Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam hay nhất năm 2026 cho các bạn học viên ngành đang làm Khóa luận tốt nghiệp tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài Khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm Khóa Luận thì với đề tài Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài.

Quản trị là tất yếu khách quan của nền sản xuất xã hội, nhưng muốn quản lý được cần phải có các thông tin và thông tin hữu ích. Đối với các doanh nghiệp thông tin nói chung và thông tin chi phí nói riêng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu của hoạt động quản lý.

Đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, khi các doanh nghiệp Việt Nam nỗ lực tìm ra lợi thế cạnh tranh nhất định cho riêng mình để đảm bảo có được vị thế vững chắc trong một sân chơi chung đã và đang tồn tại những đối thủ cạnh tranh nặng ký thật không đơn giản, và càng đòi hỏi phải quản lý hiệu quả hơn. Bởi chính các đối thủ cạnh tranh cũng sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh tương tự. Vì vậy theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý chi phí và tiết kiệm chi phí ngày càng hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình có giá cả phù hợp với khách hàng nhưng chất lượng luôn được đảm bảo và không ngừng được cải thiện quản lý chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Và chính trong xu thế hội nhập, toàn cầu hóa nền kinh tế như hiện nay, loại hình công ty cổ phần được đánh giá là loại hình doanh nghiệp có nhiều ưu điểm nổi bật và là xu hướng phát triển tất yếu trong thời kỳ này. Chính vì vậy Nhà nước ta đã có rất nhiều chính sách khuyến khích cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước và tạo điều kiện để loại hình công ty này phát triển. Số lượng công ty cổ phần được hình thành và hoạt động ngày càng nhiều, cùng cạnh tranh bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác góp phần tạo ra sự tăng trưởng và phát triển kinh tế đất nước. Trong điều kiện đó việc để các công ty cổ phần hoạt động ngày càng hiệu quả để bắt kịp và giữ vững vị thế trong nền kinh tế hội nhập thì việc nâng cao chất lượng quản lý chi phí ở mỗi công ty càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Từ thực tiễn trên em đã chọn đề tài: “Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam”.

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí.
Nghiên cứu thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam ( chủ yếu các công ty có quy mô vốn vừa và nhỏ ), từ đó đưa ra một số đề xuất để các công ty cổ phần áp dụng các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

3. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp biện chứng duy vật
Phương pháp logic
Phương pháp tổng hợp phân tích
Phương pháp khảo sát

4. Kết cấu của luận văn

Chương I: Những lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí
Chương II: Đánh giá thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam
Chương III: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam.

Vì thời gian nghiên cứu tìm hiểu có hạn cũng như những hiểu biết còn hạn chế nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để nhận thức của em ngày càng hoàn thiện hơn cũng như luận văn của em được tốt hơn. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại chi phí:

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 01 – Chuẩn mực chung, đoạn V, chi phí được định nghĩa như sau:

Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.

Từ định nghĩa như vậy, phân tích qua khái niệm về chi phí, có thể thấy ngay kiểm soát và tiết kiệm chi phí tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và đứng trên góc độ kế toán, các thông tin mà các nhà quản trị cần hầu hết đều liên quan đến chi phí.

Dưới góc độ quản lý hay dưới góc độ kế toán quản trị, chi phí không đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế toán tài chính như trên, mà nó được nhìn nhận theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Theo đó chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án hoặc những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh.

1.1.2. Đặc điểm của chi phí: Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Có nhiều tiêu thức phân loại chi phí, mỗi tiêu thức đều có ý nghiã khác nhau đối với quá trình quản trị doanh nghiệp.

Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí:

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mối quan hệ của chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh, chi phí chia thành 2 dạng cơ bản:

Chi phí biến đổi hay còn gọi là biến phí là các khoản chi phí biến đổi theo kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, các khoản chi phí này thường tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm…

Chi phí biến đổi có đặc điểm là tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm sản xuất, nhưng khi tính cho một đơn vị kết quả thì cố định. Do vậy để kiểm soát các khoản chi phí biến đổi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xây dựng định mức chi phí biến đổi cho mỗi đơn vị kết quả sản xuất.

Chi phí biến đổi của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: chi phí biến đổi tuyến tính và chi phí biến đổi cấp bậc.

Chi phí biến đổi tuyến tính đó là các khoản chi phí biến đổi hoàn toàn tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm, hoa hồng cho người bán hàng tính theo doanh thu. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát biến phí một cách chặt chẽ hơn.

Chi phí biến đổi cấp bậc đó là các khoản chi phí cũng thay đổi nhưng gắn với phạm vi và quy mô của hoạt động. Ví dụ chi phí vật liệu phụ dùng đề bảo dưỡng máy móc thiết bị. Những chi phí này cũng thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đến một phạm vi nhất định.

Chi phí cố định: hay còn gọi là định phí đó là các khoản chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động.

Chi phí cố định có đặc điểm là xét trong giới hạn của quy mô hoạt động thì tổng chi phí không thay đổi, nhưng trong giới hạn đó mà sản lượng sản phẩm sản xuất thay đổi thì chi phí cố định tính cho một đơn vị sản phẩm thay đổi. Định phí tính trên một đơn vị mức độ hoạt động ( sản phẩm) tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị mức độ hoạt động càng giảm. Như vậy dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp muốn giảm chi phí cần khai thác hết công suất của các tài sản cố định đã đầu tư, vì hầu như các tài sản cố định đều tạo ra các khoản chi phí cố định.

Chi phí cố định của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: Định phí thuộc tính và định phí bắt buộc.

Định phí thuộc tính đó là các khoản chi phí cố định thường gắn với hoạt động của các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp, ví dụ như chi phí thuê nhà xưởng của các phân xưởng, chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao dịch,… Do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí thuộc tính cũng mất đi. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Định phí bắt buộc là các khoản chi phí thường gắn với cấu trúc của một tổ chức kinh tế, do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí bắt buộc vẫn phát sinh, ví dụ tiền thuê văn phòng hoạt động của doanh nghiệp. Hai đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc:

Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chúng không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn.

Các nhà quản trị kinh doanh muốn kiểm soát các khoản chi phí cố định thường căn cứ vào mức độ của quy mô hoạt động và công suất của các tài sản đang sử dụng.

Chi phí hỗn hợp đó là các khoản chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí. Thường ở mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp thể hiện định phí, khi vượt khỏi mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí. Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hỗn hợp thường thể hiện như chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp:

Doanh nghiệp thiết kế, xây dựng các mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận.
Phân tích chi phí, phân tích điểm hòa vốn để ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.
Xác định đúng đắn phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng các loại chi phí.

Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

Theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp, chi phí chia thành 2 dạng cơ bản:

Chi phí sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi sản xuất của các doanh nghiệp, thuộc chi phí sản xuất bao gồm:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Khi nhận diện khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta thường dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. Bởi chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chi phí liên quan với quá trình phục vụ quản lý sản xuất, công việc văn phòng, công việc hành chính. Trong quản lý chi phí, để dễ dàng nhận diện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên giá thành định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm, còn chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó thiết lập định mức theo từng loại mà đòi hỏi phải tập hợp chung rồi mới phân bổ.

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân… trực tiếp cho từng đối tựơng chịu chi phí. Chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu mang tính chất biến phí do vậy các nhà quản trị kinh doanh xây dựng định mức cho các khoản chi phí này để góp phần kiểm soát chi phí.

Chi phí sản xuất chung thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí nguyên, nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất tại phân xưởng; chi phí lao động gián tiếp phục vụ quản lý sản xuất tại phân xưởng; chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất; chi phí dịch vụ mua ngoài… Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Chi phí ngoài sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi sản xuất của doanh nghiệp, chi phí này thường bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí bán hàng là những phí tổn cần thiết nhằm thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, nhằm đảm bảo đưa hàng đến tay người tiêu dùng. Chi phí bán hàng thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí nguyên nhiên vật liệu dùng trong bộ phận bán hàng …

Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí – tất cả những chi phí liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp.

Cách phân chia chi phí theo chức năng hoạt động và từng yếu tố chi phí có ý nghĩa đối với các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chi phí nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh:

Chi phí sản phẩm đó là các khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất hay quá trình mua hàng. Đối với một đơn vị sản xuất chi phí sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đối với một đơn vị kinh doanh thương mại chi phí sản phẩm chính là giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đắp của chi phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau. Vì vậy khi xác định chi phí sản phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyển tiếp và mức độ chuyển tiếp của chúng.

Chi phí thời kỳ thường liên quan và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hóa mua vào mà chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận. Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí quảng cáo…

Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương đối chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối tượng chịu chi phí:

Chi phí trực tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp… Một đối tượng chịu chi phí mà có tỷ trọng chi phí trực tiếp cao thì độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của các đối tượng càng cao.

Chi phí gián tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán không thể tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí, do vậy đối với từng yếu tố chi phí gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, tiền lương của nhân viên phân xưởng… Độ chính xác của chi phí gián tiếp cần phân bổ còn phụ thuộc vào tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ phải lựa chọn cho phù hợp và thường dựa vào những căn cứ khoa học như: Thuận tiện cho việc tính toán, thống nhất cả kỳ hạch toán, có tính đại diện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bổ.

Chi phí chìm: là những chi phí phát sinh trong quá khứ mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lực chọn phương án kinh doanh nào.

1.2. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

1.2.1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí:

Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch; tổ chức thực hiện kế hoạch; và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hóa vào các kế hoạch của giai đoạn tiếp theo.

Để thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sở để ra quyết định.

Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình quản lý chung.

Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm được đầy đủ các thông tin về chi phí, hiểu được “ hành vi” hay bản chất, cũng như sự biến động của chi phí. Từ những thông tin về chi phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí ( ở sản phẩm, hay ở cơ cấu tổ chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý… ). Trên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh các khoản chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống đòi hỏi các biện pháp phù hợp tính chất của chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị.

Còn nếu hiểu theo quan điểm quản lý trên, quản lý chi phí cũng gồm ba bước cơ bản: lập kế hoạch chi phí, thực hiện kế hoạch, kiểm soát chi phí.

Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. Từ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cụ thể cho mỗi hoạt động.

Trên cơ sở lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Và bước cuối cùng của quy trình quản lý chi phí là kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn, mà vẫn duy trì được hiệu quả. Để kiểm soát chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới, … đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy tổ chức tập hợp phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí.

1.2.2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Từ khái niệm về chi phí, có thể thấy quản lý chi phí bao gồm những nội dung cụ thể sau:

Hạch tóan đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin về chi phí cho các bộ phận có liên quan;
Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp.

Với nội dung như trên, quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp, từ đó chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Như vậy quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động cơ cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

1.2.3. Các biện pháp quản lý chi phí

Như đã trình bày, để quản lý chi phí hiệu quả nhất, nhà quản lý cần thu thập đầy đủ nhưng thông tin về chi phí. Hiểu biết sâu sắc về chi phí trong doanh nghiệp mình, người quản lý dễ dàng trả lời được các câu hỏi liên quan đến chi phí, đoán trước được khó khăn và kiểm soát chi phí. Muốn vậy các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác để xử lý.

Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách:

Xây dựng định mức chi phí ( định mức phí ) Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Việc quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết. Nhưng làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang thực hiện những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi nào bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí, cần quyết định khoản nào cần chi – rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí định mức đã đề ra.

Định mức chi phí( hay chi phí tiêu chuẩn ) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hoặc dịch vụ đều có một định mức phí.

Định mức phí là khoản chi phí đươc định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể.

Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.

Công dụng của chi phí định mức:

Định mức phí mang lại nhiều công dụng cho doanh nghiệp sử dụng nó, những công dụng nổi bật như sau:

Định mức phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải cố định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công.
Định mức phí giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn , cơ sở để đánh giá.
Định mức phí gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm.

Định mức chi phí có thể áp dụng cho mọi khoản chi ở doanh nghiệp, có thể bao gồm:

Chi phí lao động trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí chung ( có thể là chi phí cố định hay chi phí biến đổi )

Lưu ý rằng chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.

Phương pháp xác định chi phí định mức:

Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.

Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Hai loại định mức thường sử dụng là : định mức lý tưởng vào định mức dự kiến.

Định mức lý tưởng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, hiếm khi ta có được điều kiện hoàn hảo, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Định mức lý tưởng có thể giúp ta thấy rõ những điểm khác biệt chính nhưng đối với nhiều người định mức lý tưởng dễ gây nản lòng vì mục tiêu có thể quá cao.

Định mức dự kiến thường dễ áp dụng hơn, vì dựa trên cơ sở thực tế, và có dung sai. Định mức dự kiến là các định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu như đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác, thì doanh nghiệp dễ đạt được định mức dự kiến.

Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất.

Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường.

Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; hao hụt cho phép; Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng.

Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:

Giá mua ( trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán).
Chi phí thu mua nguyên vật liệu Như vậy ta có:
Định mức về chi phí NVL = Định mức lượng*định mức giá
Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp:

Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn bao gồm cả các khoản phụ cấp lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau: Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Mức lương căn bản một giờ
Bảo hiểm xã hội

Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể được xác định bằng 2 cách:

Phương pháp kỹ thuật : chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc.
Phương pháp bấm giờ

Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau: Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy; Thời gian tính cho sản phẩm hỏng.

Như vậy ta có:

Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng*Định mức giá Định mức chi phí sản xuất chung

Định mức biến phí sản xuất chung

Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm.

Định mức định phí sản xuất chung

Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Nhưng việc tách riêng biến phí và định phí nhằm mục đích phân tích và quản lý sản xuất chung sau này.

Từ cách xây dựng định mức trên ta có thể xây dựng phương trình hồi quy dưới dạng tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất, rồi sử dụng các kỹ thuật trong môn học kinh tế lượng để giải bài toán này. Từ đó mà việc phân tích được chính xác và chi tiết, xác định được những nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến sự biến động của chi phí, giúp nhà quản lý có nguồn thông tin chắc chắn để có giải pháp kịp thời và hiệu quả trong quản lý chi phí.

Lập dự toán sản xuất kinh doanh Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hóa kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết.

Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:

Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp.
Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm khoản chi phí.
Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chỉ tiêu để có những điều chỉnh phù hợp.
Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục.

Dự toán có nhiều loại khác nhau để thích ứng với từng nhu cầu riêng rẽ và với từng hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. Trong cùng một dự toán, quá trình thực hiện dự toán cũng có thể thay đổi. Như vậy dự toán có thể được phân loại theo những tiêu thức như:

Dự toán theo đơn vị đo lường ( dự toán sản xuất kinh doanh, dự toán tài chính…)
Dự toán theo phương pháp phân loại hoạt động ( dự toán theo nguồn lực, theo loại hoạt động… );
Dự tóan theo cách ứng xử của chi phí ( dự toán cố định, dự toán điều chỉnh…);

Dưới đây là một quy trình dự toán sản xuất kinh doanh thường được sử dụng ở các doanh nghiệp:

Sơ đồ 1 : Hệ thống dự toán chi phí sản xuất kinh doanh

Dự toán bán hàng ( Dự toán tiêu thụ ) : là khâu quan trọng nhất trong lập dự toán, nó quyết định và làm cơ sở để lập dự toán khác. Khâu này được thực hiện tại bộ phận nghiệp vụ, marketing của doanh nghiệp. Dự toán mức doanh thu bán ra được lập dựa trên cơ sở doanh thu kỳ trước, tình hình kinh tế và các chiến lược xúc tiến bán hàng của doanh nghiệp.

Dự toán sản xuất bao gồm các dự toán nhỏ ( trong sơ đồ 1 ) như:

Dự toán số lượng sản xuất dự kiến số lượng phải sản xuất từ dự toán bán hàng và mức tồn kho thành phẩm của doanh nghiệp; Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.
Dự toán nguồn lực sản xuất : dự toán nguồn lực được huy động để hoàn thành sản xuất;

Khi dự toán sản xuất đã được thiết lập cùng với những thông tin phụ trợ và sử dụng định mức chi phí, có thể xác định được chi phí cho các nguồn lực cần huy động.

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh: từ tất cả những thông tin trên doanh nghiệp có thể lập được dự toán báo cáo kết quả kinh doanh.
Dựa vào các dự toán trên, doanh nghiệp có thể lập ra được báo cáo tài chính dự kiến, dự toán dòng tiền của doanh nghiệp.

Bằng việc lập dự toán, các chi phí cho mỗi dự án sẽ được dự tính trước. Việc dự tính trước chi phí cho mỗi kế hoạch không những giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tìm kiếm nguồn vốn hỗ trợ kinh doanh, đánh giá tính khả thi của dự án trước khi thực hiện mà còn là chuẩn mực để đánh giá hiệu quả chi phí. Chính vì vậy dự toán được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Theo một số nghiên cứu, 90% các doanh nghiệp ở Mỹ lập các dự toán tổng thể, ở Nhật là 93%, 95% ở Úc và 100% ở Anh và Hà Lan.

1.2.4. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí

Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chi phí cũng như những nguyên nhân gây ra chi phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chi phí luôn gắn với mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chi phí. Bằng cách xây dựng trung tâm quản lý chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chi phí một trong các nội dung của quản lý chi phí.

Trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn nó với một đơn vị tính phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình.

Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “ điểm “ tập hợp các chi phí.

Điểm ở đây có nghĩa là : Một phòng ban trong một doanh nghiệp; một nơi làm việc; một cái máy hay một dây chuyền may; một người, chẳng hạn nhân viên bán hàng. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sec mang lại những thuận lợi sau:

Cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn;
Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp;
Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó có thể được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó anh ta có thể kiểm soát được chi phí.

Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ nhóm. Ví dụ như trung tâm quản lý chi phí có thể giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả cuả bộ phận săm lốp xe đạp để từ đó quyết định liệu có nên tiếp tục làm săm lốp hay mua từ bên ngoài.

Việc thành lập các trung tâm chi phí không có nghĩa là phải lấy toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của một “ điểm” nào đó trong doanh nghiệp, thì mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí.

Nếu tập hợp chi phí theo đúng tên gọi của các trung tâm quản lý thì hệ thống ghi chép sẽ trở nên phức tạp và khó theo dõi . Vì vậy chúng ta nên ghi tắt một cách khoa học bằng hệ thống mã chi phí.

Mã chi phí

Có hai loại mã chi phí:

Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó;
Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy chi phí sẽ được kiểm soát trong toàn doanh nghiệp. Điều này cho phép nhà quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.

Một hệ thống mã chi phí chỉ có ý nghĩa khi mọi người trong doanh nghiệp đều mô tả giống nhau về mỗi loại chi phí phát sinh. Những thông tin về chi phí cần đơn giản và được trinh bày theo cách đã được chuẩn hóa để có thể diễn giải và phân tích dễ dàng. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Mã chi phí được cấu thành từ mã số quản lý trung tâm chi phí và mã số loại chi phí cho phép chúng ta theo dõi được các chi phí cho từng trung tâm quản lý chi phí. Vì vậy chúng ta cải thiện được việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và quản lý chi phí sẽ hiệu quả hơn khi chúng ta nắm chắc được từng nguyên nhân gây ra chi phí.

Cũng cần lưu ý rằng việc lựa chọn trung tâm quản lý chi phí phụ thuộc vào ý định kiểm soát chi phí của nhà quản lý. Và không phải lúc nào kiểm soát chi phí thông qua tất cả các bộ phạn trong doanh nghiệp là phương pháp quản lý tốt nhất. Tùy theo mục đích quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể lực chọn những bộ phận liên quan và quan trọng nhất làm trung tâm quản lý chi phí.

Như vậy với việc xây dựng trung tâm quản lý chi phí, chúng ta có thể tập hợp thông tin chi tiết về chi phí của từng đơn vị tính phí theo các nguồn gây ra chi phí, và từ đó dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý chúng. Điều này cho phép quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp hay cách tiết kiệm nguồn lực.

Có thể thấy qua trung tâm quản lý chi phí với hệ thống mã chi phí khoa học chúng ta có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí, kiểm soát được sự lãng phí trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

Phương pháp chi phí mục tiêu ( Target Cost)

Đây là một trong những phương pháp quản lý chi phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển. Không ai có thể phủ nhận sự thành công của các công ty Nhật Bản trên thương trường và một trong các lý do thành công đó là : người Nhật Bản luôn xem quản lý chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình. Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhấn mạnh đến chi phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả.

Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phi và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hóa sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”.

Một điểm lưu ý trong định nghĩa này là chi phí mục tiêu liên quan đến khả năng lợi nhuận của sản phẩm gắn với chu kỳ sống sản phầm, một cách tiếp cận khác biệt với các phương pháp truyền thống.

Phương pháp chi phí mục tiêu là các nỗ lực được thực hiện trong các giai đoạn kế hoạch hóa và sản xuất sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu chi phí đã được xác lập… mục tiêu là cho phép sản xuất ra các sản phẩm với mục tiêu lợi nhuận trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm”^{. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.}

Như vậy, định nghĩa về phương pháp chi phí mục tiêu nhấn mạnh mục tiêu cần phải đạt được và thời gian phân tích là chu kỳ sống của sản phẩm. Điều này làm cho phương pháp chi phí mục tiêu khác với phương pháp chi phí theo định mức truyền thống. Từ đó chi phí mục tiêu trở thành một công cụ quản trị chi phi mà nhà hoạch định chính sách hoạt động sử dụng trong các giai đoạn thiết kế và sản xuất để cải tiến quá tình sản xuất, giảm chi phí sản xuất trong tương lai.

Mô hình phương pháp chi phí mục tiêu:

Sơ đồ 2. Quản trị chi phí theo Sakurai

Khái niệm Kaizen trong sơ đồ có thể được hiểu như là sự xem xét cải tiến không ngừng chi phí nhằm duy trì liên tục tỷ lệ chi phí/lợi nhuận ở mức tốt nhất. Kaizen costing quan tâm đến nhận diện những cơ hội để cải tiến chi phí trong giai đoạn chế tạo.

Phương pháp chi phí mục tiêu được bắt đầu bằng việc ước tính giá bán của sản phẩm. Giá bán ước tính dựa vào công dụng và thuộc tính của sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Trên cơ sở lợi nhuận mong đợi, doanh nghiệp phải xác định chi phí sản xuất và tiêu thụ có thể chấp nhận để tiến hành sản xuất sản phầm. Chi phí mục tiêu được xác lập dựa vào chi phí có thể chấp nhận và chi phí ước tính theo các điều kiện sản xuất hiện có của doanh nghiệp. Mỗi giai đoạn phát triển sản phẩm sẽ được đánh giá nhằm đạt được mục tiêu chi phí đã xác định. Việc đánh giá này dựa trên phân tích giá trị nhằm đánh giá việc thiết kế sản phẩm và nhận diện các cơ hội có thể cải tiến giá trị của sản phẩm.

Sơ đồ 3. Chi phí mục tiêu và các giai đoạn sản xuất sản phẩm
Sơ đồ 4. Phương pháp chi phí mục tiêu ở Toyota được trình bày bởi Sakurai

Ba giai đoạn thực hiện phương pháp chi phí mục tiêu là: Xác định mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất, tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định, đánh giá kết quả.

Xác định mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất

Chi phí mục tiêu phải được xác định theo từng bộ phận cấu thành sản phẩm. Việc xác định chi phí cho các thành phần này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vai trò của các thành phần đối với sản phẩm, và từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó. Lấy ví dụ sản phẩm đồng hồ báo thức làm minh họa. Nhà quản trị phải xem xét tầm quan trọng ( thông qua cho điểm ) của mỗi một trong các ưu tiên sau để quyết định phân bổ chi phí : tính chính xác, mẫu mã, hoạt động yên lặng, chuông báo thức, độ bền vững.

Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định

Giai đoạn đầu liên quan đến quá trình phân tích. Giai đoạn thứ hai này liên quan đến tổ chức thực hiện. Quá trình thực hiện chi phí sản xuất cần phải phát hiện những thành phần của sản phẩm có chi phí quá cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất. Quá trình sản xuất những bộ phận này phải được điều chỉnh, áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt để giảm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phí quá thấp so với tầm quan trọng của nó. Việc sản xuất các thành phần này cũng được điều chỉnh cho phù hợp với tầm quan trọng của nó trong sản phẩm sản xuất. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Đánh giá kết quả

Thực hiện quá trình sản xuất theo phương pháp chi phí mục tiêu có thể dẫn đến một trong ba trường hợp sau:

Chi phí thực tế đạt đến chi phí trần: cần phải dừng lại các hoạt động ở giai đoạn hai vì sản phẩm sản xuất không mang lại lợi nhuận.

Chưa đạt đến chi phí trần nhưng đạt đến chi phí mục tiêu: trong trường hợp này, cần xem xét lại giai đoạn một và giai đoạn hai. Phải xem xét kỹ quá trình phác họa sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước trong giai đoạn sản xuất để giảm chi phí. Ví dụ các phương pháp có thể được vận dụng ở giai đoạn sản xuất nhăm làm cho chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí mục tiêu.

Kế hoạch hóa tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm;
Lựa chọn đầu tư hợp lý;
Lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao;
Vận dụng hệ thống sản xuất “ kịp thời “ ( Just – in time ) để loại trừ các chi phí phát sinh do chờ đợi các yếu tố sản xuất, chờ đợi một giai đoạn nào đó hoặc do dự trữ quá cao.
Hệ thống quản trị chất lượng tổng thể để tránh lãng phí chi phí.

Có thể nói phương pháp chi phí mục tiêu mang lại nhiều lợi ích cho hệ thống quản trị chi phí. Điều này đã được thực tế các công ty sản xuất của Nhật chứng minh bằng sự thành công của mình trên thị trường. Và tính ưu việt của nó cũng đã được thừa nhận trên thế giới vì đó là một công cụ khích lệ và tạo thuận lợi cho việc liên kết giữa các bộ phận của quy trình chế tạo. Rất nhiều nước công nghiệp phát triển cao như Mỹ, Canada đang áp dụng phương pháp này.

Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động – ABC( Activity based costing)

Cùng với phương pháp chi phí mục tiêu, kế toán chỉ dựa trên hoạt động cũng là một trong những phương pháp hiện đại được áp dụng nhiều ở các nước phát triển. Phương pháp này không chỉ đơn thuần thay thế cho các phương pháp kế toán chi phí truyền thống mà nó còn là một công cụ giúp các nhà quản trị quản lý chi phí một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên các thông tin về chi phí chính xác và kịp thời mà nó cung cấp.

Phương pháp ABC có thể được trình bày như sau:
Các bước thực hiện của phương pháp ABC:

Thứ nhất, nghiên cứu các hoạt động tạo ra chi phí tại mỗi trung tâm chi phí, lập danh sách các hoạt động khác nhau. Sau đó, chi phí tại mỗi trung tâm sẽ được phân bổ cho mỗi hoạt động có quan hệ trực tiếp với hoạt động được phân bổ.

Thứ hai, trong từng loại hoạt động, cần xác định các tiêu chuẩn đo lường sự thay đổi của mức sử dụng chi phí. Các tiêu chuẩn này được xem là tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ hay các đối tượng chịu chi phí. Các tiêu chuẩn thường sử dụng để phân bổ là: số giờ lao động trực tiếp của công nhân, tiền lương công nhân trực tiếp, số đơn đặt hàng, số đơn vị vận chuyển, … Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Thứ ba, các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ phải được tập hợp tiếp tục vào một “trung tâm phân nhóm“. Tùy theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu chi phí mà tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để tính giá thành.

Như vậy, có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chi phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.

Phương pháp kế toán chi phí dựa trên các hoạt động đã cải tiến các hệ thống xác định chi phí của một doanh nghiệp, đó là:

Phương pháp xác định chi phí này làm thay đổi căn cứ để phân bổ các chi phí chung cho các sản phẩm. Hay nói đúng hơn là thay vì các chi phí được phân bổ theo lao động trực tiếp thì chúng được phân bổ theo các phần của nhân tố nguyên nhân được dùng cho sản phẩm hoặc công việc đòi hỏi.

Phương pháp xác định này làm thay đổi bản chất rất nhiều loại chi phí sản xuất chung ở chỗ là những chi phí này được xem là có bản chất gián tiếp nhưng nay được gắn với các hoạt động riêng biệt và do vậy được tính trực tiếp vào từng sản phẩm.

Bên cạnh đó, phương pháp ABC còn có rất nhiều ưu điểm:

Theo mô hình ABC, chi phí được tập hợp theo các hoạt động, tức là chi phí đã được tập hợp theo nguồn phát sinh chi phí. Cụ thể, các thông tin do ABC cung cấp cho phép nhà quản lý có thể thấy rõ mối liên hệ giữa ba yếu tố: chi phí phát sinh – mức độ hoạt động – mức độ đóng góp vào sản phẩm. Việc hiểu rõ mối liên hệ này sẽ làm giúp quản lý chi phí hiệu quả mà vẫn nâng cao giá trị doanh nghiệp. Theo đó, một sự tăng chi phí sẽ không phải là không tốt nếu như lợi ích tăng thêm cao hơn chi phí tăng thêm, và do đó tạo ra giá trị tăng thêm. Việc hiểu rõ quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí tạo điều kiện thuận lợi chi công tác quản lý, kiểm soát chi phí và chỉ có nhận thức được nguyên nhân gây chi phí thì mới có các biện pháp phù hợp để tác động vào nguồn gốc của sự phát sinh chi phí nhằm quản lý, kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

Vận dụng mô hình này, doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho sản phẩm được xây dựng trên cơ sở phân tích chi tiết mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động vào quá trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm, thay vì chỉ sử dụng một tiêu thức phân bổ ( ví dụ chi phí nhân công trực tiếp ) như phương pháp truyền thống. Các tiêu thức phân bổ do đó phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế của từng sản phẩm. Theo đó, ABC sẽ giúp các nhà quản lý tránh được những quyết định sai lầm do sử dụng thông tin không chính xác. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

ABC còn cung cấp thông tin chi tiết về cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, giúp cho nhà quản lý chó thể linh hoạt hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách cũng như điều chỉnh các chính sách, chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường luôn biến động.

Mô hình ABC đã làm thay đổi cách quan niệm về chi phí sản xuất chung. Mỗi yếu tố chi phí sản xuất chung, theo truyền thống được coi là các khoản chi phí gián tiếp thì bây giờ lại liên quan trực tiếp đến từng hoạt động cụ thể và do đó có thể quy nạp thẳng cho từng loại sản phẩm cụ thể.

Để xây dựng được hệ thống các tiêu thức phân bổ chi phí, yêu cầu đầu tiên là phải xác định được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Bước thứ hai, doanh nghiệp cần xác định mức chi phí cho mỗi hoạt động trong từng kỳ. Cuối cùng, mức đóng góp của từng hoạt động vào từng sản phẩm được xác định. Với những thông tin chi tiết như vậy, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân loại các hoạt động trong doanh nghiệp theo các nhóm: các hoạt động có mức đóng góp cao vào giá trị sản phẩm các hoạt động có mức đóng góp thấp, và các hoạt động không đóng góp, thậm chí là nhân tố cản trở quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở hiểu rõ tầm quan trọng của các hoạt động, nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động không có đóng góp vào giá trị sản phẩm, tổ chức lại các hoạt động này. Ngay đối với các hoạt động có mức đóng góp cao, ABC cũng cung cấp thông tin phát sinh chi phí, nguyên nhân phát sinh chi phí cho các hoạt động, qua đó tạo cơ hội cắt giảm chi phí kinh doanh. Cần lưu ý việc cắt giảm chi phí kinh doanh ở đây được xét trên phạm vi tổng thể. Tức là nhà quản lý có thể tăng chi phí cho một hoạt động cụ thể nào đó nhằm nâng cao mức đóng góp của hoạt động đó vào quá trình sản xuất kinh doanh, qua đó giảm giá thành sản phẩm.

Ngày nay, trong một nền kinh tế thị trường phát triển, một xu hướng khá phổ biến là việc các doanh nghiệp không còn tự mình thực hiện toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh nữa mà chỉ tập trung vào một số khâu có hiệu quả nhất. Các công đoạn khác sẽ được thuê ngoài ( outsource ). Ví dụ, “năm 2022 hãng sản xuất máy bay Airbus công bố outsource 70% các công đoạn trong quá trình sản xuất máy bay”. Để ra quyết định outsource, các doanh nghiệp cần có các thông tin chi tiết về toàn bộ các hoạt động của mình, chi phí cho từng hoạt động, vai trò của từng hoạt động trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó các nhà quản lú có thể xác định được các hoạt động nào không thể thuê ngoài vì lú do bảo mật công nghệ hoặc đó là các hoạt động có tính chất sống còn nên doanh nghiệp phải luôn chủ động kiểm soát, các hoạt động doanh nghiệp có lợi thế so sánh nên tự thực hiện sẽ hiệu quả hơn thuê ngoài, và các hoạt động thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn. Có thể thấy rằng phương pháp ABC cung cấp toàn bộ các thông tin này với mức độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.

Cuối cùng, việc áp dụng phương pháp ABC còn góp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá. Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thì việc đàm phán với khách hàng hay xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng đòi hỏi phải có thông tin chi tiết về giá thành cũng như cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, qua đó có thể xác định các mức giá tối ưu cho các đơn hàng khác nhau với cơ cấu sản phẩm khác nhau. Nắm được các thông tin chi tiết và chính xác về chi phí cho các sản phẩm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cải tiến sản phẩm của mình nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng cách đưa thêm vào sản phẩm những giá trị gia tăng trong điều kiện chi phí còn cho phép. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể chủ động xây dựng chiến lược marketing để định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp không có lợi thế. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

Tính ưu việt của ABC so với phương pháp truyền thống không chỉ ở việc cung cấp thông tin về giá thành sản phẩm chính xác hơn, mà hơn thế nữa ABC còn cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý doanh nghiệp. Cụ thể, các thông tin do ABC cung cấp giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn chi phí sản xuất kinh doanh, ra quyết định outsource, xây dựng hệ thống đánh giá và quản lý nhân sự phù hợp, hỗ trợ xây dựng chính sách giá, xác định cơ cấu sản phẩm. chiến lược marketing.

Tuy nhiên, phương pháp ABC khá phức tạp và tốn nhiều công sức hơn phương pháp truyền thống. Song, với khoa học công nghệ thông tin phát triển như hiện nay đã làm giảm nhiều thời gian, công sức cho việc áp dụng phương pháp này. Do vậy, phương pháp kế thoán chi phí dựa trên hoạt động sẽ là tất yếu để các nhà quản trị doanh nghiệp vận dụng.

Một lần nữa có thể khẳng định rằng các phương pháp hiện đại như chi phí mục tiêu, phương pháp ABC, mặc dù có phức tạp nhưng những ưu việt của các phương pháp này mang lại có giá trị thật lớn trong hệ thống quản lý chi phí của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ cung cấp những thông tin về mức chi phí mà còn cung cấp cho các nhà quản lý đầy đủ thông tin về quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí đem lại hiệu quả cao trong quản lý chi phí ở mỗi doanh nghiệp. Từ đó không ngừng nâng cao giá trị doanh nghiệp.

Tóm lại chương I đã trình bày khái niệm và các cách phân loại chi phí để có thể nhận diện chi phí một cách tốt nhất trong việc quản lý. Đồng thời đề cập đến các biện pháp quản lý chi phí đã được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng và đem lại hiệu quả. Một doanh nghiệp có thể đồng thời áp dụng các biện pháp trên bởi chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Xây dựng định mức là một trong những cơ sở để lập dự toán. Cùng với đó xây dựng trung tâm quản lý chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tìm ra các nguyên nhân phát sinh chi phí đẻ kịp thời khác phục mà vẫn duy trì hiệu quả. Khi hệ thống quản lý chi phí được thiếp lập và hoạt động có hiệu quả, nó không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi phí mà vẫn nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhờ đó giá trị doanh nghiệp không ngừng tăng lên. Cùng với những phương pháp quản lý chi phí hiện đại đã được áp dụng thành công ở nhiều nước để tham khảo và áp dụng một cách hợp lý vào doanh nghiệp mình, bởi các phương pháp này tuy có nhiều ưu điểm nhưng khá phức tạp. Khóa luận: Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:

===>>> Khóa luận: Thực trạng quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam