều tính năng không thể sử dụng được như: Toàn bộ dữ liệu đã số hóa từ Phân hệ văn thư không đồng bộ và chuyển giao được sang Phân hệ lưu trữ, 90 mét dữ liệu đã số hóa và tích hợp trong Phân hệ lưu trữ không khai thác sử dụng được; tính năng khai thác sử dụng thường xuyên gặp lỗi và không hiệu quả nên cán bộ khai thác thủ công mà không được sử dụng phần mềm, …

Năm 2015, Bộ Tài chính đã triển khai Chương trình Quản lý điều hành phiên bản mới EdocTc và thay thế toàn bộ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cũ. Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng: “Các loại văn bản tài liệu hành chính, đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan nhận được văn bản theo quy định …”. Như vậy từ tháng 12/2016, toàn bộ văn bản đi, đến đã được số hóa ở khâu văn thư; theo đúng nguyên tắc thì hồ sơ công việc của các chuyên viên được xử lý trên môi trường mạng nhưng thực tế cán bộ, công chức Bộ Tài chính rất ít người thực hiện.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Để kế thừa được toàn bộ số lượng văn bản đi, đến đã số hóa ở khâu văn thư và thu thập được hồ sơ, tài liệu tạo lập trên Chương trình EdocTc vào lưu trữ cơ quan theo quy định, ngày 12/10/2016 Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2195/QĐ-BTC 12/10/2016 về phê duyệt chủ trương đầu tư dự án “Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ” với mục tiêu: (1) Tin học hóa các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan Bộ Tài chính như thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; (2) tích hợp và chuyển dữ liệu văn bản đã được số hóa từ Phân hệ lưu trữ cũ và Chương trình eDocTc vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ mới; (3) xây dựng kho tài liệu lưu trữ số tại cơ quan Bộ Tài chính; (4) hỗ trợ cán bộ trong việc tra cứu, trích xuất thông tin tài liệu một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ nhất; (5) đảm bảo an toàn và bảo mật tài liệu thông qua việc phân quyền truy cập người dùng trong hệ thống và trên tài liệu; (6) xây dựng phân hệ quản lý khai thác tài liệu thư viện tích hợp trong phần mềm lưu trữ; (7) sau khi phần mềm lưu trữ được triển khai ứng dụng thành công tại cơ quan Bộ tài chính sẽ chuyển giao công nghệ cho các đơn vị trong toàn ngành Tài chính, mục đích để tiết kiệm kinh phí ngân sách nhà nước. Theo nội dung kế hoạch của Hợp đồng ký với Công ty Đông Kinh về triển khai Phần mềm thì tháng 10/2018 là Phần mềm hoàn thiện và sử dụng nhưng thời điểm hiện tại (tháng 02/2020) Phần mềm vẫn còn lỗi và chưa thể nghiệm thu.

Tại Tổng cục Thuế:

Trong các đơn vị của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế là đơn vị duy nhất đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ từ năm 2011 do Công ty Tinh Vân cung cấp nhưng hiệu nay cũng không đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ như: Dữ liệu đã số hóa từ Phân hệ văn thư không đồng bộ và chuyển giao được sang Phân hệ lưu trữ; Tổng cục Thuế sử dụng Chương trình EdocTC được chuyển giao từ Bộ nên hạ tầng công nghệ sử dụng cho Phần mềm chạy eDocTc không còn phù hợp với Phần mềm quản lý văn bản và điều hành cũ. Tổng cục Thuế đã thí điểm số hóa được tài liệu của 02 Vụ thuộc Tổng cục, tuy nhiên việc khai thác, sử dụng tài liệu này gặp khó khăn nên tạm thời Phần mềm đang tạm không sử dụng chờ nâng cấp.

2.2. Đánh giá chung việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

2.2.1. Kết quả, nguyên nhân của kết quả Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Luật Lưu trữ có hiệu lực năm 2012 là văn bản pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ. Qua 07 năm thực hiện Luật Lưu trữ tại Bộ Tài chính, nhận thấy công tác lưu trữ nói chung đã có chuyển biến tích cực, thể hiện ở các mặt cụ thể sau:

  • Công tác tập huấn những nội dung cơ bản của Luật Lưu trữ và các văn bản mới về lưu trữ được quan tâm và quán triệt đầy đủ, kịp thời tới các công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. Từ đó, nhận thức của lãnh đạo các đơn vị về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nâng lên.
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ dần được hoàn thiện, tạo thuận lợi trong việc triển khai thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
  • Công tác kiểm tra, thi hành các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được quan tâm thực hiện và việc hướng dẫn, góp ý, giải đáp các nghiệp vụ về lưu trữ được kịp thời.
  • Báo cáo thống kê định kỳ hằng năm, báo cáo đột xuất cho thấy Bộ Tài chính quản lý công tác lưu trữ thống nhất theo đúng quy định. Qua báo cáo này góp phần giúp Lãnh đạo Bộ khái quát được tương đối toàn diện về thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ để từ đó có những quyết định kịp thời và khá hiệu quả trong quản lý cũng như trong chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Lãnh đạo Bộ và các Tổng cục đã quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu lên giá bảo quản, giảm nguy cơ hư hỏng tài liệu lưu trữ.

  • Việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan dần đi vào nền nếp, được xác định là nhiệm vụ thường xuyên, thực hiện hàng năm khi hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu.
  • Thực hiện tốt công tác phục vụ độc giả nghiên cứu, sao chụp tài liệu, đáp ứng kịp thời các nhu cầu chính đáng của độc giả, phục vụ giải quyết chế độ chính sách, nghiên cứu khoa học và phục vụ công tác chuyên môn.
  • Nâng cao ý thức bảo quản, giữ gìn bí mật hồ sơ, tài liệu; công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt luôn được đề cao cảnh giác, bảo quản an toàn kho tài liệu.
  • Bước đầu đã quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ với mục đích phục vụ tra cứu tài liệu được nhanh chóng, chính xác.

Để có được kết quả trên, từ khi Luật Lưu trữ được ban hành và có hiệu lực, Bộ Tài chính đã triển khai tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật tới các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; kết hợp tăng cường công tác kiểm tra đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo Bộ và một số cơ quan, đơn vị quan tâm hơn đến công tác lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

2.2.2. Hạn chế, nguyên nhân của hạn chế Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

  • Về quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành
  • Khoản 1 Điều 7 Luật Lưu trữ quy định “…người làm lưu trữ được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”. Tuy nhiên, hiện nay người làm công tác lưu trữ tại phần lớn các cơ quan, tổ chức nói chung và tại cơ quan Bộ Tài chính nói riêng mới chỉ được hưởng phụ cấp độc hại hoặc bồi dưỡng hiện vật do từng cơ quan, đơn vị áp dụng linh hoạt từ Thông tư số 25/2013/TT-BLĐTBXH ngày 18/10/2013 của Bộ Lao động thương binh và xã hội mà chưa có một chế độ, chính sách nào thể hiện tính “đặc thù” đối với ngành lưu trữ.
  • Điểm b, c Khoản 3, Điều 5 Luật Lưu trữ quy định “các cá nhân có quyền quyết định việc hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia”. Tuy nhiên, về quy trình, thủ tục và các vấn đề liên quan đến hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ thì lại chưa được văn bản nào của nhà nước quy định cụ thể nên các quy định nêu trên thiếu tính khả thi.
  • Khoản 1 Điều 33 Luật Lưu trữ quy định “việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử quy định”. Về hướng dẫn cụ thể việc chứng thực lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cần có hướng dẫn thống nhất, chi tiết hơn để các cơ quan thực hiện.

Khoản 3 Điều 33 Luật Lưu trữ quy định “Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí”. Hiện nay chưa có quy định về việc thu phí đối với người khai thác, sử dụng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức. Cần bổ sung quy định về vấn đề này để thực hiện thống nhất, hạn chế việc khai thác tràn lan.

  • Điều 8 Luật Lưu trữ quy định các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ như: “(1) Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; (2) Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; (3) Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; (4) Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức,cá nhân; (5) Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép”. Tuy nhiên, những chế tài cụ thể dẫn chiếu để xử lý vi phạm đối với hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ chưa được Luật, nghị định đề cập đến mặc dù trên thực tế đã xảy ra rất nhiều trường hợp vi phạm.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính
  • Khoản 2 Điều 17 Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm”. Như vậy, nhóm hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 70 năm sẽ thuộc nhóm bảo quản có thời hạn hay vĩnh viễn? Thiết nghĩ, cách quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Lưu trữ nêu trên có phần chưa hợp lý.
  • Giải mật đối với tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, nhưng trong Luật Lưu trữ chưa quy định đối với công tác giải mật tài liệu lưu trữ.
  • Một số quy định của Nhà nước đang không đồng nhất với nhau, khó khăn cho người thực hiện như: Điểm b), Khoản 1, Điều 11 của Luật quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan “Trong thời gian 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản” nhưng Điểm b), Khoản 2, Điều 24 của Thông tư số 04/2013/TT-BNV lại quy định “Sau thời gian 03 tháng …”.

Bộ Tài chính vẫn còn một số văn bản ban hành trước khi có Luật Lưu trữ nên một số điểm không còn phù hợp với Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn, như: Quyết định số 155/QĐ-BTC ngày 13/01/2012 của Bộ Tài chính về ban hành danh mục hồ sơ của các đơn vị thuộc Bộ Tài chính năm 2012; Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011 của Bộ Tài chính; Quyết định 4207-QĐ/BTC ngày 06/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài chính; Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

  • Về lập kế hoạch, chính sách về công tác lưu trữ của Bộ

Bộ Tài chính đã xây dựng kế hoạch nhưng mới chỉ dừng lại ở kế hoạch hằng năm, giai đoạn ngắn hạn, những yêu cầu cần giải quyết tức thời trong năm tiếp theo, còn đối với những kế hoạch dài hạn, giai đoạn và các tiêu chí định tính, định lượng để có lộ trình thực hiện công tác từng năm, từng giai đoạn đạt mục tiêu thì Bộ chưa thực hiện. Nguyên nhân, khối lượng công việc nhiều, cán bộ của cơ quan Bộ và các đơn vị còn thiếu nên chưa tham mưu được lãnh đạo các cấp xây dựng kế hoạch, lộ trình dài hạn, trung hạn cho công tác lưu trữ của Bộ.

  • Về thu thập tài liệu lưu trữ
  • Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan:

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lập hồ sơ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính còn nhiều hạn chế: Số lượng hồ sơ được lập chưa đầy đủ so với tài liệu thực tế được hình thành, việc lập hồ sơ còn mang tính hình thức và mới chỉ lập ở dạng tập hợp các văn bản có liên quan với nhau để thành hồ sơ; chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo do người lập hồ sơ chưa thực hiện theo đúng quy trình của việc lập hồ sơ. Việc nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan còn tình trạng phổ biến: Nộp lưu tài liệu chưa đúng thời hạn; một số công chức nghỉ hưu, chuyển công tác không lập hồ sơ công việc, không bàn giao tài liệu lưu trữ theo quy định…Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Nguyên nhân của một số hạn chế nêu trên chủ yếu là do nhiều cán bộ làm công tác chuyên môn chưa coi trọng việc lập hồ sơ khi được giao giải quyết công việc, coi việc lập hồ sơ là của cán bộ làm văn thư và lưu trữ dẫn đến công việc xử lý xong tài liệu không được sắp xếp, lập hồ sơ theo quy định để thực hiện việc giao nộp. Bên cạnh đó trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc của cán bộ văn thư, lưu trữ cũng chưa được kịp thời và một phần cũng là trách nhiệm của người đứng đầu mỗi cơ quan, đơn vị.

  • Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

Tài liệu của các đơn vị khi đưa ra chỉnh lý thường không đầy đủ vì khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cán bộ chuyên môn đã không giao nộp triệt để nên đã ảnh hưởng đến tính đầy đủ của tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu chưa chính xác dẫn đến làm tốn diện tích kho tàng và các trang thiết bị khác. Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ chưa chính xác có rất nhiều nguyên nhân như: Trình độ của cán bộ thực hiện chỉnh lý, quản lý giám sát chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tài liệu hồ sơ không đầy đủ nên không thể xác định chính xác giá trị; quy định về bảng thời hạn bảo quản (Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012 của Tổng cục Thuế và Thông tư số 155/2013/TT-BTC) đã không còn phù hợp với tốc độ gia tăng các loại hình tài liệu mới trong thời gian qua…

  • Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

Giai đoạn từ 2012 – 2019, qua thống kê tại cơ quan Bộ và khảo sát thí điểm tại Tổng cục Thuế thì tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý của cơ quan Bộ Tài chính là 4.652,5 mét nhưng mới giao nộp vào Lưu trữ lịch sử 24,7 mét; Tổng cục Thuế là 2.048,2 mét nhưng mới giao nộp được 16,8 mét. Tỷ lệ tài liệu giao nộp so với tài liệu đã chỉnh lý là 0.67%. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản của Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 155/2013/TT-BTC tài liệu có giá trị vĩnh viễn chiếm khoảng 18-20%, đối chiếu với thực tế và quy định thì tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử là quá ít. Như vậy, những tài liệu đã chỉnh lý có giá trị vĩnh viễn chưa giao nộp vào lưu trữ lịch sử là chưa đúng với quy định của Luật Lưu trữ cũng như Thông tư số 16/2015/TT-BNV của Bộ Nội vụ.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Nguyên nhân chủ yếu là: (1) Ý thức của Thủ trưởng đơn vị các cấp chưa nhận thức đầy đủ trách nhiệm và nhiệm vụ của cơ quan phải thực hiện việc giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật; (2) cán bộ làm công tác lưu trữ còn thiếu và chưa tham mưu cho lãnh đạo nên không triển khai đúng quy định công tác này; (3) công tác thu thập còn hạn chế, tài liệu có giá trị cao vẫn còn giữ lại không giao nộp, thành phần tài liệu chưa đầy đủ nên khi chỉnh lý khoa học số lượng tài liệu có giá trị vĩnh viễn không có đầy đủ cả về số lượng và thành phần tài liệu để xác định giá trị, phân loại, sắp xếp…

Về bảo quản, hủy tài liệu hết giá trị Công tác bảo quản: Hầu hết các đơn vị hiện nay đều đang trong tình trạng thiếu kho bảo quản tài liệu. Nguyên nhân cơ bản do tài liệu tồn đọng do lịch sử để lại quá lớn, tài liệu hàng năm gia tăng quá nhanh, tài liệu sau khi chỉnh lý chưa tiêu hủy và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử triệt để theo quy định nên không giải phóng được kho giá, kho đã ít lại càng ít hơn và phương tiện không đủ để bảo quản. Mặt khác, khi xây dựng kho lưu trữ, một phần các đơn vị không định hướng xây dựng kho cho nhiều năm trong tương lai dẫn đến tình trạng luôn thiếu kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

Việc tiêu hủy tài liệu: Bên cạnh những mặt đạt được công tác tiêu hủy tài liệu còn hạn chế, đó là tiêu hủy được số lượng tài liệu ít so với số lượng thực tế đã chỉnh lý dẫn đến đến tốn diện tích kho, các trang thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu trong khi hàng năm tài liệu ngày càng ra tăng không có chỗ để tiếp nhận. Dẫn đến hệ lụy tài liệu cần được bảo quản thì không có kho còn tài liệu không cần giữ lại giữ. Cũng trên cơ sở Thông tư số 155//2013/TT-BTC tài liệu của ngành Tài chính có thời hạn bảo quản 05 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm chiếm 40% của khối tài liệu được chỉnh lý. Đối chiếu giữa quy định và tài liệu tiêu hủy thực tế thì số tài liệu được tiêu hủy là quá ít. Từ năm 2012 – 2019 chỉnh lý được 4.652,5 mét nhưng tiêu hủy được 294,8 mét và hiện nay đang triển khai để tiêu hủy 350 mét tài liệu (tài liệu tiêu hủy chiếm 13,9% tài liệu đã chỉnh lý). Tiếp đó, Tổng cục Thuế là đơn vị thực hiện công tác tiêu hủy cũng tương đối tốt và chỉ tiêu hủy sau cơ quan Bộ Tài chính, trong số 2.048,2 mét tài liệu đã chỉnh lý thì tiêu hủy được 600 mét tài liệu (chiếm 29,2%). Nguyên nhân chủ yếu là một số đơn vị sợ trách nhiệm hoặc không giám hủy nên không đồng ý hoặc không thực hiện việc tiêu hủy.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

  • Về sử dụng tài liệu lưu trữ

Chưa xây dựng được hành lang pháp lý đầy đủ, chặt chẽ, vẫn còn có một số vấn đề về công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa quy định như chưa có quy định về phí sao chụp tài liệu lưu trữ; chưa ban hành danh mục tài liệu được và không được phép khai thác… Công nghệ tìm kiếm khai thác tài liệu lạc hậu theo cách truyền thống, chưa được tin học hóa, công cụ tra cứu hoàn toàn bằng mục lục giấy, hoặc file Word, Excel nhập trên máy tính cá nhân của cán bộ. Phần lớn việc tra tìm tài liệu phải nhờ vào cán bộ lưu trữ vì tài liệu nhiều khi vẫn còn chất đống bó gói chưa xây dựng công cụ tra cứu nên không hoặc khó tìm tài liệu. Việc nhiều đơn vị như cơ quan Bộ, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan bố trí kho ở nhiều nơi khác nhau cũng là nguyên nhân làm cho công tác khai thác tài liệu lưu trữ không được thuận lợi, mất nhiều thời gian, công sức để đi lại.

  • Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ bước đầu đã được quan tâm. Tuy nhiên, phần mềm quản lý văn bản EdocTc được ứng dụng tại Bộ Tài chính hiện nay đang thực hiện việc tiếp nhận, trình, chuyển giao văn bản đến; đăng ký, phát hành văn bản đi còn sau khi giải quyết văn bản xong, hồ sơ đã kết thúc thì chưa được lập. Điều này, khó khăn trong công tác bảo quản, tra cứu tài liệu khi cần thiết. Như vậy, trong giai đoạn giao thời này, công tác lưu trữ đang ở tình trạng chồng chéo “nửa nọ, nửa kia”, một nửa hồ sơ là bản giấy, một nửa hồ sơ là bản điện tử… Bên cạnh đó, như đã trình bày ở trên, hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ mới chỉ có cơ quan Bộ Tài chính, cơ quan Tổng cục Thuế còn các cơ quan khác chưa ứng dụng. Trong xu hướng bùng nổ về công nghệ thông tin trên các lĩnh vực nhưng công tác lưu trữ của Bộ Tài chính vẫn chưa bắt kịp với xu hướng. Chính sự chậm trễ này đã dẫn đến chúng ta không phát huy được hết giá trị, tính kịp thời của tài liệu lưu trữ vào hoạt động chỉ đạo, điều hành. Cơ quan Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế xây dựng được phần mềm lưu trữ thì hiện nay đã bị lỗi thời, không phù hợp, không sử dụng được gây ra sự lãng phí.

Nguyên nhân của những hạn chế: (1) Khi xây dựng phần mềm lưu trữ chưa khảo sát kỹ quy trình nghiệp vụ và cơ sở hạ tầng nên trong quá trình triển khai bộc lộ nhiều nhược điểm; (2) sự thiếu đồng bộ giữa phần mềm ứng dụng và hạ tầng công nghệ và truyền thông, thiếu đồng bộ trong thiết bị triển khai; (3) sự phát triển của công nghệ thông tin tính đến từng ngày, song song với sự phát triển đó là sự lỗi thời tất yếu của công nghệ cũ.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

Tiểu kết chương 2

Bộ Tài chính là cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực. Trải qua các thời kỳ lịch sử với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức có nhiều thay đổi, nhiều nhiệm vụ chính trị quan trọng được Đảng và Nhà nước giao bổ sung. Việc thực hiện các quy định của pháp luật về lưu trữ luôn được lãnh đạo Bộ Tài chính quan tâm, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc triển khai thực hiện.

Có thể thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực rất rộng, có sự tác động, ảnh hưởng và có mối quan hệ chặt chẽ tới quá trình hình thành, phát triển và liên quan tới tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong toàn hệ thống chính trị. Đối với Bộ Tài chính đã và đang thực hiện tương đối tốt việc thực hiện pháp luật về lưu trữ trong phạm vi, quyền hạn của mình theo Khoản 4, Điều 38 của Luật Lưu trữ.

Chương II của Luận văn, trên cơ sở phân tích kết quả thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính, tác giả đã đánh giá được ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện pháp luật về lưu trữ của Bộ, đồng thời, chỉ ra những vướng mắc, bất cập trong các quy định của pháp luật về lưu trữ nói chung.Luận văn: Thực trạng pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Luận văn: Giải pháp thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Bộ Tài chính

0 0 đánh giá
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x